平成２０年度第２回役員会会議報告
日 時：平成20年9月10日（水）13：30〜17：00
場 所：パレス神戸（２階会議室）
出席者：１８名（オブザーバーを除く）（欠席6名）
協議に先立ち、村田会長より、以下の報告がなされた。
全史料協では８月13日、雑色、小川両副会長が内閣府に赴き有識者会議の中間報告に対する意見書を福
井参事官に提出・意見交換を行った。
現在理事を務めている宮城県公文書館より平成20年度限りで退会したい旨の通知が７月２日付けで寄せ
られた。
１ 第17期 （平成20年度）役員等の変更について
会長事務局からの報告・紹介に続き新理事東京都公文書館卯月館長の挨拶がなされ、第17期（平
成20年度）役員等の変更について了承された。
２ 協 議
(１) 会報の無償頒布について
編集・出版委員会より以下の内容の提案がなされ、原案通り了承された。
会報は現在200円で配布しているが、過去数年間は販売実績が無いため希望者に無償で配り送料の
み負担
してもらう形としたい。それに対する主な意見及び回答は以下の通り。
(２) 会報の無償頒布について
会報の配布はあくまでも会員に対する情報提供であり、会員以外への配布という場合については
どのような考え方に立って行うのか。
会報は原則として会員に読んで頂くことが主目的であるが現実的には、本会に興味ある人に会の
存在・活動内容を知って頂くため、実費程度を頂いて配布させて 頂きたいという趣旨である。
実際有償で頒布する実績がここ数年ないので希望者があれば無償で配布してもいいのではないか。
会報は会員の会費に対するアウトプットである。編集・出版委員会において、無償で会員外に会報
を配布することへの議論はされたのか。
2008年8月22日に二回目の編集・出版委員会を開き、その際実績を考慮した上で個人・機関にこの
会の知識・活動内容を周知させ、新会員の入会につながるのではないかという観点に立った議論を
行い、委員会では既に了解を得ている。
無償配布できるだけの予備を作っていること自体が無駄ではないか。実際の会報の印刷量はどの程
度なのか。
平成18年度まで会報は毎号1000部、平成19年度より900部とした。会報のバックナンバーが大量に
編集・出版委員会事務局の倉庫に残っており、無駄な状況になっている。残った会誌・会報を次の
委員会事務局に引継ぐ場合でも非常に多額の送料負担が生じるため、できる限り必要最小部数の印
刷・発行とし、残部の会報は会員に配布しようと役員会で議論した。
現在900部に減らしたにもかかわらずなお予備が生じる現状にあり、環境問題も考慮すれば一部当
たりの単価があがってでも、発行部数を減らすといった実態にあった印刷部数にして残りを会員に
無償配布するという形も必要ではないか。
前回の役員会では無償でバックナンバーを配布するという話であったが、これからの配布分につい
ても無償でという意味か。事務局等で頒布用70、保存用30、合計100部を残す。
会報という趣旨から言えば、そもそも会員に配る分の印刷で良い。
必然的に在庫が生じてしまって、国内の調査研究のためであるとか、本会にとって有益な場合に限
り会報を配布したら良い。多量の在庫がある場合、保存等の費用が嵩み大変である。
最初から会報を会員以外に配るという前提であればそもそも「会報」の意味がなくなってしまう。
原則として、全史料協として有意義な関係団体・研究機関に無償配布する姿勢の方が良い。
現実には、会報を会員に配布するのに不足しないように予備を印刷している。会員以外の方でも、
読みたい・知りたいという場合には、予備の範囲内での活用であれば、最小限度の活動として必要
ではないか。
配布した時点でコネクションが出来る訳だから会報を送る際、併せて入会書も送るなど会員の勧誘
につながる形でやっていけば良いと思う。
会員網を広げる方向で、今後委員会の方でも話を進めていきたい。それでも余る場合には処分した
方がいい。無償配布にも限度がある。
前役員会でも議題になったが、必要最小限の在庫を次の委員会に引き継ぎ残部はHP等で希望を募
り、希望者に配布し、残りは古紙の回収日に出すことにしている。
希望者に無償配布する場合、どうやって希望者を募るのか。希望は殆ど無いのではないか。
