平成２３年度第３回役員会会議報告
日 時：平成24年２月23日（木） 13:30～17:50
場 所：京都府立総合資料館（京都市）
出席者：14名
（役員）井口会長、中嶋副会長、小松副会長、小川参与、人見理事（代理：池田幾夫）、
久田理事（代理：新井浩文）、大久保理事（代理：高木秀彰）、爲國理事、
佐々木理事、所澤理事、亀岡理事
（随行）畑田正樹（秋田県公文書館）
（事務局）西川武司、田辺孝夫（京都府立総合資料館）
欠席者 ２名 小宮理事、平井監事
１ 報告事項
(1) 平成23年度第２回役員会会議報告
(2) 平成23年度総会概要報告
・概要報告中、「最近になって国立公文書館が国際公文書館会議という訳を使
うようになった。」という記載は事実と異なるので、「国立公文書館では、
国際公文書館会議という訳を使っていた。」に修正すること。
(3) 第37回全国（群馬）大会概要報告
・参加者数は361名と、平成６年の神奈川大会に次ぐ規模となった。また、大会
関連企画へ110名の参加があった。
・特別交付金30万円は、参加者増加に伴う増収のため、支出しなかった。
（質疑応答）
・アンケート結果は、会員へ公表するのか。公表しない場合、臨時委員会の委員
に配布してもよいか。
→ 公表は予定していない。配布は差し支えない。
(4) 会員の現況及び平成23年度会費納入状況報告（２月１日時点）
・会員の現況…機関会員141 個人会員283 準会員14 計438
・会費未納入者…機関会員１ 個人会員27 準会員２ 計30
(5) 各事務局、委員会報告
・東日本大震災臨時委員会による陸前高田市の被災公文書救済活動は、21日間、
延べ60名が参加した。
(6) 地域担当理事報告
・関東部会のホームページは、事務局だけでなく、各運営委員がそれぞれ書き込
めるよう見直しを進めており、実現すれば事務局の負担軽減も図ることができ
る。
(7) 平成23年度決算見込みについて
・収入見込額は11,854,830円、支出見込額は8,855,751円であり、収支差額の
2,999,079円が来年度に繰越される。繰越金額は昨年度に比べ約1,900千円程度
減少する見込み。
２ 協議事項
(1) 東日本大震災臨時委員会設置要綱等の一部改正について
・臨時委員会の設置期間を「平成24年３月31日」から「平成25年３月31日」に延
長するため、設置要綱第５条を改正
・臨時委員会にワーキンググループを設置するため、運営要領第４条第４項とし
て「委員長は、必要に応じて事案処理のためワーキンググループを設置するこ
とができる。」を追加
・臨時委員会委員に、これまで陸前高田市の活動で中心的な役割を担ってきた個
人会員の林貴史氏を11月に遡り追加で選任
（質疑応答）
・臨時委員会は、暫定的に設置したものであり、平成25年度以降は常設委員会の
中で処理すべき。そのため、平成25年３月31日以上は延長しないということを
明文化願いたい。
→ 翌年度以降継続する場合は、意見を踏まえ、別途議論したい。
・ワーキンググループの委員は、会員に限るのか。限るのであれば、その旨明記
すべき。
→会員に限定する。要領の記載内容を「事案処理のためのワーキンググループ」
から「事案処理のための会員によるワーキンググループ」に修正する。
（結論）
・一部修正の上、承認
(2) 平成24年度事業計画案について
（要望）
・来年度の全国大会でも、臨時委員会から発表の場を設けていただきたい。
(3) 平成24年度予算編成の考え方（案）について
・来年度への繰越金は約3,000千円と前年度に比べ約1,900千円の減少する見込み
であり、平成24年度の収入予算は約9,900千円となる。
・これに対し、各委員会及び事務局の予算要望額は約11,240千円であり、特別支
援金や予備費を全く計上しない状態で約1,350千円の不足が見込まれる。
・このため、平成24年度の予算編成については、来年度以降の全史料協の事業継
続を見据え、以下の内容を提案する。
①臨時委員会の活動経費は、重点事項として平成23年度同額の1,000千円を繰
越金から支出する。なお、平成23年度寄附金額は別途加算する。
②臨時委員会以外の支出は、繰越金以外の収入予算6,900千円と、繰越金を財源
とする200千円の計7,100千円以内に抑えるとともに、うち500千円は予備費分
