日　時：平成２６年２月２１日（金）１３：３０〜１７：００
場　所：広島県立文書館
○役員（11名）
　八津川会長・小松副会長・佐藤副会長・白井理事・金谷理事（代理：小川正人）・
　小島理事（代理：高木秀彰）・結城理事・宮沢理事・早川理事・和田理事・中川監事
○随行（１名）
　渡辺琴代（広島市）
○事務局（２名）
　長沢洋・西向宏介
○欠席者（１名）
　小川参与

1 報告
(1) 平成25年度第1回役員会会議報告
・会長事務局から報告。すでに全史料協ウェブサイトに掲載済み。

(2) 平成25年度総会概要報告
・会長事務局から報告。会報95号に掲載予定。

(3) 第39回全史料協全国（東京）大会報告
・大会・研修委員会より概要と結果について報告があった。
参加者数：274名、協賛企業：10社、機関会員展示：12機関、ポスターセッション参加：9会員、交流会参加者：120名

(4) 会員の現況及び平成25年度会費納入状況報告
・機関会員134、個人会員290で、総会報告（平成25年9月1日時点）から増減なし。ただし、個人会員は1名増、1名減で差引ゼロ。機関会員に変更なし。
・会費納入状況は、1月31日現在で、機関会員未納1、個人会員未納41となっている。なお、個人会員は、会費請求時点での会員数291名に請求。

(5) 各事務局・委員会等報告
・各事務局より前役員会以降の活動状況を報告。特記事項は以下のとおり。

○会長事務局
・次期役員体制、全国大会開催地の調整を行った。

○大会・研修委員会
・第39回全国大会について
［反省点］
・会場の設営作業に円滑さが欠けたところがある。
・参加申込では、�@ネット申込を導入し、�A参加費（資料代）は受付で当日支払としたが、�Aについては、一部の機関会員にやや戸惑いがあった。
・参加者名簿に不備があり、当日に差替えがあった。また、参加者の選択した研修会を名簿に明示すべきだった。
・受付は思った以上にスムーズにできた。
・ネット申込はかなり使われ、その分、事前受付事務は軽減された。
・協賛金を引き上げたが、多くの企業に参加してもらい、参加した企業からの評判もよかった（普段会えない自治体職員と話ができたことなど）。
・反省点はあるが、大会としては何とか成しえたと思う。

［大会内容について］
・この3年間、公文書管理法の施行を見据えて大会テーマを設定してきた。そのことに意味はあるとしても、結果として公文書に傾斜していったことは否定できない。
・全史料協の会員は、公文書と古文書（地域資料）の両方を扱っているところも多く、地域資料をどうするかという声はある。従って、この次はその点を考慮する必要がある。

［開催形態について］
・平日（木・金）開催が最適ではないか。

［委員会運営の課題］
・事務局機関（事務局員）を持たないため、以下のような運営上の課題がある。
・委員会としての意思決定のしかた（メーリングリストを使うしかないが、それだけでは困難）。
・会計チェックが困難（途中から電子的な起案を試みたがまだ試行錯誤中）。

［その他］
・26年度中の仕事のひとつとして、次年度大会の準備も位置付けたい。
・大会当日、NHKの取材があり、23時のニュースで流れ、ネットニュースにも上がっていた。NHKからは、その後何回か全史料協への取材があり、今後も関係が継続すればと思う。

（質疑・コメント等）
・前日の準備の不都合とは具体的にどの点だったのか？
・チーム別に準備の仕事をしていたが、全体調整に上手くいかないところがあった。
・参加費（資料代）の事前振込を止めたことに戸惑った機関会員には、予算処理の点で何か不都合があったのだろうか？
・戸惑いを表明した機関会員はあったが、おおむね当日支払に対応してもらえたので、何とかなったのではないか。
・自治体としては職員に現金を持って歩かせたくないので（事故等を考えれば）、事前振込が望ましいということになるのだろう。ただし対応不可能ではない。
・事前振込方式は、事務局（委託先）が一回一回確認し通帳記入する手間が大きいと思う。それ用の郵便振替口座を用意すれば振込のたびに通知が行くが、委託先との契約内容の関係で銀行口座を使用するしかなく、契約を見直せば委託費に影響があるだろう。
・参加する機関会員に当日現金支払に対応してもらったほうが、経費的にも好ましいのか。
・現状ではそういうことになる。
・もともと、前会長事務局が委託先と折衝した際には、大会参加費徴収は委託事務として想定されていなかったと記憶する。
・共催された学習院大学からは何か感想があったか。
・あまり詳しく伺ってはいないが、「よかった」旨の感想は聞いている。
・今期、大会・研修委員会は機関会員の事務局がなく、委員の努力や他からのサポートで何とかなったと聞いている。しばらくは委員にも周辺にもノウハウがあるだろうが、今後もこのような状況であるならば、ノウハウの継承が困難になるのではないかと危惧する。やはり事務局が必要であることはあらためて感じる。この点について何か善処を検討できればと思う。役員各位の御協力をお願いしたい。
・もう１年やると、大分要領が分かってきて、形もできるだろう。そうすれば、機関会員事務局が以前担っていた事務量の何割かはなくなると思う。また、大会開催地（機関会員）が以前のような役割を果たすようになれば、事務量は大体半分ぐらいになるのではないか。