コスト面で考えて印刷部数の多少でコスト負担が変わらない場合には、広く利用するという観点か
ら、当然部数は多くする。全史料協未加入の機関も多いので、そういう機関に対して会の案内と併
せて配布することで、会の活動等を周知することができるのではないか。
こういう活動はあまり知られていないという現実があるので、会報の中にはいい情報がたくさん
入っており、参加していない機関・団体等にも活動を周知するいい機会ではないか。
今まで取り組んできた趣旨とは若干方向性が違うのかと思うが、こういう極めて専門的な会報・機
関紙の場合、興味のある人は色々な所にアクセスしているのではないか。本当にほしいのであれば
事務局に問い合わせがきているのではないか。事務局の費用・手間隙を考えると会員への配布用に
最小限度印刷し、余った場合には興味のある人・機関に無償配布する方が会の財源的・体制的状況
を考えると最も合理的ではないか。
会報は本来は会員のためのものであったが、いつから販売となったかはわからない。他の出版物も
同様である。
会費を集めて会員に配布するだけのものが、販売するというシステムになってしまっている。
しかし全く売れない。会員のものなのに大学図書館等から希望があれば売らなければいけない。
その時、書類準備に非常に手間がかかる。そのマンパワーがどれだけ必要かをご理解頂きたい。
どこが事務局をやっても大変で、全く本来業務ができない。だから委託販売の道を検討してきた結
果として、削減しなければならない事務を削減しないといけない。本来の会報・会誌の目的からみ
れば、販売という業務自体廃止することが第一の目的である。販売作業のための電話代・封筒代等
雑費を考えれば赤字になる可能性もある。そこまでして販売するのかという問題もある。事務局と
しては、徹底的に印刷量を削減する方向でやってきた。過去にそういうことをやっていないから、
現在どのように合理化するかという点を重視して、次の事務局に引き継ぎたい。
(２) 第３４回全国大会（奈良大会）について
大会企画委員会から報告がなされ、了承された。
(３) 平成２０年度総会について
会長事務局より報告がなされ、了承された。
それに対する主な意見及び回答は以下の通り。
提案側・役員側の人間が総会で議長するのは例がない。学会等では人がいないから仕方なくという
事はないではないが、筋としてはおかしい。機関であれ個人であれ役員以外の人物から議長を選ぶ
ことが筋であると思う。
例年会場の中から希望者を募りそれがない場合にお願いしている。一応例年そのような形になって
いる。事務局でも、会場から希望者に手を上げてもらえることを期待しているが、もし手が上がら
なかった場合のため、二名の方を会長推薦の議長候補者として、提案させていただきたい。
総会の座席に各担当理事の名前が書かれているがそれぞれ委員会の肩書きがあるので、委員会名を
書いた方がわかりやすい。例えば理事であると同時に、●●委員長など。全史料協の中の役職名・
肩書きの方がわかりやすい。全国館長会議と違い、どこの所属かではなく全史料協の中でどういう
役職かがわかるようにした方がいい。●●委員長（●●県）など。
この資料は役員会・大会関係者の関係資料であり、あまり形式にはこだわらない。決定して頂けれ
ばそういう形式でいきたい。
委員名の方がいい。館名はあくまでも参考に過ぎない。
役員名簿などの時、委員名等を示した方が会員にもわかる。総会資料でも理事と書いてあっても、
なぜ理事でどんな委員を担当しているのかを示す方がわかりやすい。
全史料協全体の方針、事業計画の中で個別に各委員会があるということか。
全体的なものというより各委員会でやっていることだと理解している。本来事務局の仕事は事務的
な部分であり、各委員会がそれぞれ特色をもってやる。全史料協自体が、委員会制度で進んできて
いる。
理事の事業報告と決算報告は会長事務局がやる。監査は担当がいるが、それぞれは各委員長がやる
ということになっている。全史料協では、各委員会の活動そのものを総会でもって会員に報告し、
来期の予定の承認を頂くという形式だと思う。
総会資料中の役員の備考欄については各役員の異動は注をつけ名簿の後に回し、各委員長・地域部
