平成２１年度全史料協第３回広報・広聴委員会議事録
１ 日 時 平成２１年１２月１１日（金）午後１時３０分～５時
２ 場 所 徳島県立文書館 ２階講座室
参加者 計盛 眞一朗（委員長、徳島県立文書館長）、 伊藤 康（鳥取県立公文書館）、亀岡哲也（副委員長、近江八幡市文化政策部）、 長谷川伸（新潟市歴史博物館）、白井哲哉（埼玉県立文書館）、 金原祐樹（徳島県立文書館） 以上６名参加
〔報告協議事項〕
（１）報告
ア 事務報告
a 会報 86号
b 委員（個人会員等）への旅費支給について 現金支給を行う。
c 本年度第３回役員会について ２月下旬に開催予定。計盛委員長が出席する
（２）協議
a 平成21年度予算の進捗
予算の執行はおおむね順調であるが、委員旅費及び封筒印刷費が予算額を超えそうであることを報告。
b 平成21年度年間計画 ・
今後、会報８７号（大会特集号）、会誌『記録と史料』２０号の編集作業に入っていく。
c 平成22年度年間計画
委員任期は基本的に２年であり来年は改選期でない。
（３）会報第87号の編集
（４） 会誌『記録と史料』第20号の編集
・原稿締め切りが間近。広告取りが必要。論考の査読者を決定する。
（５） 全史料協ホームページの管理について
・相変わらず作業は多い（月６回以上の更新）次期委員会への引継ぎに留意すること。
（６） 論文等の転載について
・全史料協全体の出版物に関わる問題。広報広聴委での受付→広報広聴委での可否判断→全史料協事務局への報告承認→広報広聴委員長名での承認可否文書の送付。という転載への道筋については了承。
・版面権の問題。版面を崩すことのない、画像ファイル(ＰＤＦ)等なら認める。
・転載の場合出版元の明示は絶対条件である。
・著作者の正式な許諾は絶対条件である。
・転載許可を掲載後１年とする。
・これらについて、必要部分を今後執筆要綱に盛り込む必要がある。
（７） 大会関係の事務整理について
・来年度の大会後の記録事務について整理したい。運営委員会及び大会研修委員会に下記のような提案をしたい。
・大会及び研修記録の事務のうち、原稿依頼事務及び大会・研修会での記録（録音テープの作成及び記録者への引き渡し等）の事務は大会・研修委員会（依頼状は大会研修、広報広聴両委員長の連名とする。
・原稿の受付、編集は広報広聴委員会で一括して行う。
（８） その他
・元資料調査委員会編集、島津良子氏監修の岩田書院ブックレット『戦後写真の危機―写真資料の保存と活用―』について、島津氏の経過報告を元に説明し、印刷及び予算の執行に関しては、了承を得た。
・予算の執行に際し、現在のままでは、機関会員全体に本を配付することもできないので、支払金額を増額して冊数を確保し、機関会員全体に本を配布する方がよいのではという意見があった。
３ その他
（１）次回の開催時期・場所 ・２０１０年５月京都府を中心に考えたい。
（２）事務連絡 ・特になし
（９） 閉会 計盛委員長
平成２１年度全史料協第２回広報・広聴委員会議事録
１ 日 時 平成２１年８月２８日（金）午後１時３０分～４時３０分
２ 場 所 埼玉県立文書館 ３階 講座室
３ 参加者（所属等）
計盛 眞一朗（委員長、徳島県立文書館長）、相京眞澄（千葉県文書館）、
伊藤 康（鳥取県立公文書館）、亀岡哲也（副委員長、近江八幡市文化政策部）、
長谷川伸（新潟市歴史博物館）、白井哲哉（埼玉県立文書館）、
金原祐樹（徳島県立文書館） 以上７名参加
〔報告・協議事項〕
（１）報告
ア 事務報告
a 会報85号 ・これまでどおり綴じ穴を開ける。
b 委員（個人会員等）への旅費支給について
c 本年度第２回役員会について
・９月２４・２５日に福島県福島市で開催。委員長出席。内容的には、大会の下見が中心になるとのこと。
（２）協議
a 平成21年度予算の進捗
・予算の執行は、ある程度余裕のある執行ができそうな状況にある。
b 平成21年度年間計画
・会報８５号の発刊が遅れたため、８６号の進捗が若干遅れているが、おおむね順調である。
（３）会報第86号の編集
・９月末には入稿／１０月２０日付発刊予定。
役員会参加記、アーカイブズ関係機関連絡協議会への参加報告、全史料協入会チラシの作成と案内の原稿、大会研修委福島大会の概要、調査研究委アンケート調査の概要などを掲載する予定。
（４）会誌『記録と史料』第20号の編集
・執筆者については、おおむね決定し、原稿依頼が必要な人には原稿依頼状を、論考などの執筆予定者には、執筆要項と執筆期限などを送ることになる。
・書評については５冊があげられているが、もう少しあげられるものがあると良いとの意見あり。
・刊行物情報は、ホームページ及び会誌８６号の送付時に関係の文書を送付し、情報収集の徹底を図ること
（５）全史料協ホームページの管理について
・現在ホームページの管理は、事務局で直接ＨＴＭＬをさわるか、委託先に一部ページを作成してもらい運営している。
