総務委員会 平成１８年度第３回総務委員会 日　時　平成19年3月16日午後1時30分から午後3時30分まで 場　所　愛知県公文書館整理室�T 出席者　委員長、副委員長、委員（内１名代理）、事務局３名 １．報告事項についての質疑応答 (1) 　平成１８年度全史料協第３回役員会の概要報告 　事務局が概要を説明。質疑は特になかった。 (2) 　07年春のICA/SPA運営委員会日本開催実行委員会の検討状況について 　小川副委員長及び事務局が概要と開催通知書の原案を説明。 　原案を一部修正した上で、全会員及び後援団体に配布することとした。 ２．協議事項 (1) 　組織・業務改善計画書（案）について 　事務局が原案を説明。原案を一部修正した上で、役員会に提案することとした。 　なお、下記事項について、新しい総務委員会へ引き継ぐことを確認した。 　　ａ　計画書のフレームは役員会の既決定事項であり、総務委員会としては、現行計画での総会にお 　　　　ける決定を目指すこと 　　ｂ　平成21年度の新体制までの各委員会の取組み、移行スケジュールについても総務委員会として 　　　　進行管理すること 　　ｃ　個別具体化計画の作成の早期の段階で役員選出のブロックローテーション案を決定させていく 　　　　こと。その際、大会開催地決定の東西ブロック分けを参照すること 　　ｄ　役員、委員会委員の決定、選任手法について、個人会員の関与のあり方を整理しつつ、明確化 　　　　させていくこと 　　ｅ　こうした決定の際の原案作成は、総務委員会が行うこと (2) 　平成１８年度事業報告・決算（案）について 　事務局が原案を説明。質疑は特になかった。 (3) 　平成１９年度事業計画・予算（案）について 　事務局が原案を説明。質疑は特になかった。 ３．その他 (1) 　平成１９年度第１回総務委員会の日程について 　平成19年5月15日（火）に京都府立総合資料館で開催する。 平成１８年度第２回総務委員会 日　時　平成18年12月22日午後1時30分から午後4時00分まで 場　所　京都府立総合史料館２階会議室 出席者　委員長、副委員長、委員（内１名代理）、事務局３名 １．報告事項についての質疑応答 (1) 　平成１８年度全史料協第２回役員会の概要報告 　事務局が概要を説明。質疑は特になかった。 (2) 　第39回ICA円卓会議・ICA/SPA運営委員会の結果について 　小川副委員長及び事務局が概要を説明。質疑は特になかった。 　ブルーシード国内委員会の設置について、国立公文書館に対して設置要請するかどうかについて検討。 (3) 　07年春のICA/SPA運営委員会日本開催実行委員会の検討状況について 　事務局が概要を説明。質疑は特になかった。 ２．協議事項 (1) 共催実績調査及び共催対応について 　事務局が原案を説明。 　独立会計で事業を行っている地域部会の扱いについて検討し、共催対応について地域部会を除く方向で修正し役員会に提案することとした。 (2) 委員会業務調査の総務委員会としての回答について 　事務局が原案を説明。 　委員会業務の見直しやスリム化に向けては、総会や役員会での決定時期などスケジュールを明確に提示するよう意見が出された。 ３．その他 (1) 第3回総務委員会の日程について 　平成19年3月16日（金）午後１時30分から愛知県公文書館で開催する。 　会議終了後、2007年春ICA/SPA運営委員会の現地視察 平成１８年度第１回総務委員会 日　時　平成１８年７月１４日（金）１３：３０〜 場　所　愛知県公文書館 出席者　委員長、副委員長、委員（内１名代理）、事務局3名 １．報告事項についての質疑応答 (1)　平成18年度全史料協第1回役員会の概要報告について 　　事務局から概要の説明があった。質疑は特になかった。 (2)　07年春ICA/SPA運営委員会日本開催実行委員会の検討状況について 　　小川実行委員長及び事務局から概要について説明があった。質疑は特になかった。 (3)　ICA/SPA2006年春の運営委員会の結果について 　　小川運営委員から報告があった。質疑は特になかった。 ２．協議事項 (1)　会則改正案に対する会員からの意見について 　会則改正案の内容について、文書の郵送やHPへの掲載を通し会員からの意見を募った。結果、2件の意見が寄せられた。 �@ 事業計画や予算について役員会で決定したにもかかわらず、あらためて総会で承認を得る手続きが必要なのか。