平成２０年度第１回役員会会議報告
日 時：平成20年6月25日（水）13：30〜17：00
場 所：神奈川県立公文書館
出席者：２０名（欠席４名）
１ 第1７期（平成20年度）役員等の変更について
事務局から報告があり、了承された。
２ 報 告
以下の内容について、会長事務局等から報告があった。
（１）平成19年度第３回役員会会議報告
（２）会員の現況および平成19年度会費納入状況報告
（３）委員会報告
(1)総務委員会
(2)大会企画委員会
(3)研修・研究委員会
(4)編集・出版委員会
(5)専門職問題委員会
(6)資料保存委員会
（４）地域担当理事報告
(1)関東部会
(2)近畿部会
３ 協議事項
（１） 平成19年度事業報告及び決算報告について
（２） 平成19年度監査結果について
（１）について、会長事務局からの報告の後、（２）について監事から適正に執行されているとの報
告があり、了承された。
（３） 平成20年度事業計画案・事業計画及び予算案について
会長事務局から報告があり、原案通り了承された。
主な意見は次の通りであった。
全史料協会計の中での繰越金が非常に多い。繰越金が多すぎて会費を減らすべきという議論も出て
いる。繰越金相当額を特別事業積立金等にして今後の将来的な諸事業に充当してはどうか。
繰越金の増加は平成１６年度からの経費節約等々で漸次増加し、平成１９年度で最大化している。
個別具体化計画の中には書いてはいないが、体制強化のための目的基金のような形での積立金とし
てはどうかと思う。
資金の問題が業務改善計画で問われている。今回の個別具体化計画が決定すれば平成２１年度以降
、 それをふまえた予算編成がなされる。その執行状況を見て将来が見通せる状況になった際に、余裕
があった場合に、積立金のことを考えていけばよい。
個別具体化計画では目一杯の予算編成になっており、その見込み通りの場合適正化が図られるが、
見込み違いの場合、差額が生じることも想定される。そのため繰越金の問題は、新体制の中で状況
を見極めながら決めていってはどうか。
予算編成は、収入から支出予算を編成するのであって、基本的には、収入内で支出を組むのが前提
である。
個別具体化計画には、従来なかった委員会旅費の負担費目があるので、せっかく総務委員会で検討
した数字でもあり、実際の情況を見てからでよいのではないか。
平成２１年度の予算では、収入以上の支出予算が組まれており、そもそも今回の業務改善計画の正
当性が問われるのではないか。
組織業務改善計画の意図は、全史料協の各役員を構成する各自治体が財政難の折から、役員の引き
受け手がなくなってしまう危惧を抱えている。ひとえに全史料協の組織維持が、この改革案の内容
であり、体制維持が主たる内容となってくる。
ここまで数年間かけて改革の方向性を決め、個別具体化計画の検討という最終局面を迎えている中
もう一度最初に戻るような議論ではなく、この個別具体化計画案を進化させることである。
（４） 大会冊子・広告掲載規定について
大会企画委員会事務局より編集出版委員会の規定と同様の規定で、大会誌に広告を入れることでさ
らなる増収をはかることとしたい旨の提案・報告がなされ、了承された。
（５） 出版物のバックナンバーの管理について
編集・出版委員会事務局より、現在の出版物バックナンバーの残存部数について、保管スペース、
管理事務等の観点からも、事務局移転に伴う運搬費用の観点からも、必要最低限度の部数を除き
印刷しない、あるいは在庫冊子の会員各位への無償配布や残部の処分についての提案報告がなさ
れ、了承された。
（６） 総務委員会より以下の提案・報告があり、了承された。
文書管理法要望の提言に関する今後の対応案につき、総務委員会内のワーキングチームで計画・
検討していく必要がある。中間報告等の意見を集約して次の要望提言活動に活かしていくため、
現在５名のワーキングチームの新たな人員補充をしたい。また、７月のＩＣＡクアラルンプール
大会参加者を小川副会長と、ＩＣＡ／ＳＰＡ運営委員の佐々木和子氏の２名を派遣する予定であ
る。
（７） 組織業務改善計画にかかる個別具体化計画案について
総務委員会より、新体制下組織の構成と業務内容案について、報告がなされた。
前回の平成19年度第２回役員会よりの主な変更点は以下の通り。
役員会・各委員会の開催回数を前回の「原則１回」を従来の回数以下とする。
個人会員より国際交流業務担当者として、役員を１名増員し担当してもらう。
監事１名を改めて2名とする。
旅費基準の明確化