・サーバの変更・１８期を迎えてのさまざまなデータの変更などホームページの管理には多くの事務が必要である。
・お知らせ欄や、情報掲示板の利用も少しずつ増加し、事務局での対応も厳しい状況になっている。
・トップページのレイアウトでは、情報掲示板の最新情報がわからない。画面が縦に長すぎて１画面に収まらない。などの問題点がある。
・直接ＨＴＭＬをさわる現在のままでは、広報広聴委の引継ぎに支障が出る可能性が高い。
・事務局としては、ホームページ委託予算の残予算を利用して簡易のＣＭＳ（コンテンツマネジメントシステム）を作成し、運用の改善を図るとともにトップページのレイアウトを変更したい。
・上記の事務局提案に対し、予算の流用を伴うので、会長事務局との意見のすりあわせが必要との意見が出た。
４ その他
（１）次回の開催時期・場所
・徳島にて１２月上旬に開催する。
平成２１年度全史料協第1回広報・広聴委員会議事録
日 時 平成２１年５月９日（土）午後１時３０分～４時３０分
場 所 京都大学総合博物館 セミナー室
参加者
委員７名：計盛眞一朗（委員長 徳島県立文書館）、亀岡哲也（近江八幡市文化政策部 副委員長）、相京眞澄（千葉県立文書館）、伊藤 康（鳥取県立公文書館）、五島敏芳（京都大学総合博物館）、高木秀彰（寒川文書館）、金原祐樹（徳島県立文書館）
オブザーバー会長事務局員１名：金庭文憲
計８名
【報告・協議事項】
（１）報告
ア 事務報告
ａ 会誌『記録と史料』第19号（内容総括、販売状況）
・事務局より、４月２１日に広告提供者、５月１日に会員外購入者に送付したことを報告。
ｂ 委員（個人会員等）への旅費支給についての報告
ｃ 本年度第１回役員会について
・５月２８日（木）２９日（金）、京都府総合資料館で開催されること。委員長計盛事務局金原が出席する予定であることを報告。
（２）協議
ａ 平成20年度決算報告
ｂ 平成21年度予算計画
○基本的に印刷費等は前年度予算額とほぼ同じであることを報告。
○資料保存委員会(前事務局香川県立文書館)からの引き継ぎ事項として『戦後写真の危機』の出版があることを聞いていることを報告。
①すでに原稿は出ており、１校が終わった状態であること。
②編集は引き続き香川で行い、遅くとも今年中には刊行する予定であること。
③予算は、岩田書院と契約をしており、150000円の出版補助を行うことになっていること。送付は、香川の助言により徳島で行うこと。を報告。
○ホームページの予算は昨年度の外部委託額であることを報告。
○印刷費圧縮のためには、３冊の会報・会誌・会誌会報の送付・封筒の印刷など１年間の印刷関係の経費を全て一括で見積り合わせをする方法が最も効率的であるとの意見が出る。
ｃ 平成21年度年間計画
ｄ 会報第85号の編集
○会報85号の編集については、刊行日を６月20日とする計画であるので、急ぐ必要がある。事務局説明以外の掲載案について話し合った。
①今回は、全史料協の機構改革が実際に稼働して、どのような方向に進むのかを、会長事務局・各委員会事務局から報告及びその抱負を述べていただく記事を依頼し掲載する。
②ドイツ・ケルン市公文書館がホームページに掲載されているが、その詳報・もしくは続報を掲載してはどうかという提案あり。この情報は、国際関係を所管することになった副会長事務局の山口県文書館からの情報であることから、事務局が山口県文書館に確認を取ることを決める。
○会報86号については、10月刊行予定、福島大会の事前記事が中心となる。
ｅ 会誌『記録と史料』第20号の編集
○会誌については、平成22年2月刊行予定。
①近畿部会からの例会100回記念特集を組むことで決定。担当者の近畿部会尼崎市地域史資料館島田氏と詰めることを決める。
②世界の窓については、ケルン市の状況について、事務局が副会長事務局山口県立文書館と詰めること。
④ネットワークについては、京都大学資源アーカイブについて（五島氏執筆）、名古屋大学坂田記念資料室（五島氏担当）、京都大学地域研究統合情報センター（五島氏担当）、埼玉県戸田市アーカイブズセンター（戸田市博物館内、高木氏担当）、大阪市エルライブラリー（亀岡氏担当）などの意見が出た。
⑤書評については、執筆者を含めて８月までに決定することになった。
⑥その他の刊行物情報は、会員相互の重要な情報なので、早めに確実に対応することとの意見が出る。
ｆ 会誌『記録と史料』第20号の投稿規定及び執筆要領の改定
○投稿規定の改正については、とりあえず「編集・出版委」を「広報・広聴委」に変えることを決める。依頼原稿の稿料の支払い等の問題は残るので、今後検討すること。
ｇ 全史料協ホームページの管理について
○ＨＰの管理等を行う業者を変更したことを報告。契約書及び見積書の複製を委員に公開すること。今後、ホームページの運用について委員の意見を聞きながら改善していくことに決める。
ｉ その他 次回の開催時期・場所
○八月上旬に開催する。埼玉県立文書館の様子を聞いてから決定することに決める。