会長・大会開催地などを表記する方が良い。
（補足）会長事務局より補足説明がなされた。
配布資料についてはそのまま印刷にかけ、配布する予定にしている。内容を確認していただき、
９月１７日(水)までに訂正・修正等があればご連絡を頂きたい。訂正・修正等がなければこのまま
印刷にかける。
(４) 個別具体化計画案について
総務委員会より以下の内容について報告がなされ、了承された。
｢個別具体化計画（案）｣への会員意見とコメント、６月の第１回役員会での議論を参考にしての、
主な対応策「個別具体化計画（案）」の変更点の説明がなされた。
主な対応・変更点は以下の通り。
調査研究機関の中に三つのワーキンググループ（以下、WG）を作ることについては例示にとどめ、
調査研究委員会発足後、委員会内で検討の上決定する。
繰越金処理については収支バランスを取ること、役員機関の負担を減らすという目的から個別具
体化計画を進めているので、個別具体化計画とは切り離して新年度の実施結果で検討する。
予算については収支バランスを合わせるような形とした。
組織・業務改善計画実施後の進行管理・調整を副会長が担当する旨の明記については、副会長事
務局の業務説明の部分に「必要に応じて、組織運営上の問題について会長を補佐するものとする」
との記載をつけた。
広報・広聴委員会の業務に関する計画の記述について、SNSは経費が嵩み今の経費で対応は困難
であるので、今の業務の効率化に焦点を当て、実際の運営を勘案した上でやっていきたい。
各委員会の構成・人数について東西の内訳を省略し、機関・個人会員のバランスを考慮すべき旨を
付加した。個別具体化計画から正副会長事務局は非常に負担が重いと思われているようだが、これ
は来年度以降徐々に実績を作っていくしかない。
福井県を西ブロックに移動し平成２１・２２年度関東部会長を調整中とし、２３・２４年度の副会
長を東ブロックより改めて選定し直すこととした。
それに対する主な意見及び回答は以下の通り。
来年度、群馬県が会長館となる。設立が古い順ということで動いている訳だが、庁内で色々と意見
交換し、会長を引き受けるのはやむを得ないということであった。
事務局の事務負担の部分について、なかなかグレーゾーンで実務をやらなければいけない部分があ
る。このところが一番問題である。全史料協としての主体的事務がきちんと位置付けがなされてい
ないと、職員が脇から関わるというような場合であれば内部・外部に対して比較的説明がしやすい
が、丸抱えで県の職員がやるのは現状では出来ない状況になってきている。そこで問題になるのは
会長事務局の事務費中の賃金・旅費である。事務補助員、いわゆる事務担当者の賃金ということで
これはかつて神奈川県から東京都に会長館が移った時、東京はこういう事務を公務の中でするのが
難しいということで、金額約100万円位でということではじまったと記憶している。
自治体によっては、うまく使えたり使えなかったり属人的に人が手当てできなかった、とか色々と
あって金額が段々少なくなった。今回の計画では賃金50万円ということだが、これは全史料協の事
務局をきちんとやるという観点から、是非とも所定金額を確保して頂きたい。
ちなみに、群馬県の賃金職員の場合月14日以内の勤務であれば109万6000円ほどかかる。その位の
金額を目安に置いて頂かないといけない。裕福な自治体の場合は話が別であろうが裕福でない館の
場合は、長く考えればそういう状況も出てくることが予想されるので、100万円が相当だと思う。
その程度の金額を置いて頂かないと、現状では内部的な話が通りにくい。旅費とくるめて100万円
位での検討だろうか。
実績で考えればそれぐらいの金額かと思う。
全史料協が事務局をきちんとやっていく、理想の姿を描くためにも是非お願いしたい。
収支予想ということである。旅費負担しても対応可能ということで収支として考えているところな
ので、予算を縛るものではない。今の全史料協の予算はこういう予算立ての方法ではなく、繰越金
を全部入れて予算を立て、各会長事務局に各委員会で、というように執行する訳だから、これが予
算になる訳ではない。その辺りはご理解を賜りたい。
支出予算の中で、一番厳しいのは会長事務局で、会長事務局として色々な場に出て頂かないといけ