大会日程の短縮についての案を提示し、検討の必要性を明記
各組織の支出予想額の提示 など。
それに対して出された主な意見は以下の通りであった。
個別具体化計画案に提示する数値は、予算ベースでなく決算ベースとしなければいけない。上限の
設定という議論ではいけない。収支の均衡を図らなければ計画として不適当。
収入の予算内で全体の基準金額を決めておいて各役員事務局の経費を大枠で一律設定し、その予算
内で業務を行っていくという考えではだめなのか。
この計画で、支出総額が収入総額の７５０万円に収まっていればいいが、実際にはそこまでいって
はいない。
収支バランスの取れない予算を出して、これは上限であり減る可能性もあるというのでは、計画で
も何でもない。
当然収支の均衡も大切だが、全史料協の移行期の過渡的な問題と位置付ければ、今からどううまく
移行させていくかという視点が必要である。これまで積み上げてきた案が、今提示されているのだ
から、これを再びリセットしてしまっていいのかどうかがわれわれに問われているのではないか。
ここ１〜２年の間は、この形で実施して数年先に財政破綻の可能性が生じてくれば、その際に様々
な縮小等を考えればいい。総務委員会で作った案は、既存体制から新体制への無理のない移行のた
めの様々な積み上げてあるという認識に立って、この案でやってみていいのではないか。
標準的な予算計画を提示した上で、この標準が予算を縛るものではないという補足説明を付してお
けばいい。希望的観測を含むものでは計画とは言えない。予算を抑えておいて、説明で単年度予算
は変更する場合もあると注釈を加える形が必要である。
全史料協が持続可能な団体であるためには、恒常的収入でもって経費に充当するという大原則は堅
持する必要がある。当初の業務改善計画とは乖離が生じている。将来的な恒常的義務費は恐らく旅
費であろう。役員が多くなれば、役員の旅費負担はそれだけ全史料協予算のかなりの部分を占める
恐れがある。組織はスリム化したものを念頭において作るべきだ。このまま繰越金を貯めていくの
は好ましくない。役員を増やすのは、当初の改革の方針からは後退している。現実的に減らすこと
は難しいのだろうが、役員の旅費負担についてもこれが増えることで、財政硬直化を招くおそれが
ある。役員数については前回の役員会で決定された人数に戻していいのではないか。それによって
経費も当然減少する。
ワーキンググループ（以下、WG）は果たして必ず必要なものなのか。せっかく３委員会に減らすの
で、その中でやっていくことが最善ではないか。
WGについては、調査・研究委員会のこれまでの人数で対応可能であるのかどうか、調査研究をでき
るかという問題がある。文書管理法制定に向けての風を受けて、全史料協の調査研究活動も充実さ
せなければいけない時期ではないかということで、専門職問題や資料保存委員会がこれまでやって
きてことを形として残すことなく調査・研究委員会に取り込むのは難しいということで、非常に知
恵を絞って出したものがWGである。WGをなくすと、全史料協の活動に課題を残すのではないか。
ここまで積み上げてきた案を再びリセットしたらもう一度最初からになる。諸方面からのヒアリン
グをふまえて、総務委員会としてベストだと思う案を提示していると考えられる。部分的には諸所
の問題もあるかもしれないが、少なくとも移行期という認識に立てば、その案を１〜２年やってみ
て、直すべきは直すということでいいのではないか。
今、風が吹いている時に縮小するのでなく、今こそ一定程度の研究実績に基づいた活動をしなけれ
ばいけないということだが、それなら３年なら３年の特別会計という、期間限定で使える経費を作
ればいい。それをWGで使えばいい。通常ベースでは、実際にそれで実施してみて、その間のＷＧの
実績をみた上で、WGが必要かどうか判断すればよい。問題はずっと負担になる旅費負担だと思う。
個別具体化計画でいくと、750万円の会費収入のうちの３割弱を旅費として負担することになる計
算になる。
旅費の部分だけなら収支が取れる。むしろそれ以外の費目が増えている。そもそも業務改善計画の
中に、支出額を増やすということはどこにもないはず。であるのに増えるとなると、移行期という
特別な事情なのでということならば、特別事業としてやればいい。まず、標準的な計画が必要だ。
長期的に収支の均衡が取れてないといけない。収支の均衡が取れることが、この個別具体化計画の
ミソではないか。
大会開催県交付金は決算ベースで見る場合は、年度によって異なる。例えば、岡山県で大会開催さ