として不測の事態に備える。
③委員会等に配分する7,100千円から500千円を差し引いた6,600千円は、今年度
を含む過去３カ年の支出額を基に比例配分で執行上限額を算出する。予算計
上額は、執行上限額の15％増の範囲内で積算することを認めるが、必ず執行
上限額以上の金額は執行を留保する。
・なお、本案に基づき来年度予算を執行したとしても、平成24年度末の繰越見込額
は1,650千円と今年度に比べ約1,350千円減少し、平成33年度には繰越金はなくな
る見込み。
・平成24年度以降の活動費を平準化し、活動の継続性を財政面で担保するため、避
けられない見直しであると考えている。
（質疑・意見等）
・本来、予算額は毎年度の会費と諸収入の範囲内で編成するのが原則であり、妥当
な考え方ではないか。
・全国大会の開催地により旅費の額が毎年異なるため、過去の決算額で算定するの
は無理がある。予算削減のためには、委員数を減らしたり、講師を削ったりする
必要があるが、それでよいのか。
・予算を削減するのであれば、一律で行うべきであり、各委員会で例外を作っては
ならない。
・今後10年で繰越金がなくなるシミュレーションをされているが、５年程度とすべ
きではないか。
・事務局がどの府県で持つのかより、支出額が大きく変動するため、過去３カ年の
実績で判断されると困る。
→ 個別事業計画により、平成21年度から組織を大幅に組み替えたため、それ以前
の実績を算出することは困難。また、直近の実績額であるため、より実情を反
映している。
・会費収入が今後変わらない前提でシミュレーションされているが、事業展開によ
っては会員の増加も見込める。積極的な予算を編成すべきであり、予算縮小は問
題なのではないか。また、各委員会で、共同でできる事業等を模索すべきではな
いか。
・各委員会でそれぞれやりたい事業はあると思うが、収入額に見合った事業を行う
べき。また、各委員会同一の基準で削減しないと必ず不満が生じる。
・個別事業計画で決められている旅費支給の年間１回は、きっちり守られているの
か。各委員会等で例外なく実施する必要がある。
・予算の編成について、会長事務局で各委員会の事情を勘案し、全体的な調整をし
ていただけないか。また、委員会を超えた予算の流用はできないのか。
→ 会長事務局で、各委員会の事業に優劣を付け予算を調整するようなことはでき
ない。また、事務局の負担をこれ以上増やすこともできない。
・調整権限をどこに持たせるのか課題。昨年度の全国大会について、役員会で震災
対応をもっと増やすべきと意見を出したが、大会の内容は大会・研修委員会の専
管事項であり、意見があったことは伝えるとのことであった。このようなやり方
で本当によいのか。
・金額や課題の調整は、この役員会の場で行うべき。
・最終的には会長と委員長が協議の上、会長が判断すべき。また、支出額は今回提
案の執行上限額の範囲内で考えるべき。
（結論）
・予算編成の考え方は承認。各委員会等で検討の上、執行上限額の範囲内で予算案
を作成し、３月16日までに会長事務局へ提出する。
・どうしても執行上限額が超える場合は、会長と委員長が相談する。ただし、委員
長は委員会から調整を一任してもらうようにすること。
(4) 東日本大震災及び東京電力福島第一原子力発電所事故関連公文書等の保全・保存に
関する要望について
・予算の関係もあり、東京まで要望に行けないので、郵送する。
（結論）
・要望書の提出及び文面とも承認
(5) ＩＣＡの日本語訳について
・ＩＣＡの日本語訳は、全史料協が使用する場合、当初から使用している「国際文
書館評議会」に統一することとしたい。
（質疑応答）
・投稿記事等で、別の名称が使用された場合、どのように対応するのか。
→ 編集注を付すこととする。
（結論）
・承認
(6) ＳＰＡ運営委員の交代について
・ＳＰＡ運営委員の任期は2012年までとなっており、ＳＰＡから運営委員を引き続
き全史料協から選出するよう求められるかは不明であるが、今年で交替をお願い
したい。後任は、会員から公募で決めるべきであるが、応募者がいない可能性も
ある。現時点で、後任候補者となる人はない。
（質疑・意見）
・後任者が選出できない場合は、副会長事務局が代行すべき。
