日　時：平成２３年２月２４日（木）１３：３０〜１７：００
場　所：愛知県公文書館　
出席者：２６名（役員１２名、随行２名、事務局２名、オブザーバー・随行１０名）

開　　会（熊嵜副会長）
あいさつ（富岡会長）
１　報告
     (１)平成２２年度第２回役員会会議報告
 　      ・会長事務局より説明、資料の訂正。（（誤）福井県立文書館→（正）福井県文書館）
　       ・詳細は既にホームページに掲載の通り

     (２)第３６回総会概要報告
　       ・会長事務局より説明。

     (３)会員の現況及び平成２２年度会費納入状況報告
　       ・資料に基づき会長事務局より説明

     (４)事務局・委員会報告
　       �@会長事務局
 　      ・総会運営、会員に係る事務、緊急アピールの対応。　
　
         �A副会長事務局
　       ・来年度のＥＡＳＴＩＣＡは１１月１５日〜１１月１７日の日程で開催（東京）。
           テーマは「今日のアーカイブズ」。国立公文書館と連絡調整している。

      　�B大会・研修委員会
      　・過日の委員会では、次の群馬大会への要望として、研修会の質疑の時間をとること、分散会場にならない
          ように等の意見があった。

      　�C調査・研究委員会
　      ・１１月に行われた高知県でのセミナーについての報告。県各課の文書担当者、文書課、総務部長、市町村
          文書担当者等が参加。一定の成果が上がったと考える。

        �D広報・広聴委員会
　      ・会誌は当初計画より遅れているが、近日中に発行予定。

    (５)地域担当理事報告
　      �@関東部会
　      ・第２５８回定例研究会(東京都江東区文化センター)、第２５９回定例研究会(東京都板橋区公文書館)、
          役員会、運営委員会を開催。「じむきょくだより」、「アーキビスト７４号」の発行など。

　      �A近畿部会（資料の通り。説明）
　      ・運営委員会の開催。「Network」（�ｂS３）、「Monthly News」（�ｂX５〜９７）の発行。

    (６)その他
　      �@佐々木理事報告（国際交流担当）
　      ○ＥＡＳＴＩＣＡ大会（韓国ソウル）について
　      ・国際文化展示会で貴重な記録資料が数多く展示されたことが各メディアで取り上げられた。
          特に体験実演コーナーの充実が特筆すべきところであった。韓国におけるアーカイブズ普及への熱心な取
          り組みが感じられた。
　      ○ＣＩＴＲＡオスロ大会（ＳＰＡ・円卓会議・年次総会）について
　      ・ＳＰＡについて、今年度の議論の中心は予算。分担金削減について可決された。また世界アーカイブズ宣
          言が採択された。
　      ・電子文書の保存に関して、どのようなことをすべきか話題となった。
　      ・世界アーカイブ宣言の和訳をＩＣＡのＨＰに載せたい。出来た段階で回覧するので全史料協としての翻訳
          の内容を確認いただきたい。

２　協議
     (１)会員資格の変更について
　       ・京都大会の総会で、学生会員を置くことについては、賛同を得られたが、３０歳以下という年齢区分につ
           いては、反対意見が出た。年齢区分については外す方向で良いか、会長事務局より提案がなされた。
            (質問・意見)
　       ・若い方の優遇ということで年齢の区切りを設けたが、外しても良いのではないか。
　       ・学生会員を作るのがよいか、個人会員の中に学生会員を置くのがよいか。
　       ・学生の定義について確認してほしい。
            (結論)
　       ・学生の定義をしっかり確認し、年齢区分を外す方向で来年度役員会で継続審議していただき、総会に提案
           していただく。

     (２)特別会計について
　       ・本年度の決算については、まだ確定していないが、昨年度より繰越金が減少する見込みである。
           これで各委員会から出された予算を積み上げると、予備費はかなり少なくなり特別会計を設置しなくても
           いいのではないか。
            (補足として各事務局・委員会からのそれぞれ予算案について以下のとおり説明があった)
　       �@大会・研修委員会
　       ・実績と個別具体化計画の提示額に従い、今年度よりも縮小した予算案となった。
　       ・京都大会の収支報告を説明。

       　�A調査・研究委員会
　       ・次期事務局（沖縄）と十分詰めたものではないが、旅費については次期が沖縄県ということを考慮し増額
           した。

       　�B広報・広聴委員会
　       ・印刷製本費は入札の結果、かなり安くなったが、事務局が変わることを考慮し、減額はしなかった。また
           来年度設置が予想される臨時職員の賃金については計上していない。これについては、予備費等からの支
           出をお願いしたい。また、委員の増員とそれに伴う旅費の増額についてもご検討いただきたい。

       　�C会長事務局
　       ・役員会旅費が増えている。ただし機関会員の公費負担の状況で変わる。
　
         �D副会長事務局
　       ・次期事務局（秋田）とは、まだ調整していない。副会長事務局の場合、旅費が事業費の大部分を占めるた
           め大幅な減額は厳しい。
            (質問・意見)
　       ・より負担感が大きいのは、市町村設置の館である。支出の問題については特別会計を用いて解決するのが
           良いのでは？。市町村館に対しては会長事務局の賃金を削ってでも支援するべきではないか。
　       ・個別具体化計画の具体的な見直しは良いけれど、例外的な委員会を作ってしまうのはどうか。
           現段階では、旅費の出し方、職員の手当等。予算上のことは、個別具体化計画の上でやるべきである。
　       ・旅費については、機関会員の場合はまず公費から支出する。旅費支出が難しいとなれば、事業そのものを
           見直すしかない。例えば、役員会を年３回やっているが、本当に３回必要か？いろいろなことを見直すこ
           とが必要。事業を拡大してやっていけば、充実感はあるが、スリム化するところはスリム化しなければい
           けない。
　       ・旅費については見直しが必要である。基本的な会議にかかる費用は会として手当をすべきである。
　       ・特別会計は無理をして設置しなくてもよい。今後各委員会から出てきた提案を調整し、次期の役員会で検
           討したい。
　       ・特別会計については、総会で方向性が確認されている以上、設けるべきである。
　       ・各委員会で圧縮出来るところを考える。もう一度見直してみたい。
            (結論)
　       ・今回の予算案は、第１８期の実績に基づき各事務局・委員会が作成したものであるので、今回の議論を踏
           まえて３月下旬までに調整して再度提出していただきたい。事務局でまとめて次期事務局へ引き継ぐが、
           ５月の役員会までに新体制の中で再度検討して最終案を作成していただく。

     (３)緊急アピールについて
　       ・京都大会で西山氏（京都大学文書館）より発言があった国立大学法人の法人文書問題に関して、その後、
           設置されたワーキンググループの活動について所澤理事(WG座長)より報告があった。
           具体的には国立大学法人だけではなく、独立行政法人をも対象とした法人文書の適正な保存に向けての
           陳情を行うことを検討。
           要請文を作成し、公文書担当大臣に提出予定との報告があった。
            (結論)
　       ・陳情の趣旨、要請文（案）ともに承認。３月上旬に内閣府に陳情予定。

     (４)平成２３年度事業計画案及び予算案について
　       ・特に意見なし。事業計画のみ各委員会・事務局より報告。
          (結論)
　       ・特に意見なし。承認。

     (５)個別具体化計画の総括について
　       ・各事務局・委員会からの報告についてはそれぞれの引き継ぎにおいて、活用して欲しい旨の説明がなされ
           た。

閉    会（小松副会長）