日　時：平成２５年６月７日（金）１３：３０〜１６：１５
場　所：広島県立文書館
○役員（11名）
八津川会長・小松副会長・佐藤副会長・白井理事・金谷理事・小島理事（代理：高木秀彰）・結城理事・宮沢理事・早川理事・和田理事・中川監事
○随行
金原祐樹（徳島）
○事務局（１名）
小寺純一・長澤洋・西村晃・西向宏介
○欠席者（１名）
小川参与

１　第20期（平成25・26年度）役員・委員の選任
・会長事務局から報告がなされ、承認された。

2　報告事項
（1）平成24年度第２回役員会会議報告
・会長事務局から報告。すでに全史料協ウェブサイトに掲載済み。

（2）会員の現況及び平成24年度会費納入状況報告
・４月30日現在、機関134、個人291。平成24年1年間の入退会は、機関（入会３、退会８）、個人（入会17、退会13）。平成24年度会費納入状況は、機関は100％納入済み、個人は15会員が未納となっている。

（3）委員会等報告
・各事務局より前役員会以降の新体制始動状況を報告。特記事項は以下のとおり。
○会長事務局
・今年度より会員に係る事務は事務支局に委託した。
○大会・研修委員会
・委員会事務局を（会の事務支局と同じ）毎日学術フォーラムに委託した。
・それに伴い、事務局と委員会の用務を整理し、委員の役割分担を定めた。
○調査・研究委員会
・第1回委員会で今年度の調査・研究テーマを協議した。
・対応を求められていた専門職問題については、次のような結論に至った。�@全史料協は他団体が作った特定の制度を推奨したり否定したりすることはすべきでない（特に全史料協には地方公共団体の会員が多いので慎重を要する）、�A議論を深めるため、引き続き専門職問題の調査研究を行う、�B今年の大会では、現場から見た専門職のあり方について現在の認識を共有できるような研修を行う。

（意見等）
・専門職問題については、調査・研究委員会の協議内容が妥当だと思う。各種団体の資格があるので、差別化する理屈がつかない。自治体関係への配慮も尤もだと思う。
・これでよいと考える。検討を深めて行って欲しい。

（結論）
・調査・研究委員会の結論を、役員の共通認識として進めることとする。

（4）地域担当理事報告
・近畿・関東両部会より前役員会以降の新体制始動状況を報告。

（補足）
・和歌山県が今年度限りで退会することになった。大阪同様、有識者会議で条例によらない機関への会費支出が問題になり、その延長なのか負担金にも目をつけられ、次年度の予算がつかない状況。他にも機関会員の退会の動きが続いており深刻になっている。

（質疑・意見等）
・どこを抜けるのか？
・まずは近畿部会を抜ける。ということは全国も抜けるのでは？　今年度の会費は貰っているが。

（5）その他
�@　組織改善ワーキンググループ設置要項改正と平成25年度委嘱メンバーについて
・要項の設置期間は「26年度末まで」とするのが変更点。メンバーは今年度４月に改めて委嘱し直した（メンバーに変更はなし）。

�A　組織問題アンケート回答状況、およびワーキンググループ（WG）検討中間報告
・アンケートの自由記述設問は真摯に考えて書かれた意見が多い。ただ、事務局を引受可能かという問いに対して回答してくれた機関会員の８割方は「出来ない」を選択。これを踏まえて少しでもよい方向性を出すのがWGの仕事の１つ。このアンケート結果の会員への公表方法についてご意見を伺いたい。
・設置要項にあるようにWGの内容はその都度役員会に報告することになっている。２点了解をいただきたい。１つは、アンケート結果の公表方法（６〜７月予定）。出来ればこのまま全会員で共有したいと思う。「危機意識を持とう」という趣旨。もう１つは、設置期間（H27/3/31まで）の件。８月にWG会合をし、結果をメールで役員の皆さんに報告。そして総会に報告して意見をいただき、また第２回役員会に報告…最終的にH26年度の総会で最終提案＆決定という日程を考えている。

（質疑・意見等）
・（アンケートを公表する方法は）これでよいと思う。
・アンケートには「公表する」とは書いてないので、了解は得る必要があるような気がする。支障のある内容はないようだが。
・個人会員の回答については、誰の意見か分からないように修正した。
・回答者が分からないようになっているし、結果は共有化した方が良い。アンケートにもそれを望む意見が書いてある。
・公表したほうがいいとは思う。ただし、国のパブリックコメントなどは、「公開される可能性がある」と明示して意見募集するので、このアンケートも、後に公表を承知していなかったと言われないために、一旦断る必要はあるのでは？
・公表することには異論はないが、手続きは必要。一旦、インターネットで「公表したい」旨を断って、特段の異論がないことを確認の上、念のため内容を再度確認してから公表すると良いのでは？
・（事務局）そのようにする。
・今後もWG会合は何度かやるのか？　26年度の総会で最終的に承認されるのであれば、概ねの方針は来年の夏前に出る。そういうスケジュールでよいのか？
・今年の中間報告で概ねの方向性が出て、来年度に向けてそれを詰めていくイメージ。座長にはよろしくお願いしたい。

