地震、火災、水害またその他の災害が文書館に被害をもたらしたときには、被害の拡大を防ぐためにさまざまな対策を緊急に行う必要があります。またまさに発生しようとする場合には、被害を未然に防ぐための対応も必要です。
　緊急対応計画は、これらの対応を行うために事前に対策の項目を把握し、そのための準備を行い、分担を定めておくものです。

　緊急対応を十分に、かつ速やかに行うために、緊急対応の責任者とチームを事前に定めておきます。
　責任者は組織的には文書館館長があたりますが、実質的な責任者は緊急対応の全てについて専門的知識を持っていることが大切です。緊急対応チームは緊急対応の項目に応じて分担を定め、その内容と方法を周知しておくことが必要です。
　災害発生はその時を問いませんから、どんな場合でも速やかに参集できるよう、連絡方法を定めておくとともに、責任者不在の場合の代替責任者を定めておきます。

　災害が発生しつつある場合には、被害を未然に防ぐための対応を行います。このような場合は、たとえば大雨警報や洪水警報等の気象警報や、東海地震の警戒宣言発令時などがあります。

　何らかの異常を発見した場合、職員のだれであっても、次の行動を行います。
　これらの行動を誰であっても行うことが出来るために、文書館各室には上記の手続き及び連絡電話番号を記載した指示を掲示しておきます。

　上記の第一発見者による通報と対応に続いて、より適切な緊急対応を行うことになります。災害対応責任者は次の行動を行います。

　地震による揺れ、水害による浸水、火災といった災害事象が一応おさまった後に、資料の被害の進行を防ぐための応急対応を行います。災害対応責任者は次の行動を行います。

　文書館の資料の被害で最も一般的な被害は水損被害と考えられます。その原因が洪水であれ、配管破損によるものであれ、火災時の消火活動によるものであれ、水損を伴います。その他の被災としては火災による焼損や、地震による資料の落下や書架の倒壊に伴う損傷があります。それらの損傷を受けた資料の取扱について、次に述べておきます。

（１）資料を救助するには場所が必要です。救助を行う本部となる場所と処置を行う場所が必要となります。
（２）文書館の資料は１点ものが多いため、すべてを救助することを前提とします。ただし、図書等代替の
　　　可能なものは、被害の程度と救助予算、代替化予算等を考慮して廃棄することも考えます。
　　　（これを段階的保存プログラムといいます）
（３）被災資料の被害は複合することが多いので、その場合は原則として、【１】水損、【２】焼損、【３】損傷
　　　の順に処置を行います。
（４）資料の救助や撤去が終了したら、復旧のため施設の清掃や消毒、設備の修理等を行います。
　　　水を使う場合と水損の場合は、カビの発生に注意しなければなりません。

・紙は水分を吸って膨張し、重量を増します。また柔らかく、コシがなくなり、裂けやすくなります。
　このため取り扱いには細心の注意が必要です。
・紙資料は、濡れると使用された筆記具によっては文字がにじみます。
・紙資料の汚染水が何か確認します。
　汚染水が下水系の場合は資料の洗浄や消毒、取扱者の予防接種の必要も生じます。
・濡れた紙は乾燥するに従って、カビ、ゆがみ、固着、変色などが発生します。
・紙資料はできるだけ早く凍結させます。
　被災後できれば４８時間、遅くとも７２時間以内に救助を終えることが必要です。
・焼けて消火水をかぶっていても、紙が焼けずに残っていたら救済可能です。
　消火剤によっては資料に悪影響を与えますので、確認が必要です。
・紙資料に採用できる乾燥方法は多数あります。
　どの処理を選択するかは、損傷の程度と量、動員できる人員と設備、予算によることになります。
　（１）真空凍結乾燥法
　（２）凍結乾燥法
　（３）自然吸水乾燥法
・フィルム、フロッピィディスク、ビデオテープ、写真などは、微細なゴミ、ホコリが付着しやすい特性をもって
　いますが、救済可能なことが多くあります。フィルム類はきれいな水に漬けたまま７２時間以内に専門家・
　業者による洗浄・乾燥を行います。凍結する必要はありませんが、緊急に処理不可能な場合のみ凍結し
　ます。

　　３−５−２−２　取り扱いの方法