○調査・研究委員会
・8月26日に札幌で行った公文書館機能普及セミナーは、参加者62名。札幌からは遠方でも関心のある道内の自治体から参加していただけた。また、これがきっかけで、石狩市と恩納村で提携がなされるなど、公文書館機能を持った自治体が少ない道内で、関心のある職員・議員が動きやすい環境を作れたのではないか。

（質疑・コメント等）
・調査・研究委員会で企画していただいた大会研修会の辻川講師のコマは、アンケートによれば、午後の研修の中で一番評判がよかった。
・調査・研究委員会の中でのブログの評価は如何か（組織検討ワーキンググループからの報告に情報発信手段について問題提起がある）。
・一般的な議論だが、速報性と掲載情報の分量という点で、紙媒体のような制約がないことはメリットだと思う。一方、定期的にアクセスする人とそうでない人で情報落差があるのは否定できない。広報誌とのバランスを考える必要はあると思う。

○広報・広聴委員会
・『記録と史料』24号を編集中。「公文書管理条例のいま」を特集テーマとした。年度末には刊行できる見込み。
・会報95号（大会特集号）はゲラができた状況。

(6) 地域担当理事報告
・関東部会・近畿部会より昨年6月以降の活動報告があった。

（質疑・コメント等）
・近畿部会で始めたブログの状況は如何。
・パイロット版として作成し、最近正式な部会ブログとして運用し始めた。

(7) 平成25年度決算見込額について
・各事務局より提出された1月末段階での見込みなので、3月末までの支出額はこれより増えると予想される。
・収入額のうち、諸収入（刊行物売上、広告料など）が予算額より多く、総額で1,011万円となった。
・支出額は、各事務局の努力で抑えていただき、（未確定なところはあるが）400万円程度の次年度繰越になる見込み。
・副会長事務局の支出減は、随行者の旅費を使わなかったため。
・大会・研修委員会は、大会での講師・発表者を東京近郊から選んだため、旅費をほとんど使わずに済んだことが大きい。
・調査・研究委員会は、公文書館機能普及セミナー開催地が札幌だったので、委員の旅費が少なくて済んだ。


2　協議
(1) 平成26年度事業計画及び予算について

�@平成26年度事業計画案
・各事務局より、次年度事業計画案について説明。なお、正式な事業計画の承認は、次回役員会で行う予定。

○会長事務局
・総会は11月13日（木）九州大学箱崎キャンパスで予定。役員会は2回（6月20日、27年2月20日）を予定。

○副会長事務局
・国際会議・セミナー等の会員への広報、国際団体への負担金送付など。

○大会・研修委員会
・委員会は3回（東京・福岡・東京）を予定。
・26年度大会の企画運営のほかに、27年度41回大会に向けた準備も行う。

○調査・研究委員会
・役員会は2回を予定。
・「公文書館機能普及セミナー in 岩手」を岩手県後援で6月6日（金）に開催予定。
・「公文書館機能整備のための手引き」を電子媒体で作成し各地にメール配信予定。ただし、いきなりメールで送付しても受け取った自治体では何のことか分からないと思われるので、事前に通知文を送付することにした。

○広報・広聴委員会
・委員会は3回を予定。
・会誌（25号）、会報（96、97号）を刊行予定、ウェブサイト維持管理など。

�A平成26年度予算案
・事務局より次年度予算案の全体概要と方針について説明。正式に承認されるのは次回役員会の予定。
（補足）
・24年度総会の折に全史料協の財政破綻の懸念が示されたが、過去の収支を見れば、収支比率に変動はあるものの、収入に応じた活動をしていることは明らかなので、破綻の懸念は小さい。
・以前、繰越金の多さが問題にされたことがあり、基金を作ることが提案されたが、結果的に東日本大震災への対応で支出を行ったこと、及び、繰越金を活用する運営を試みたこと等により、繰越金は減少した。ただ、今年度は繰越金の増額に転じているので、健全な財務運営に努めれば問題はないと思われる。