れた際には、交付金６０万円を全額返還してもらったため、決算ベースはゼロである。茨城県の大
会の際にも半額以上返還された。決算ベースでいくら予算以下になるのかは予想困難である。極論
すれば、全額遣い切るか、全額返還されるかという場合がある。
経費の負担額のルールがなければ、ここ数年間の決算の平均値からルール化してもいいのではない
か。その計画が、予算を縛らないと言う前提があれば、削減は充分に可能である。
予算を縛らないという注釈をつけた上で、標準的平均的経費を積算し直してはどうか。基本線は、
業務改善計画の方針通り、収支の均衡が取れた計画を立てておくべきものである。
予算の問題については、会長事務局の賃金職員の賃金額が大きな負担である。小規模館が会長館を
引き受けた際は、賃金職員を置くことが出来るというルールがある。大阪府は小規模館であり賃金
職員を雇用している。少なくとも、大阪府以前の数年間の賃金職員給与負担額で平均値を取れば、
計画の支出額を抑えることも出来る。「予算を縛らない」という前提であれば、収支バランスを合
わせることは容易である。
今は、軽微な書類作成・業務等を常勤職員が作っている時代ではない。どこでも賃金職員は必要で
賃金や旅費は今は前提である。それでなお収支バランスをとるのが計画の趣旨ではないか。
今日の協議目標は意見交換でいいのか。様々な意見が出されているが、どこまで議論をつめていか
なければならないのか。一致した意見を出せと言うことなのか、あるいは主としてこういう論点が
浮かび上がってきたということでいいのか。風が吹いている時というが、確かに文書管理法制定と
か制度の点ではそうかもしれないが、むしろ気になるのは個々の機関はどうなっているか、閉鎖し
かねない館は至る所で出てきている。機関自体がそういう問題に直面している。各機関は各自治体
において、財務等予算を取らないといけない。その中でわれわれ全史料協が、財務当局を説得でき
るだけの材料をどの程度提出することができるのか一つの課題ではないか。
役員会で色々な意見が出てくればその意見をふまえて、総務委員会の方で再度調整するという場で
今日の意見の集約や決を採るということではない。
なぜ剰余金が多いのかが疑問。各館は行政の立場で運営されている機関も多いと思うが、指定管理
者の事業団の場合、公認会計士が入り、これだけ会費を払ってプラスの部分があるのかという問題
が出た場合、脱退せざるを得ない情況も出てきかねない。年会費の負担も高すぎるのでは。予算規
模と役員旅費・事務局賃金職員給与を負担しながらの決算額と対比した場合、これが適正か否かと
いう観点で見れば、問題があると言わざるを得ない。会費等で収入を得て、各事業を実施した余剰
分については、剰余金として翌年度に繰り越すのは、技術的に簡易な方法ではあるが、組織が肥大
化し機能不全に陥ってくる過程のように思われる。個別具体化計画案は、総論としてはみな賛成だ
と思うが、予算規模をどう縮小しようと考えたのか、円滑に全史料協を運営するために、これだけ
の剰余金が必要だというなら話は別だが、少なくとも個別具体化計画で予算規模を縮小し、無駄を
なくしていくのかという部分は、地方自治体の現状を考えた場合には、全史料協の将来的な存在自
体が問われている。個別具体化計画案に反対する人はいないであろうが、必要以上に増やす必要も
ない。全史料協が持続可能な形で、予算規模をもう少し削減できるのではないかという議論に対し
て、総務委員会はどのような判断でこういう計画を立てられたのか。また、大会開催地としても、
精一杯の経費削減は図っていきたいが、３日という開催日程についても検討課題ではないか。
平成１７年度決算で支出が収入を上回り、平成１８年度第１回役員会で財務バランスを取るべきだ
ということで業務の見直しが始まったのが組織業務改善計画のはじまりである。その過程で１８・
１９年度は、業務見直しを各委員会事務局で行い、支出が収入の範囲内に収まるよう改善された。
個別具体化計画の検討と並行してスリム化の努力をして頂いた。今日提出した案は、これまでの全
史料協の仕事の中身を継続しながらスリム化する前提として、現実的に着手する適当な形態という
ことで、総務委員会から提出した。
収支を考えた場合、繰越額を少なくするためには負担金収入を減らすか、特別会計として一般会計
から落とし、必要ある場合に特別な支出をするという方法しかない。常に一般会計のみで予算化し
ているからこういう形になっている。特別会計が恒常的にあまる場合には、会費の返還するという