3　協　議
（1）平成24年度事業報告及び決算報告について
平成24年度事業報告・決算報告
承認された。

・（補足説明）実質45万円ほど支出超過で繰越金減少。今年度赤字にならないようお願いしたい。大震災臨時委員会の活動報告書の作成・報告が未執行のまま25年度に繰り越すことになった（委員会はなくなったので支出元は会長事務局、費目は予備費となる）。

（2）平成24年度の監査について
・中川監事から適正に執行されている旨報告あり。但し、経理処理の透明性の観点から参考意見３点あり。
・旅費算出の際の参考となったサイトのコピー添付が必要（支出金額の妥当性を示すため）
・過誤処理の際も伝票の作成が必要
・銀行振込み手数料は「通信運搬費」へ統一が必要

（質疑・意見等）
・大会・研修委員会の会計事務を民間に委託した結果、事務量・振込手数料の節減のため、年度末一括振込にする、ということにしたいのだが、監査的にOKか？
・従うべき条例・規則があるわけではないので、監査に必要な３点セット（現金出納簿・伝票・口座通帳）があれば、問題ない。

（3）平成25年度事業計画案及び予算案について
平成25年度事業計画と予算案について、事務局、副会長事務局、各委員会、地域部会より説明。

○事業計画
・会長事務局
総会を11月14日（木）学習院大学で行う。役員会は、６月、２月の２回を予定。会員に係る業務は事務支局に委託。
・副会長事務局
国際会議・セミナー等の広報、国際団体（ICA／EASTICA）への負担金送付等
・大会・研修委員会
委員会を５月、７月、２月の３回予定。大会については、下記参照。
・調査・研究委員会
委員会は５月、11月の２回予定。8月26日（月）に札幌で公文書館機能普及セミナーを開催予定（道立文書館と共催）。調査研究事業のテーマは、�@公文書館機能普及（「手引き」を2年かけて作成）、�A専門職問題（実態調査と動向把握）の２つを予定。被災地関連の取り組みとして、陸前高田の状況把握とブログでの情報発信を行う。来年の岩手県でのセミナーに向けて調整する。
・広報・広聴委員会
委員会は５月、８月、11月の３回を予定。『記録と史料』24号、会報94、95号を発行予定。ウェブサイトの維持管理更新。
・近畿部会
総会は6月21日（金）、例会第120回〜第125回を予定。
・関東部会
総会は6月12日（水）役員会（１回）、運営委員会（３回）、定例研究会第271回〜第275回を予定。

○予算案
・今年度は大会収支を会本体の収支に組み込み、「大会配付資料代（\1,000）・非会員参加費（\1,000）」を収入として計上。
・大会・研修委員会は、機関会員の事務局がないので、「委託費（外部委託料）￥42.3万」を計上。
・大会交付金￥60万は今年度ゼロとする。
・東日本大震災臨時委員会は活動が終了したので、今年度はゼロと計上（ただし、報告書の発行・配付が今年度に行うことになったので、経費は予備費から支出予定）。
・実収入約￥695万に対して実支出約￥710万（予算どおり執行すれば実質約￥15万の赤字）･･･今年度も経費の削減にご協力をお願いしたい。
・（大会・研修委員会予算について）前回も参加費が会員／非会員で異なっていた。「大会誌は不要」という意見もあったが、「特に機関会員には不可欠」と判断した。費用を調べたら￥20万では出来そうにないことが判明し、資料代￥1,000だけでは不足する。非会員から「参加費」を別途徴収して大会誌の印刷発行代の不足分の補填に充てたいと思っている。

（質疑・意見等）
・東日本臨時委員会報告書の発行の編集実務、在庫の管理や発送事務はどこが担当するのか？
・京都・新潟の前委員が中心になって編集をやっている。経費支出は会長事務局から行う予定。発送等については会長事務局にお願いしたいが未調整。
・かつてあちこちで報告書をつくり出していたのを広報・広聴委員会に一元化することになった。在庫管理が発生するので、広報・広聴委員会事務局と連携・調整する必要があるだろう。