(2) 第21期役員体制（機関会員事務局）について
・事務局より次期の役員体制について以下のとおり説明があり、了承された。

［東西ブロック区分割り当て方針］
・会長：東
・副会長：西
・大会・研修委員会：東
・調査・研究委員会：西
・広報・広聴委員会：西

［会長発言］
・事務局（役員）は会長が指名することになっており、実際、折衝は行うが、各地域での情報（機関会員の状況等）については、会長事務局だけでは十分に把握しえないので、各地域で推薦（と事前折衝）をお願いしたい。

（補足意見等）
・各事務局の東西のブロックの順次交代という観点からみると、今期（20期）の引き受け方は異例であり、次期は何とか元のようにブロックを交代した形で受けてもらえるようにしたい。
・役員交替時にまた苦労しないよう、組織業務改善計画に基づいて次をお願いすることが必要だろう。
・事務局を次に依頼するときは、引受可能な条件を整えてから引き継ぐことが必要で、今回の改善計画も根底にはその観点がある。

(3) 平成26年度（第40回）大会開催場所について
・福岡市の九州大学箱崎キャンパスを予定。メイン会場は旧工学部本館。
・九州大学共催、福岡県後援で調整予定。ほか、福岡県自治振興組合の後援も要検討。
・九州大学から大会・研修委員会に委員1名参加予定。

(4) 組織検討ワーキンググループ「組織業務改善計画」第一次案について
・小松座長より「組織業務改善計画」第一次案、および大会で行った「中間報告」へ寄せられた会員の意見について、要点の説明があった。

