全国歴史資料保存利用機関連絡協議会【全史料協】総務委員会

総務委員会

第3回総務委員会議事の概要

日　時　平成21年2月17日（火）
場　所　広島県立文書館
参加者　委員：　石本俊憲・小川千代子・小松芳郎・安藤福平・山崎一郎
オブザーバー：　村田茂（会長）
事務局：　長沢洋

報告および協議事項

1　平成21年度副会長事務局の「事業計画」と「予算原案」について

次年度の事業計画と予算案の作成プロセスについて説明し，3月16日までに会長事務局に提出する予定の次年度副会長事務局の「事業計画」と「予算原案」を示した。

○「事業計画」について

・国際会議等への代用者派遣については，現時点で判明しているもの・可能性があるものを
　具体的に記した。
・会長事務局作成の〔素案〕に，「国際団体への負担金送付」と「その他の国際交流関係事務」
　の2項目を付け加えた。
・会長事務局へ提出するものの他に，国際交流事務の具体的内容について説明した。
　　　　　　　　　　　　

○「予算原案」について

・会長事務局作成の〔素案〕よりも，団体等関係費（旅費・負担金）を増やし，合計で10万円
　程度上積みした。

主な協議点は，次のとおり。

・海外会議への代表者派遣にあたっての人数・補助率については，どのように考えればよいか。
　　　→代表者派遣を募集する際は，予算を勘案し，人数の限定に留意すること。
・SPA運営委員会への参加補助（全額分）については，旅行保険（1万円程度）も考慮に入れて
　おくこと。
・ICA年会費は400ユーロへの増額が正式決定されたのか不分明
（ただし，現在の為替状況では昨年の300ユーロより負担は減少する見込み）。
・3月に提出する予定の原案では，もう少し上積みする可能性あり。

2　平成20年度総務委員会決算見込みについて

補足事項

・年度末までの出費予定は，山口（次期副会長事務局）への引継ぎに必要な通信運搬費
　　（および，ESTICA年会費納入の可能性があるかもしれない）。
　　　　　　　　　　　　

3　会議費としての旅費支給基準について

提案の要旨

（ａ）基本的に「個別具体化計画」に記されたとおりとする。
（ｂ）ただし，会議以外の会務で会の代表者（会長等）が旅行する場合，および，会員以外
　　　の者が会の依頼で旅行する場合には，会議旅費の支給額上限を適用しない。
　　　　　　　　　　　　

主な協議点は，次のとおり。

・支給事務手続きについては，細かく規定を定めるとかえって煩雑になるので，各事務局の裁量
　を認めるほうがよい。
・あえて内規として現時点で明文化するのではなく，会長事務局に負担をかけない運用ができる
　ように，特に上記 (b) について，役員会で了解を得た上で，現会長から新会長への申し送り事
　項とし，新会長から各事務局に伝達してもらうのがよい。
　　　　　　　　　　　　

4　ICA/SPAのアンケートについて

アンケートの趣旨

・各国の団体情報データベースを作るため，SPA事務局から質問表が送付される。
　　→京都でのSPA運営委員会において小川副会長より提案され，SPAが採用したもの。
　　　　　　　　　　　　

全史料協回答について

・連絡先・担当者は，4月以降のものを記入する。
・「今後4年間の取り組み」は，「個別具体化計画」に掲げた重点テーマをもとに記入する。
・会員の種別は，Archivists, Librarians, Museum curators, Others (Government officers)
　とする。
・教育・研修のレベルは other (seminars) とする。
・会の活動には，公文書館法成立を支援した旨を書き加える。
・SPAの活動に対する評価・期待は，あまり固く考えず，2007年5月の京都での交流のように，
　各国のアーキビスト団体の状況を知ることができる活動を評価する旨や，各種ガイドライン
　を個々の国や地域にどうやって結びつけるのかという課題を書けばよいだろう。　　　　　　　　　　　　

第2回総務委員会議事の概要

日　時　平成20年8月25日（火）
場　所　広島県立文書館
参加者　委員：　石本俊憲・小川千代子・小松芳郎・安藤福平・山崎一郎
オブザーバー：　村田茂（会長）
事務局：　長沢洋

報告および協議事項

1 「個別具体化計画（案）」について

計画の修正案を提示し，以下の点について説明を行った。

・7月初めに全会員に案を提示したこと
・それに対して会員からいくつか意見が寄せられたこと
・それらの意見に対するコメントや対応案
・その結果を踏まえて，計画をどのように修正したのか
　　　　　　　　　　　　