ないので、この交通費と宿泊費5000円というルールを決めると、会長だけが別という訳にはいかな
いので、収支予想にしてある。
会を代表する立場でそれはどうかという気はする。機関会員と個人会員の負担の格差を埋めていく
ということがいいだろうと思う。会を代表して出て頂く時、非常な負担がかかるということも出て
くるかと思う。これからこの会を運営していくためには、予算の問題は重要だと思う。
この団体業務を県職員が丸抱えでやるという事はなかなか筋の通らない話になってきていて、これ
から各会長を二年ずつ交代でやっていく訳だが、県職員の負担は少なくして必要な賃金についてみ
るという方向でやっていくべきと思う。その方が、会が長続きする訳だし、会長事務局を担当する
自治体の負担も随分緩和される。財政等への説明も非常にやりやすいと思う。
会に必要な人件費はみるという方針を決めておいたほうがベターではないか。
賃金職員を置くと、机を置いたら施設の目的を一緒にしようということで、光熱費や公益費を負担
しないといけない場合もある。
人間を置くと予算を要求していかないとしんどい。自館が会長事務局を引き受けた場合、賃金職員
を置くか、本来業務をその期間は若干落とす。例えば色々な専門業務をやめて、何とか回していく
という選択肢をとるというパターンもある。ある程度余裕のある館であれば、余裕をもって吸収し
てできるだろうが、通算した場合は平均50万円位だろうという予想に立っているのだと思うが、当
然必要な館では置いたらいいし、置かないという選択肢もあると思うし、50万円の上限という縛り
は無い方がいいと思う。固有業務で年間何日置くという基準を作って、それを会長事務局に示し、
使うか使わないかは委任することでいいのではないか。
会長事務局を引き受けるにあたって、施設の一部を借りる手続きをしようとなっている
ある程度の賃金を確保していかないと危ない。研究・研修をやるにも、会の独自の事業に関わると
いうことを県職員が100％やってしまうことはできない。例えば会員名簿作成などは職員のやる仕
事ではない。ある程度賃金とか事務局費を確保しておかないと、説明する際に非常に困難になる。
そういう意味でのバランスは必要になってくる。
賃金職員をどのように雇用するか、色々な方法はあるだろう。
平成２３・２４年度の副会長のところが、東ブロックで未定となっている。平成２５・２６年度は
西ブロックで決まっているので、平成２３・２４年度も埋めておくことが必要なのではないか。
東ブロックは若い順番となっており、宮城県が退会するので、次は長野県になると思う。その次が
秋田県なので、その点だけ確認しておきたい。
了解が取れればよいが、了解が取れなければ未定のまま出すしかない。
宮城県が退会して、福井県が西ブロックに行くので、順序が変わってくる。職員の事情もあって、
今のところ、調整中にしておいてもらいたい。
平成２１・２２年度の関東部会は調整中であるが、群馬県が会長をされるので平成２１・２２年度
の関東部会長は長野県か新潟県になる。長野・新潟両県で調整中である。
平成21・22年度の副会長欄については、未定としておくことで了承された。
色々な懸念をもって、予算の数値がそのまま来年度・再来度の予算になるのだという感覚で読まれ
ている。そうすると、この予算ではできないという議論が混乱すると思う。提案する時、この予算
の数値の考え方・読み方について、念を押してもらっておいた方が、途中から議論に加わった機関
会員や個人会員にも話がわかりやすいと思う。支出予想額」の項にも一応書いているように「今年
度までの支出額を参考にしながら試算した予想しうる支出額であり、いわゆる予算額ではない
（全史料協の場合、予算額というのは実際の支出額よりも大きい数字となるのが通例である）。
ただし、もちろん実際の支出額がこのとおりになるとは限らない」と注書を入れている。
予算の問題だけでもない。三つのWGのことでも、例示になるということで随分修正された。
その問題も、そうなると読んでしまうところがある。それが問題になるので考え方の問題で具体化
していく中での方向性を言っているのであり、全体としてこの文章をどう読むかということについ