（質疑・コメント等）
・例えば、地域史料協のような組織が全史料協に機関会員として加入できるのかという問題があり、それができないとして、では、そのメンバー個々が全史料協に入会できるかというとそれも困難ということがある。このような問題を考えた時、（会則第4条第2項に機関会員についての定義はあるが）、そもそも全史料協にとって、機関会員とは何か、どのような仕事をする存在なのかという論点があるとよいのではないか。どういった存在を機関会員と見て、今後会員を広げていくのか方向が出せると夢があるのではないか。
・第一次案の最初に「会の性格」として、アーカイブズ機関の連絡協議会と記されている。会則の定義がこのアーカイブズ機関を指していることは、おおよその合意なのではないか。
・機関会員は当初は行政機関（自治体）だけだったのが、次第に拡大して民間企業なども会員になってきたという事情はある。
・地域史料協が全史料協に加入することはできないのか。入ってもいいのではないか。
・史料協はそれ自体が協議会なので、会員として認められないのでは。
・認められないのは、機関概念と関係があることで、明確な根拠があってというのではなく、運用で行われていると理解している。
・組織業務改善といったとき、今は会員に含まれていないところも含め、広がりをもって考えていったほうがよいのでは。
・誰のための組織であるかを明確にして、今後の会の方向を組み立てていったほうがよいということだろうか。
・全史料協は、地方自治体の公文書館とそれに類する機関の集まりを出発点とし、次第に大学や民間が加わり幅を広げたという事情はある。ただ、地域史料協については、その地域史料協を（単独で）全史料協会員として認めたとすると、その地域史料協構成メンバーである自治体をどう扱うか（会費負担をどうするか）等の問題があり、今のような運用になっていると認識している。もし地域史料協の会員加入を可とするならば、会費の扱いはきちんとする必要がある。
・機関会員について、いくつかの段階を設ける（たとえば評決権を持たない会員など）ことは考えられる選択肢ではないか。
・そうすると、多くの会員が評決権のない（会費の安い）会員を選択してしまうのではないか。
・今回の計画では、機関会員の会費負担については課題として挙げず、現状を受け入れた上で収支バランスを取るという考えに立っている。
・計画には、会の性格をアーカイブズ機関の協議会と記しているが、機関会員の概念を広げるような論点は含まれていない。ただ、全国にあまねく会員が広がっているわけではなく、団体としての力量にも留保が付く点を考えれば、会員概念の拡大も必要かもしれない。
・アーカイブズ機関という言葉が何を指すのか、誰もが分かるように、自治体だけでなく大学や企業も含めて、資料保存の業務に携わる機関を指すという旨を追記してはどうか。それによって、この会を構成する機関会員のイメージがより明確になるのでは。
・自治体の機関会員には、公文書館のほか多様なものがある（部課、編纂室など）。公文書館が正統な機関会員だとは思うが、設置する前段として歴史資料を扱う編纂室などの組織があり発展してきたという経緯があるので、多様な会員構成になったのだと理解している。実際、県庁の法務文書課などのような組織が会員になっている例もあり、機関を設置していない自治体でも会員となっている。
・最初の経緯の部分で平成20年度の「個別・具体化計画」が始まりになっていると書かれているが、そもそもこの計画を作るに至る背景について説明してあると、入会を考える非会員や退会を検討しているかもしれない会員に対して、協議会としての方向性や過去の経緯を説明しうる資料になると思う。
・どうして今このような計画が必要なのかという趣旨を冒頭に置いて、案にある「本計画に至る経緯」は、別記でもいいのでは。
・言及されている「個別具体化計画」がそもそも何なのか、何故それが作られたのかが分からないということではないか。
・平成20年までの会の状況・態勢について説明があれば、もっと分かりやすくなる。
・「外部状況」のところで、地域の史料協の活動が充実してきたとあるが、ここ数年では、平成の大合併で市町村の数が減少し、活動に参加する実人数も減少しているのが現状。中には、解散してしまった史料協もある。地域史料協の活動が難しくなっている分、相対的に全史料協の意味が大きくなっていると感じている。今回の大会も市町村からの参加が多かった。
・地域での機関どうしの連携を支援する、という目標に関連して、ここに入れるべき話かどうかは別だが、官民学の連携という問題も、会の目標として視野に入らないだろうか。たとえば、全史料協大会を大学で行うことや、半数の都道府県で出来ている地域の史料ネットとの連携なども考えられる。自治体を中心にしたアーカイブズ機関の協議会とは異なる（しかし関連のある）別の組織との連携についても、広い視野から会の目標という議論に入れてもよいと思う。
・大会・研修委員会の業務について、案には、開催地大会事務局を置けない場合のマニュアルとあるが、ここは委員会事務局を置けない場合のマニュアルとするのが適切。この2年間でノウハウが蓄積されると思う。
・地域部会については、最終決定権は部会にあるとしても、全史料協全体をどうするかという観点から、地域部会での議論の素材としてもらうために、親会としての提言はしてもよいのではないか。
・提言をすることに異論はないが、部会内部には様々な考えの人がいる。たとえば、東日本へと部会を拡大したとして、それが全史料協の利益・発展になるかという問題がある。提言があるならば、部会内部で丁寧に議論する必要があると思う。
・集まりやすいエリアで情報交換しながら勉強するという地域部会の趣旨を考えるならば、東西の二つでは大きすぎて問題にならないと思う。
・東西というのは、あくまでもたとえばの話なので、論点・提言として出されればよいのでは。
・親会とセットでなければ部会会員になれない（親会は困難だが部会には加入したいという声をどう拾うか）という問題は、部会内部でよく議論になる。これは部会だけでは決められず、親会としての見解が示されないと如何ともしがたい。
・そこは部会が独自の判断で規約を作ってやればよいことで、親会は、それをどう会員として取り込んでいくかを考えるべきだろう。
・親会に入らず部会に入りたいという声はあり、対応は考えられるが、親会に加入しなくても部会加入が可能になれば、親会を退会していくかもしれない。
・そういう問題は絶対あると思う。ICAとEASTICAの関係でも同様の議論があった。やはり、正規メンバーは両方入ってもらわないと困るということにし、あとは内部でどうするか（たとえば通信会員などの形）ということなのではないか。
・予算の都合で親会加入は無理というところは確かにある。
・会費が別になっているので、この問題が生じている。解消しようとするならば、親会本体の会費を値上げして部会活動費を親会予算に内部化する方法があるが、現実には困難。
・これから活動を広げていこうとしたら、地域史料協や各地の研究会などにも、部会例会の際には声をかけたり、あるいは、例会がそれらの会に相乗りしたりすることも考えていく必要がある。それで共有するものができて、目指すところに近づくのであればよいと思う。
・今のお話を聞くと、地域史料協のようなところが会員になれるかという問題は、地域部会のほうが対応が容易だという気がする。
・課題はあるが、常識的に考えれば、親会に加入していないから地域部会の例会にも参加できないという訳ではないだろうし、もし部会で問題にしようというのであれば、次の（新年度第1回）役員会で方向性を出すのはどうか。
・方向性を出すとしたら、東西二大ブロックではなく、関東・近畿以外の地域にも、部会を作って全史料協を盛り立てていくというようにしてもらえたらと思う。
・部会を現在の二つのほかに作ることは、会則を見ても否定はされていない。
・そういう話はよくしてきた。これについては、運営組織の問題が一番大きいと思う。
・地域部会については、全体の運営・組織の問題に関わることであり、第一次案に「数年先」とあるように、性急に結論を出すのではなく、もう少し双方で詰める＝意見交換の場を作るという表現にしていかなくてはならない。
・その考えに賛成。部会にもいろいろな意見の人がいて、こういう方向で行くと性急に言われても問題が生じるだろう。
・次回の役員会で、考え方をもう一度整理したい。
・第一次案は、事務局について、持ち回り（ローテーション）制にするか否かという二者択一の議論ではなく、条件を整えることで実体としての持ち回り制を維持させるという話になっているので、機関会員（道立文書館）が意見として表明した危惧は、ある程度解消されるのではないか。
・紙媒体のメディアについて継続する方向性が明記されたのはありがたいと思う。［高木］
・会報・会誌のウェブ掲載に関し、「著作権上の問題もあり」というのは、どのようなことか。「著作権上の問題」という表現からは、できないというニュアンスを感じたが。
・原稿のウェブ公開については、あらかじめ執筆者に了解をとるか、あるいは著作権を譲渡してもらうかなどの処理をする必要があるが、どこまですべきか意見がまとまっていない。
・バックナンバーは分かるとして、今後の発行分については、執筆者にウェブ公開の了承を取っていくことは可能だと思うが。
・ウェブ公開のためには、著作権を譲渡してもらう必要があるという意見も委員会の中にはあり、（10年くらい）結論が出ていない状況。これは、法律家についてもらって、書式・規程を整え、著作権問題をクリアした上で、ある時点からウェブ掲載を開始するという運びが必要。現状の広報・広聴委員会では、これはかなり大変な仕事になる。
・計画には、会員であることの利益（研修など情報を得ること）と負担（会費）とのバランスという観点が欲しい。また、会員であることは、利益を受けるだけでなく、会の運営に参画して仕事をする（機関会員の規模に応じた）人的負担も伴うことも盛り込んでもらいたい。
・同感。機関としての強弱や個別の事情はあるが、基本的にローテーションはあるべきだと思う。会運営の仕事に関わることは、結果的に自己の仕事に返ってくるものだと思う。
・副会長事務局の業務について、「一本化するアイディアもあるが…」の理由の箇所が分かりにくいのだが。
・アンケートで寄せられた改革意見を考慮した文章になっているが、趣旨は、副会長事務局の業務は現状を維持するという点にある。
・文章表現を整えておいてもらいたい。