方法もありえるのではないか。ただこういう団体の場合、年間予算の３分の１くらいの剰余金がな
いとうまく回らないということがある。その場合、300万円から400万円の剰余金は必要かとも思う
が、その辺りを個別具体化計画を作るときに、財務的チェックをしたのか。
キャッシュフローのことは念頭において、200万円乃至300万円位と考えた。500万円という数字に
はこちらも驚いたが、これは各委員会等が努力された結果である。この剰余金は、基金として積み
立てる等を考えておく必要があるとは考えていた。特別会計で、重点化事業として使っていくとい
う方法は、念頭になかったため、よいアイデアを頂いた。適正な繰越額にすべきだということは念
頭にある。
繰越金は平成１９年度を除けば必ずしも多いということでもない。
周囲からの支援等の必要な公文書館・文書館等に対して、全史料協としてどういう努力をするか、
その目的で剰余金を使うような方法が考えられればいい。そういう機関に対して、会費の負担を減
らすことは可能か。
会員数はここ数年減り続けており、かなりゆゆしき問題と捉えるべき時期にきている。ある時期は
500を越えていたが、現在は450まで落ち込んでいる。これをどうやったら増やせるのか、いくら風
が吹いても全然増えていかないのが現状。これについてどう考えるべきかという問題は、個別具体
化計画とはまったく別のレベルでの議論が必要だと思う。全史料協自体の運営については、役員会
で深い議論がなされてきたが、全史料協が外に対して担っていく役割についての議論は、非常に薄
かった。これを期に個別具体化計画とともに、全史料協が外に向けて何をすべきか、ということを
是非議論して頂きたい。各委員会の非常に節約努力した結果が出ているが、節約が一番大事なので
なく、そのお金を使ってどういう活動をしてどういう成果を出せたのかの報告がきちっとなされる
ということこそが、全史料協の活動としては必要なことだ。
来年度以降、組織改善計画通りに進むとするならば、フォローをきちんとやらなければならない。
しかし、総務委員会がなくなるので、主体的に行ってきた部署がなくなってしまう。総務委員会が
なくなった場合、フォローをどうするのか。かつては、運営委員会があって、そこが国際交流の方
と一体化して総務委員会が生まれた。全史料協の中で、組織に関して何年もかけて議論してきたと
ころだが、その部分がこの個別具体化計画案の中では見えてこない。昨年度の役員会でも総務委員
会を残したほうがいいという議論があり、その時には副会長事務局が主として受けもつという話
だったが、ここには文言として残っていない。やはりフォローするという文言を、副会長業務の中
に一文明記しておかないと組織・業務の取り組みについて、やはり新しい体制の中では見えてこな
い。
公文書館の運営・設立支援などが本来目的なのだろうが、それに対する現状分析や課題・対応策は
今後の議論である。これまでの話では、全史料協がもつかもたないかというものであった。持続可
能な形でやろうということで、本来目的というものは別にあって、それの模索は永遠に続いてくる
課題だと思う。今の時期、公文書管理法ができたとしても、それぞれの館がそう受け止めなければ
なにも進展はなく、国は如何ともしてくれない。国はそのような配慮はしてくれない。そういう視
点で、どのようにやっていくかは必要だが、まずは個別具体化計画の方の一応のきちんとした整備
をお願いしたいというのが今日の主題であろう。
WGを設けているが、調査・研究委員会の業務は、各WGが実質的にやっていくという解釈か。調査研
究業務はWGがやって、WGの座長が調査・研究委員会メンバーに入り、調査・研究委員会ではどうい
う研究結果を出し、どう活かしていくかを検討していくことについての調整役であるというように
考えている。
WG座長・委員の方がどれだけ密接に連絡を取り合いながら運営できるのか。
WGは、ある程度暫定的なものとして考えてよいのか？
個別具体化案のうち、調査・研究委員会の中のWGをまたばらばらにしてしまうと既存の６委員会制
度とあまり変わらなくなってしまう。
総務委員長より今回の個別具体化計画案で、監事を１名から２名に戻したが１名のままの方がいい
かどうかについて確認したいとの提案がなされ、監事は１名に戻すことで確認がなされた。それに
対する意見は以下の通り。
監事は複数置いた方がいい。
継続性の問題から２年で役員は変わる、それを少し経緯を含めて４年間２人の委員が、ずれて見て
いくことが必要ではないか。
機関会員の場合には異動というものがあるので。