て、提案する時に何度も念を押して欲しい。
総会のタイムキーパーとしても、この「個別具体化計画（案）」は、非常に洗練されてまとめて頂
いているが、WGが表に出てから、事務局にアレルギーのようなものが多数押し寄せてきている。
WGが「個別具体化計画（案）」の中でどのように育っていくか非常に興味があったが、今回は例示
ということになって、アレルギーも若干緩んでくるという期待もあるが、例示とあってもそれがそ
のままできると思う人もあるだろうから、WGの件と大会開催の二案は誤解を招くおそれもあるため
委員長提案の際、これはあくまでも例示である旨の説明をお願いしたい。
(５) 全史料協会則の改正について
総務委員会より、監事は現行「二名」を個別具体化計画では「一名または二名」と将来的に含みを
持たせて会則の改正の提案がなされ、下記の討議の末、賛成多数で監事は「一名」と決定された。
提案に対する意見及び回答は以下の通り。
具体的な人事案では一名ということになっている。以前の役員会でも一名ということであった。
総会で質問された場合にはどう答えるのか。予算・決算は会長事務局でチェックしているのであれ
ば、一応二重のチェックが出来ているということで、一名として答えることも出来る。
監事を一名にすると、その一名が欠けた時に改めて選任しないといけない。一般的に、団体の監事
は二名が通常ではあるが、スリム化を優先しているので一名ということになる。
会則で監事を「一名」とすると、時代が変わり二名の方が良いとなった時に再び会則の改正を行わ
なければならない。
別に一名でも構わない。
総会の個別具体化計画案に監事「一名」と出てくる。全史料協会則の改正で「一名または二名」と
前回の役員会で決定したことだが、来期監事は一名となっている。ここで、個別具体化計画案等と
会則との違いを質問された場合説明がつかないのではないか。将来のことを見込むことも大切だが
現状を考える必要があるし、整合性を取る必要から、一名の方がいいのではないか。
逆の質問もある。一般の団体の監事は二名が普通ではないか。一名というのはおかしいのではない
かという質問も出かねないので、「一名または二名」の方が答えやすい。
今回はスリム化を前面に出しているのでスリム化ということで答え、総会で二名という声が大きく
なってくると、個別具体化計画全体の計画が狂ってくる。
こまめに会則を改正するということでいけば、「一名」にしたら良いと思う。
どこかでチェックをかけているという前提で、説明をすればよい。二重チェックが機能しているの
で、監事は「一名」でも良いのではないか。スリム化からすれば監事「二名」はありえない。
「一名または二名」ではなく、「二名以内」という書き方をしてはどうか？監事はもともと役員会
に出ないといけないというものでもないし、監事は執行役員・理事とは立場が違うので、会計検査
等の報告のためにいる。「二名以内」として、置くのは今の会計規模では一名として、二重チェッ
クの機能も持たせるということで、説明がつくのではないか。
本会では会則として、役員は会長・副会長・理事・監事という規定をしていて、役員会のメンバー
には当然監事にも入って頂いて役員会の議論にも参加していただくとなっているので、単に会計監
査をして頂くという役割だけではないと理解している。「二名以内」とするよりは、表現としては
「一名または二名」とするか、「一名」だけにしたほうが良いと思う。
本来、官職等については明確・簡潔であるべきだと思う。前回の役員会で監事「一名」と決まって
いるのであれば、「一名」ということで通すべきである。
(６) 全史料協委員会設置要綱の改正について
総務委員会より、個別具体化計画に基づいて役員会を三委員会（大会・研修委員会、調査・研究委
員会、広報・広聴委員会）にするという要項の改正の提案がなされた。
提案に対する修正意見は以下の通り。
別表（第３条関係）で、大会・研修委員会の所掌事務の（ア）「全国大会の開催県事務局との連絡
調整に関すること」（資料34頁）とあるが、県だけでなく都や道、府もあるので、将来的なことも
考えて、「開催地」とした方が良い。
上記の意見が採決にかけられ、賛成多数で、大会・研修委員会の所掌事務の（ア）は「全国大会の