修正案で変更した中で特に重要なのは以下の2点。

・調査・研究委員会の3WGを既定のものとせず，ありうる態勢の一例示としたこと
・今後の役員予定表の中の平成23・24年度副会長（機関会員）を未定としたこと

主な協議点は，次のとおり。

○旅費支給規程について

・自治体の公務出張に比べて額が低く，役員や委員を出す機関会員にとっては，意味が小さい。
・旅費の支給は今までまちまちだったが，そこに統一ルールを作ったところに意味がある。
・とりあえず，現在の案を変えずに提示する。

○委員の内訳について

・東西ブロックの振り分けの指定は縛りが厳しすぎるので，計画本文では基準の人数を示すに
　とどめ，代わりに機関・個人のバランスを考慮する旨を付け加える。

○全体の構成や文言について

・「概要」を冒頭に付けたほうが分かりやすいのではないか。
・機関会員の委員会事務局について述べた箇所の「負担」は，「担当」に表現を変えたほうが
　よい。

○その他

・個人会員の位置付けを明確にし，ニーズをどう生かすかが大切。
・意欲ある個人会員が自ら手を挙げ，公募等の透明な手続きで会の運営に参加できることが大切である。
・委員メンバーも固定化しないように原則2期4年で交替し，世代交代を促すことが望ましい。
・都道府県が協議会を作ってそれに参加することに対して，最近は否定的な圧力が高まっている。
・多額の繰越額は不自然なので何とかすべきである。
・特別会計とする方法はあるが，その場合，名目となる新たな事業を立てなければならない。

2　有識者会議宛意見書の提出について

○提出経緯

・7月　秋田県の戸嶋氏がWGに新規参加
・8月初旬　検討会議2回（松本市，秋田市），役員への協議
・8月13日　内閣府を訪問，前回（5月）と同じく福井参事官に手渡す
　　　　　　　　　　　　

○意見書について

・前回（5月）の要望書を踏まえ，（中間報告を評価しつつ）より具体化した。
・「国立公文書記録管理院（仮称）」の設置／文書取扱に関する罰則規定／文書の秘密指定と
　解除のルール化／専門職の当面の確保策　等
　　　　　　　　　　　　

○WGの活動について

・今回の意見書提出をもって，区切りとする。
・内閣府との（非公式な）チャンネルは何らかの形で維持したい。
　　　　　　　　　　　　

3　ICA大会（クアラルンプール）報告

○小川千代子前ICA/SPA運営委員より以下の報告が行われた。

・全史料協からは小川千代子副会長と佐々木和子氏（個人会員）が派遣参加。
・大西愛氏（理事，個人会員），秋田通子氏（個人会員）が個人参加。
・日本からの参加者は40名程度か（正確には不明）。
・大会では小川千代子・古賀崇（個人会員）両氏が「国際機関におけるアーカイブとレコード
　マネジメントの考え方」と題する発表を行った。ほか，国立公文書館が４セッションを企画実施。
・全史料協推薦のICA/SPA運営委員が小川千代子氏から佐々木和子氏に交替。
・SPA総会と運営委員会の主な議題に，「団体調査」／「世界アーカイブ宣言」があった。
・ICA総会では，「2008－2018年ICA戦略方針」が採択。
　　　　　　　　　　　　

4　その他

・『世界のアーキビスト』の配付結果を提示した。
・Web上で複数の委員がディスカッションする（メールとは異なる）方法について，事務局から
　一案を説明し，試行してみることに決定した。　　　　　　　　　　　　

第１回総務委員会議事の概要

日　時　平成20年5月27日（火）
場　所　広島県立文書館
参加者　委員：　石本俊憲・小川千代子・小松芳郎・安藤福平・山崎一郎・池本公二
オブザーバー：　村田茂（会長）・佐々木和子（次期SPA運営委員）
事務局：　長沢洋

報告および協議事項

1 「個別具体化計画（案）」について
事務局から「個別具体化計画」の新案を提示し，2月に提示した前案から変えた部分，
付け加えた部分について説明した。主な協議点は，次のとおり。

○旅費の算出と支給について

・役員会・各委員会ともに，年度当初に開催場所を決めてしまい，それで予算を立てればよい。
・旅費の精算は年度中に行うものと決めておくべき。
・旅費支給は，ルールに基づき，委員会ごとに裁量の余地を認めずに厳密に執行すべき。　　　　　　　　　　　　