個人会員が必ず入るという前提であれば２名にする意味はあると思うが、機関会員が２名になって
も継続性という点では疑わしい。
４年という期間は、機関会員にとっても負担が重くなる可能性もある。個人会員の存在もあり個人
会員は機関会員のように異動等で変わらないことを自明の前提にしている。幹事だけが継続性を担
保できる地位ではないことは申し上げておく。
会長より収支バランスをどうするか、およびその他の問題についての意見提出が求められた。それ
に対する主な意見は以下の通り
予算を拘束するものではないという前提でもって、収支の帳尻を合わせることにする。やはり750
万円を基準に収支の帳尻を形式的には合わせてもらわなければならない。
用途は事業を削るというわけではないから、それなりに事業の継続が可能であるという状況での方
策が必要だと思う。
総務委員会の役割については、副会長は国際交流だけなのでということで了解を頂いた手前、副会
長事務局の業務に明文化することには抵抗がある。
現実問題としてこれだけ議論になっている。その議論を主体的に担った部署がまったく受け皿がな
くなってしまうという組織は好ましくないのではないか。まず問題をきちっと整理してしかるべき
時に備える部署がないといけないのでは。
来年度の予算化については、積立金の件について議論をし、それをふまえて予算を立てていくとい
うことでお願いしたい。
４ その他
（１） 会長より四川省地震のお見舞いとして中国档案学会の方へ全史料協よりお見舞い書を出したこと、
また、それに対して中国档案学会より礼状が来た旨の報告。
（２） 次期役員の選出について
会長より平成21年度・22年度の委員長、監事の決定に向けてについて報告・提案があった。それに
対する主な意見は以下の通り。
平成21年度・22年度は組織業務改善の移行期になるので、役員実績に関係なく特別に力のある機関
を選定した方がいい。
会則上理事は会長の指名となっている。以前は会長・副会長で個別にあたって次の正・副会長・委
員長を決定していた。今回は東・西でブロックで集まって決定するということは現実的には難し
い。会長・副会長で決めるのがいいのでは。
個別具体化計画の柱は、委員会を含め事務局業務が非常に負担だということで、組織業務改善計画
が出されたわけだが、その部分の配慮がきちんといきとどくものであれば、各機関が事務局を引き
受ける下地が出来る方向に動いているはずである。そういった点からは、できるだけ、門戸を開い
た形で選任していかないと、改革の意味が失われてしまう。窓口を広くしつつ、相談して決めるよ
うな基準で進めてもらいたい。
（３） 平成２０年度第２回役員会について
事務局より、次回第２回役員会の開催時期・場所について報告があった。
（４） その他
個別具体化計画案は基本的には了承されたということか？WGはこの提案の通りにいくということ
か。
WGの設置は、事務局にとって大変な負担である。弱小県に委員会の当番が回ってきてこなせるかと
言われると、現実的に難しい。当番制になると大変である。WGを除外すると全史料協の力が削減さ
れる危惧があるという意見もあったが、それはそれで仕方がないのではないか。
総務委員会としてはWGは残すべきだと思う。事務局負担については大変だろうと思うが、WGの役割
を除けば大会・研修委員会の役割も大変になるので、ここ４年間はWGを担って頂きたい。WGを外す
場合、調査・研究委員会を作っても実体的業務がなくなるのではないか。調査・研究委員会も削っ
て、２委員会にして、総務委員会の機能も残してやると、組織運営ばかり話し合っている全史料協
になってしまう恐れがある。調査研究業務を外すということは、ちょっと全史料協としては違うと
思う。WGは是非残してもらいたい。
県の一職員が全史料協の中で活動することは非常に難しい点がある。職員は本来各県の行政系列の
もとで動くが、全史料協の中にいれば自由な意見が出され、活動方向も独自の方向に進んでいく。
それ故に全史料協の存在価値もあるのだろうが、委員長を拝命した立場としては身動きが取りづら
い。WG内で自由闊達な意見が出され、それに従ってある方向性に進むとなった際、果たして県の一
職員としてそれが実行可能かどうかは非常に難しい問題である。WGの問題は、業務量の多寡に加え
て、以上のような根本的問題を内包している。そのため指導力の発揮できる大規模県でなければ、
この役目は務まらないのではないか。WGを置くという前提であれば、こういった意見を念頭に置い
た上での選出を望む。
以 上