日　時：平成２２年５月２７日（木）１３：３０〜１７：００
            〃　　　　２８日（金）　９：００〜１２：００
場　所：新潟県立文書館
出席者：１６名

１　第１８期(平成２２年度)役員・委員について
    事務局より、役員・委員の変更等の報告がなされ了承された。なお、昨年度末の人事異動にともない富岡守会長
     (群馬県立文書館長）、八津川和義大会・研修委員長（広島県立文書館長）、亀田孝調査・研究委員長（埼玉県
    立文書館長）、結城孝典広報・広聴委員長（徳島県立文書館長）、牧野内生義関東部会長（長野県歴史館長）が
    新たに就任した。

２　報告
     (１)平成２１年度第３回役員会会議報告
         事務局より、報告がなされ了承された。（内容は全史料協ホームページ掲載済み）

     (２)会員の現況及び平成２１年度会費納入状況報告
         事務局より、以下のとおり報告がなされ了承された。
         ・会員数は５月１日付で機関会員１４８(２月１日付で退会５)、個人会員２７１(同、入会２・退会１０)、
           準会員１４(同、退会２)で合計４３３(同、１５減)
         ・会費納入率は５月１日現在で機関会員100％、個人会員93.2％、準会員87.5％で全体では95.1％である。

     (３)事務局・委員会報告
         昨年度第３回役員会以降の動向について会長事務局、副会長事務局、各委員会、各地域担当理事から報告が
         行われた。
         �@会長事務局
         ・会員入退会事務、名簿管理、名簿の編集・発行、会費徴収事務、普及業務(リーフレット・クリアファイ
           ル作成)

         �A副会長事務局
         ・国際会議へ代表者派遣（韓国でのEASTICA理事会・セミナーへ佐々木理事を派遣）
         ・ICA主要ポスト選挙への投票
         ・EASTICA会員名簿の訂正
         ・平成２１年度事業報告・決算書作成、同２２年度事業計画・予算案作成

         �B大会・研修委員会
         ・平成２２年度第１回委員会開催（平成２２年５月１４日、於広島県立文書館）
           第３６回全国大会(京都)についての具体的検討、委員会メーリングリストの作成、
           第３７回全国大会(群馬)の確認等

         �C調査・研究委員会
         ・平成２２年度第１回委員会開催（平成２２年５月２１日、於埼玉県立文書館）
　　　     平成２２年度の事業計画・予算案の承認、研修会（公文書館機能普及セミナーin高知）
         ・研究会（企業史料協と合同開催）等の検討、調査・研究テーマの検討、京都大会の報告について（公文書
           館機能の評価指標（仮題））の確認等

         �D広報・広聴委員会
         ・平成２２年度第１回委員会開催（平成２２年５月１５日、於近江八幡市いきいきふれあいセンター）
　　　     平成２１年度年間報告・決算報告の確認、平成２２年度年間計画・予算の確認、会報
           ８８号の編集についての検討、会誌『記録と史料』第２１号編集の検討、ホームページの管理について検
           討等(４)地域担当理事報告

         �@関東部会
         ・定例会（２５５・２５６回）、運営委員会、役員会、総会の開催、会報『アーキビスト』第７３号の発行

         �A近畿部会
         ・総会、役員会、運営委員会の開催、会報『Network』No.42・『Monthly News』No.93の発行、
           例会(105･106回)、テーマ研究会の開催等

３　協議

     (１)平成２２年度事業報告及び決算報告について

     (２)平成２１年度の監査について
　   (１)について、事務局から報告の後、(２)について監事から適正に執行されているとの報告があり了承された。

     (３)平成２２年度事業計画案及び予算案について
         平成２２年度事業計画について事務局、副会長事務局、各委員会より報告された。また平成２２年度予算案
         について事務局から提案があり、計画とともに了承された。

         �@会長事務局
           総会は平成２２年１１月２４日（水）、京都府京都市で行う。
           役員会については、第１回が５月２７〜２８日の新潟市(於新潟県立文書館)、
           以後は第２回が９月１５日〜１６日の京都市（京都テルサホール）、
           第３回が２月２４日〜２５日の名古屋市（於愛知県公文書館）と予定。
           ９月は、京都大会の下見を兼ねる。会員に関わる事務としては入退会の事務、名簿管理、名簿発行、会費
           徴収等を行う。

         �A副会長事務局
           国際会議・セミナー等の会員への広報、国際会議への代表者派遣、国際団体への負担金送付、その他の国
           際交流関係事務を行う予定。

         �B大会・研修委員会
           ５月１４日、第１回委員会を広島で開催した。委員会は計５回予定をしているが、内２回が京都大会の下
           見と大会開催準備となっている。なお、第２回委員会（６月予定）は中止とした。メーリングリストを作
           成して情報交換等を行う予定。
           大会日程は、１１月２４・２５日の２日間、京都テルサホールで実施となっている。

         �C調査・研究委員会
           ５月２１日、第１回委員会を埼玉県立文書館で実施。あと３回行う予定だが、第２回目は８月２７日。
           事業内容としては、公文書館機能普及セミナーを１１月４日(木)〜５日(金)に高知市で開催予定の他、
           公文書館における業務及び保存に関する調査・研究、企業史料協との合同研究会開催(平成２３年２月頃
           の予定)、「全国自治体アンケート」最終結果の『記録と史料』及び全史料協ＨＰへの掲載(年度当初)等
           を行う。

         �D広報・広聴委員会
           ５月１５日、近江八幡市で第１回広報・広聴委員会を行った。２回目は８月上旬を予定。
           会誌と会報の発行については、会誌『記録と史料』第２０号の編集発行と会報は今年度より年２号の発行
           として、８８号(７月予定)、８９号(全国大会特集２月予定)としたい。その他ホームページの維持・管理
           に加え改良を試みている。また来期への課題として、投稿規定・執筆要領の見直し、会誌の頒布方法及び
　　　　　 価格の見直し、有償刊行物の販売促進、バックナンバーの販売及び整理を検討していきたい。
           ※主な意見は以下のとおりであった。
           ・繰越金の有効活用として大会参加促進のため「特別支援金」を計上し、参加費の軽減につなげたい。
           ・繰越金の有効活用について、昨年度から検討してきた｢災害対策｣｢公文書館建設支援｣の基金化と資料保
             存・公文書館設置推進啓発の出版物刊行・ビデオ製作事業を今後検討していきたい。
           ・繰越金の増加には、各事務局、各委員会がその執行にあたって節減に努力したことも一因として挙げら
             れるが、来年度の予算編成にあたっては各事務局・委員会が事業費、旅費等のさらなる精査を行ってい
             くべき。

       (４)第３６回全国（京都）大会について
　         八津川大会・研修委員長（広島県立文書館長）より報告のとおり。

       (５)第１９期役員について
           事務局より昨年度第３回役員会以降の動向について報告。
           すでに確認済みの会長(京都府・西)、副会長(秋田県・東)の他未決定の委員会・地域部会・幹事につい
           て、次期役員会までに事務局を中心に検討していくことが確認された。
           ※主な意見は以下のとおりであった。
           ・機関にとって２年間事務局を持つことは非常に大きな負担だが、個別具体化の１期目でもあることから
             もうしばらくはこの体制を続けて、その上でローテーション等も検討したらどうか。
           ・会の在り方、構成を含めて継続的に検討していくべき。

４　その他
     事務局より次回役員会開催時期・場所について報告があった。
以上