（結論）
・承認された。

（4）平成25年度（第39回）大会について
・会誌・会報とウェブサイトが全史料協の情報発信媒体。大会はそれらと並ぶ会の最大の発信手段である。今期の使命は「会の活性化」、具体化すれば「機関会員にもっと参加してもらうこと」、「官民学の連携」、この２つを柱に大会の企画に取り組みたいと考える。それをもとに開催要項案を考えた。学習院大学アーカイブズ専攻が機関会員として会場を引き受けて下さることになり、11/14・15の２日間を無料で提供して貰った。お礼の意味で「学習院大学共催」という形に出来ないか学習院には検討してもらう予定。後援としては国立公文書館に打診した。また、例年どおり、開催地の都道府県の後援をいただきたいので、東京都公文書館にお願いしているところ。東京都市町村自治調査会にも後援の働きかけを予定。テーマは前回と同じく「地域社会とともに歩むアーカイブズ」。サブテーマは未定。日程は、１日目午前に視察研修（東京都公文書館と板橋区公文書館）を入れる予定。ほか研修会４コマ、２日目午前に自由論題研究会、午後に大会テーマ研究会を予定。8月盆頃に大会開催要項を発送したい。資料代￥1,000、非会員のみ参加費￥1,000をプラス。懇親会（＠東武バンケットホール）￥6,000。申込はFAX送付と全史料協ウェブサイト上での申込の２本立て。当面の課題が７つ（主催・共催・後援／協賛企業への働きかけ／ポスターセッションの依頼／参加費・資料代の徴収と金額／総会日程／大会誌印刷／当日における役員委員への応援依頼）。

（質疑・意見等）
・大会当日の各役員・委員会による応援は異論ないと思うので、配置・人員計画を作って欲しい。
・マスコミへの後援依頼はどうだろうか。マスコミの後援はとても重要だと思う。後援したマスコミに事前記事が出れば、非会員参加者も増えるのではないか。
・マスコミへの申請手続（事務量）が大変ではと懸念している。委員会で検討したい。
・大会・研修委員会内部での文書事務は西向委員が担当することになっている。
・東京開催なので、後援依頼は大手マスコミ相手になる。どこへ依頼すべきか要検討。
・協賛金が\7万増額されているが、企業へ何か見返りのようなものがあるのか。
・詳細の検討はこれからだが、誌上の１ページ当たりの広告料金や展示料金は決まったものがあるが、パネル展示の時間長く取っているので、その部分にメリットを感じてもらい、値段が上げられないかを考えている。
・総会は群馬大会で２時間、広島大会で１時間50分なので、なるべくそれに近い時間は確保したい。
・研修会を60分（質疑省略）にする、ポスターセッションの短縮や設営の時間を削る、等の工夫をして１時間50分は取れるようにしたい。
・以上を踏まえて検討を進めて欲しい。

（5）平成26年度大会開催地について
・来年度の大会開催地については、福岡県にお願いしてみたい。新会員で共同公文書館を創設した県なので、これまでのルール（新たに機関会員となった新設の都道府県公文書館があれば、既存機関会員の順番を適宜繰り下げ、大会開催地候補とする）にも合致する。来週の全国館長会議で八津川会長から打診する予定。

（質疑・意見等）
・以前も福岡県は話に出ていたので、是非お願いしたい。依頼に当たっては、かなり事務の仕分けをしてスリム化をして負担軽減になっていることを強調してもらいたい。

（6）その他
○日博協からの賛同依頼
・日本博物館協会より「福島県警戒区域の再興を担う博物館の復興・再生に向けて（宣言）」への賛同依頼が全史料協にもあった。受けても良いか？

（補足）警戒区域に掛かっている４町１村の内の３町に博物館施設があった。これらの収蔵資料を運び出すところまでを国がレスキュー事業として行った。その先どうするか、担当者をどう支援するか、という問題。担当者が１人退職してかなり厳しい状況になっている。

（質疑・意見等）
・類似団体として共感を覚えるということで賛同しても良いのではないか？（同意見多数）

（結論）
・賛同することとした。

○高山前国立公文書館長退任慰労会について
・高山前国立公文書館長退任慰労会への誘いがあったので、八津川会長と佐藤副会長に行って貰いたいが、どうか？
・異論がないのでそのようにさせていただく。

4　その他
（1）平成25年度第２回役員会について
・2/20と仮決めしているが、調整する。
・総会に向けての役員会はあるか？
・総会当日の顔合わせ会をやる。それ以前はメールで。

（2）その他
・WGの検討結果を役員各位にお知らせする機会はあるのか？
・打合せ会はあるが、総会の当日直前。検討結果の連絡は、メールでしてもらうことになる。

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