→ 実際には難しい。個人会員の中でやる気のある人を捜す方がよい。
・引き続き参加することのメリットはあるのか。何のためにやっているのか解らな
いという意見もある。
（結論）
・現状は共通認識とした。引き続き調整、検討する。
(7) 会誌投稿規程の改正について
・第２回役員会で協議いただいた著作権の取扱いは、引き続き検討することとし、
今回は現状と齟齬が生じている規定を改正することとした。
（質疑・意見等）
・投稿原稿の規程なので、第１条の規定は不要ではないか。
・「その他」のジャンルとして原稿枚数４枚以内という区分があってもよいのでは
ないか。
・投稿原稿は、査読することを明記すべきではないか。
・第３条の規定を「提出されたものについて、その年度の会誌への採否を審査する
ものとする。」から「提出されたものについて内容を審査し、その年度の会誌へ
の採否を決定するものにする。」へ変更することよいのではないか。
・第６条で、掲載原稿に対しては原稿料を支払わないことをあえて規定する必要は
なく、「謝礼については掲載誌の贈呈をもってこれに代える」でよい。
（結論）
・意見を踏まえ、再度内容を整理し、提出する。
(8) 平成25年度全国大会開催地について
・現時点で平成25年度の大会開催地が決まっていない。
・平成25年度は東ブロックの開催となっている。順位１の岐阜県は個別具体化計画
上、平成23年度開催地になっていたが、人員体制上困難とのことである。東京都
は、平成28年度に新館建設予定であり、打診する前に文書で変更願いが提出され
ている。
・北海道については、旅費が増大すること等を勘案し、当方の判断で打診していな
い。秋田県は、創立20周年事業と重なるため、困難とのことである。
・なお、ブロックローテーションの考え方が個別具体化計画で採用されているため、
西ブロックには打診していない。
（質疑・意見等）
・北海道については、打診すべき。
・新館開館が予定されている三重県や福岡県には、打診しているのか。ＰＲを兼ね
て大会を行うということもあるのではないか。
→ 現時点で打診していない。
・長野県に打診する際、松本市等も含め、県全体でサポートするようなことはでき
ないのか。人を出してもらうことにより、かなりの負担軽減が図れるのではない
か。
→ 基本的には、県が受けるか受けないかを判断することになると思う。
（結論）
・北海道を含め、順に鋭意交渉を進める。なお、新しく開館する府県も念頭におく。
(9) 第20期（平成25～26年度）役員体制について
・次期会長県は栃木県の予定であったが、平成23年度末を持って退会される。その
ため、個別具体化計画の考え方に従い、１月19日に会長と小松副会長が愛知県に
依頼に赴いた。
・愛知県で検討されたが、専任職員が１名しかおらず、予算も大幅に削減される見
込みのため、担うことは困難ということであった。
・依頼のため出張する旅費も限られており、今後は役員で分担し打診することも検
討しなければならない。
（質疑・意見等）
・都道府県で会長県を担うことに限らず、他のところで担えないか検討すべき時期
にきている。
・今後、打診していくとしても、来年度予算編成時期である７～８月がリミットと
なる。京都府では、25年度以降も引き続き会長県を継続することはできないので、
その時期には今後どうするのか判断する必要がある。
・ブロックローテーションという考え方自体見直す必要がある。
・会長事務局だけでなく、副会長や各委員会も含め検討する必要がある。
・今後、全史料協をどうするのかについて、会員全員のテーブルに乗せ、議論する
必要がある。
（結論）
・優先順位に従い、各府県に打診する。なお、ブロックローテーションには拘らず、
交渉する。
(10) 組織・業務改善計画個別具体化計画の総括について
（意見交換）
・個別具体化計画は、機関会員の負担を前提に策定されており、自治体の人員体制
や財政規模が縮小されていくなか、今後どのように全史料協を運営するのかを考
えなくてはならない。
・全史料協の改組も含め、議論が必要
・個別具体化計画の見直しをどのような場で行うのかを検討し、総会での提案内容
を詰めていくことが必要。
（結論）
・会長から、個別具体化計画の総括の方法について、平成24年度第１回役員会で提
案する。
－ 以 上 －