総会では報告のみでよいのではないか。（機関会員) �A 重要事項を役員会のみで決定するのではなく、書面による総会の開催を行ってはどうか。（個人会員） 検討の結果、会則改正案について原案のまま進めていくことを確認した。また、役員会にこれら会員からの意見に対する総務委員会の考え方を提案していくこととした。なお、主な意見は次のとおりであった。 　・役員会の決定と総会の承認の２段階でよいと思う。役員会は、会員の意見をよく聴くべきであり、今までよりも役割が大きくなる。 　・役員会で決定した予算や事業計画等について、総会前に全会員から意見を聞く機会を設けることで、会員の理解が得られるのではないか。 (2)　平成18年度第1回役員会での検討指示事項への対応について 　主に今後の全史料協の組織体制をどういった考え方で見直していくのかについて意見が交わされた。 　委員会の業務見直しやスリム化に向けた対応方向、検討の切り口の構造図と関連調査票の原案を一部修正した上で、役員会に提案することとした。なお、主な意見は次のとおりであった。 　・個人会員からすると、国立公文書館事業はまったく関係ないので、全史料協事業との住み分けについての整理は必要ないのではないか。 　・過去に運営委員会の下で全史料協全体を切り回していた時代は、会長事務局の事務量が増え、また、この事務局をもつ文書館が「外部団体事務が多すぎる」と指摘されたことから、事務局の負担を軽減させるために各種委員会を設置した。それにもかかわらず、逆に各委員会の事務量が増えてしまった。 　・2〜4年に1回、委員会・事務局のあり方を総務委員会や役員会で見直す必要がある。現状を維持しようとすると硬直化に繋がる。 　・全体的な見直しを一委員会に過ぎない総務委員会で行ってよいのか。検討指示事項とはレベルが違いすぎ荷が重いのではないか。 　・文書保存に係る機関や個人が加入できるのが会の特徴だが、会の運営を機関会員のみが受け持っている点に問題があるのではないか。全体の運営費や会費等の見直しも視野に、総務委員会が見直しをすべきではないか。 　・本来は会が負担すべき旅費の負担が大きい。支出が収入よりも多い現状ならば、財政に応じた運営をしなければならない。 　・予算が不足していることはわかるが、それぞれが負担している見えない運営費を確認しなければいけない。個人会員も含めた旅費や人件費等、実際に会の運営のために支出されている全額を把握し、そのうち会が負担できている金額を確認しなければ、全体が見えてこないのではないか。 　・把握しきれない部分もあるかもしれないが、労務費（アルバイト賃金）のみならず正規職員の業務量を人・日換算し、人件費は出してもらうようにしてはどうか。 (3)　各委員会に共催依頼があった場合の対応について 　全委員会、地域部会に対して、過去３ヵ年の共催の実績を把握する調査票の原案を一部修正の上で、役員会に提案することとした。 (4)　平成18年度国際会議への代表者派遣について 　第３９回ICA円卓会議については、参加希望者が自由に参加できる会議ではなく、ICAからの招待を受けて参加する（インビテェーション）会議であることから、総務委員会として代表を選出し派遣することとし、小川千代子氏を選出した。小川千代子氏の「参加登録料及び保険料」については、申し合わせにより全史料協が負担する（渡航費、宿泊費等については本人が辞退されたため支給しない）。 なお、同時期にICA／SPA運営委員会が開催され、全史料協の代表として、小川千代子氏を派遣する。 (5)　ICAアーキビスト倫理要綱の普及について 　倫理綱領の普及に向けて、第１回役員会で了承を得たとおり、既に登載されているホームページのほかに、会報においても登載することとした。 ３．その他 (1)　第2回総務委員会の日程について 　平成18年12月22日（金）午後１時30分から愛知県公文書館で開催する。 (2)　その他 　ジュリスト2006.7.15号に公文書管理法に係る中間報告が特集されている旨、小川副委員長から情報提供があった。 平成17年度総務委員会　　　平成16年度総務委員会　 　平成15年度総務委員会 全国歴史資料保存利用機関連絡協議会 事務局 全史料協に対するご意見・ご要望はこちらまで Copyright (C) 2005 全史料協 All Rights Reserved.