(5) その他
�@会則の一部改正について
・事務局より、改正案について以下のとおり説明（趣旨は、従来慣習的に行われていた、役員会の書面決議と会議録作成について明文化すること）。
現行の第13条に以下の6項、7項を付け加える。
6　前項本文の規定にかかわらず、役員又は委員会構成員の全員の承諾のあるときは、役員会又は委員会の議事は、書面又は電磁的方法により決することができる。
7　会議の議事については、議事録を作成する。
・了承され、次年度総会に案として提出することになった。

�A機関会員の区分について
・事務局より以下の説明があった。
・平成25年度より加入した国立水俣病総合研究センターの会費について、昨年、「都道府県・政令指定都市」と同額を請求し納入されたが、同センターより会費区分の適用について問い合わせがあった。同センターの機関としての性格を考えると、会費区分は「その他」とするのが適切と判断したので、差額は先方の希望を聞いて返戻等の処置をとる予定。

3　その他
�@ アーカイブズ関係機関協議会について
・1月16日に国立公文書館で行われたアーカイブズ関係機関協議会について、出席した佐藤副会長より状況報告が行われた。

�A 平成27年度の大会開催地について
・事務局より以下の説明があった。
・秋田県より大会開催受け入れの意思が表明されていたところ、機関会員である秋田県大仙市から秋田県に対し大会誘致の要望が出されたとの情報があった（大仙市は28年度公文書館開館を計画中）。

（コメント等）
・大仙市から大会誘致の要望があったことは広く紹介してはどうか。

�B その他
・「東日本大震災臨時委員会」報告書について、進行状況・在庫管理などの予定はどうなっているのか。
・販売予定はないと聞いているが、事務局も現時点では充分承知してはいないところもあり、情報を得たらお伝えしたい。


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