開催地事務局との連絡調整に関すること」と訂正されることが決定された。
(７) 第１８期（平成２１・２２年度）役員の選出について
会長より、第１８期（平成２１・２２年度）役員の選出について報告がなされた後、現在、空席に
なっている参与（「会則第７条 この会に顧問及び参与若干名を置くことができる。
２（前略）…参与は、この会の運営に関し…（中略）…会長の諮問に応じ、又は意見を具申する。
３（前略）…参与は、役員会の承認を得て、会長が推挙・委嘱する」）に国際資料研究所の小川千
代子氏（現、副会長〔３期６年〕）を推挙することが報告され、了承された。
３ 報 告
(１) 平成２０年度第１回役員会会議報告
（２) 会員の現況及び平成２０年度会費納入状況報告
会長事務局より、（１）および（２）の報告がなされ、了承された。
報告に対する主な意見は以下の通り。
第1回役員会議報告の中で｢ワーキングチーム｣とあるのは｢ワーキンググループ(WG)｣であるので、
修正をお願いしたい。会員名簿の作成について、会長事務局に対する感謝の辞が述べられた。
(３) 委員会報告
(1) 総務委員会
総務委員長より、｢第2回総務委員会の開催｣に関する報告の後、｢全国歴史資料保存利用機関
連絡協議会 大会・研修委員会運営要領（案）｣｢同 調査・研究委員会運営要領（案）｣、
｢同広報・広聴委員会運営要領（案）｣等の改正について、協議事項として提案があり、原案
通り採択された。また、｢有識者会議宛意見書の提出について｣、｢ICA大会（クアラルンプー
ル）報告｣についての報告がなされた。
次に、雑色副会長、及び小川副会長より｢公文書管理の在り方に関する有識者会議への意見
書｣の提出について報告がなされ、続いて、オブザーバー佐々木和子氏より｢第16回ICA世界会
議クアラルンプール大会参加報告｣についての報告がなされた。
最後に、総務委員長より、昨年京都で開催されたSPA運営委員会の状況を著した『世界のアー
キビスト』の発刊、配布結果の状況についての報告がなされた。
(2) 大会企画委員会
大会企画委員会より、9月4日(木)に奈良ロイヤルホテルにて第34回全史料協全国大会開催(奈
良大会)に向けての詰めがなされたこと、および第35回全史料協全国大会開催地(福島県文化セ
ンター)及び日程（平成21年11月18日〔水〕から）の報告がなされた。
(3) 研修・研究委員会
研修・研究委員長より、第34回全史料協全国大会（奈良大会）における研修会用テキスト
『全史料協奈良大会2008 研修会テキスト』について、『大会誌』と合併して研修会用のテキ
ストを作成すること、及び2007年全史料協全国大会（茨城大会）の研修記録については、
『記録と史料』第18号、並びに「全史料協ホームページ」に掲載しているので、『2008研修会
テキスト』では取り扱わないこと、等の報告がなされた。
(4) 編集・出版委員会
編集・出版委員長より8月22日（金）埼玉県立文書館において開催された、編集・出版委員会
の開催状況、バックナンバーの整理の進捗状況、協議事項、現在有償頒布としている会報
（一部200円）の無償配布とすることの報告がなされ、続いて会誌の会員外への販売は書店、
出版社による委託販売にすること、会誌単価の引き上げ（1200円から2000円に）について要検
討事項として広報・広聴委員会に引き継ぐことが報告された。
(5) 資料保存委員会
資料保存委員会より、今年度の事業の進捗状況および予定について報告がなされ、続いて二年
前の尼崎における戦後写真についての画像アーカイブズというセミナーを実施したが、記録集
「戦後写真の危機−画像ｱｰｶｲﾌﾞ構築のために（案）」の作成については、現在、鋭意取り組ん
でいるところであり、ほぼ原稿も固まって、精査・レイアウト等調整の段階にある。この業務
を今年度中にやるということ等について報告がなされた。
(４) 地域担当理事報告
両地域部会長より、下記の通り活動報告がなされた。
(1) 平成２０年度第３回役員会について
会長より平成20年度第3回役員会について、平成21年2月25日（水）に群馬県立文書館で開催す
ることが報告された。
(2) その他
特に意見等は出されなかった。
以 上