○委員人数について

・大会・研修委員会の委員数は9名とする（他委員会との兼合いで）。

○大会日程について

・日数短縮する方向で考えるべき。

○各WGの人数について

・3～5名とするのが適切。

○監事の割り当て方について

・監事のうち1名は個人会員を充てることも可としたほうがよい。
・2年で機関会員役員の顔ぶれがすべて入れ替わるのは，継続性という点で不安なので，監事
　は任期4年とし，2名の交替時期を2年ずつずらしていくのがよい。

○個人会員役員の選出方法について

・自薦他薦の上，役員会に諮って会長が指名する，という形にする。
（会則上は，"自薦他薦"や"役員会に諮る"はないが）

○委員会事務局選定の方法（"場"）について

・交替の前々年の総会，または館長会議など，機関会員が多く集まる機会が話し合いの場となる。
・実際は，会長・副会長からの指名・依頼が大きな意味を持つ。

○会則変更の必要性

・役員の任期を原則4年とするのは，会則条文に明記してしまうよりは，運用で行うほうがよいだ
　ろう。

○電子会議について

・積極的な導入に努める，としたほうがよい。

2　政府宛ての要望書について

○ 提出経緯

・4月23日に政府有識者会議メンバーの後藤仁氏と面談，全史料協の意向を伝え，有識者会議に
　ついて情報を得，要望書提出時期についてアドバイスを受ける。
・5月初旬，要望書の内容について，役員間に諮る。
・5月12日，内閣府福井参事官と会談し，上川大臣宛要望書を提出。
　席上：アーカイブズの日本語訳について質問があった。
　公文書管理に関する利害関係者が現れたと（好意的に）受け止められたようだ。

○ 要望書について

・会報67号に平成16年の時の要望について19頁にわたって詳しく掲載されている。
　今回はこれを受けたものである。
・平成16年の要望書では，法的整備・アーキビスト要請・ネットワーク化の3点を打ち出した。
　（ただし，あまり新機軸は出せなかった）
・新味がなくても通用するのは，状況が変わっていないためでもある。

○ 今後の対応

・今のWGが引き続き，政府有識者会議の動きに合わせて活動を続ける。
・有識者会議の中間報告が出たら，評価・吟味することが必要。
・WGの体制に若干の拡大・強化が必要。
・中間報告が公開されたら，その旨を全史料協のHPに載せ，中間報告に対する会員の意見を
　聞く。（総務委員会に寄せてもらうよう呼びかける）。

3　ICA/SPA春の運営委員会（メキシコ）報告

○ SPA運営委員を勤める小川副委員長より以下の報告が行われた。

・SPAの会議の前に，国際アーカイブセミナーがあり，小川副委員長は日本のデジタルアーカイブ
　について報告し，アジア歴史資料センターを紹介した。
・運営委員会の議題は，SPAのウェブサイト／SPAの会員拡大／アーカイブの団結／資格認定／
　世界アーカイブ宣言の草案／SPA記録の保存／アーカイブデー／SPA小史／SPA役員改選，
　など。
・「世界アーカイブ宣言」について，SPAは次回のICA大会での採択を目指したが，ICA執行委員会
　で否定されたので，採択時期は先に延びる見込み。
・"アーカイブ"の意味が，各国・各言語圏で異なっており，現用・非現用を問わずアーカイブと呼ぶ
　ところが多い。

4　ICA会費改定案について

・SPA事務局から，SPAとしての独自改定案を送付し，意見を求められる。
・案の要旨：メンバー団体の収入に応じて次年度の会費が決まる仕組みとし，収入規模を6段階に区分する。
・SPA案によれば，全史料協の会費は350もしくは400ユーロとなる。
・総務委員長名で，SPA案に基本的に賛成する旨を通知。ただし，会費の基準となる"収入"には
　繰越額などを入れないことを条件とした。

5　その他

・ICA大会，SPA総会の議題について小川副委員長より紹介があった。
・全史料協が推薦した次期SPA運営委員の佐々木和子さんには，少なくとも今年度は，総務委員
　会もしくは役員会にオブザーバーとして出席していただく必要がある旨を申し合わせた。

平成19年度総務委員会／平成18年度総務委員会／平成17年度総務委員会
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