平成１５年度　総務委員会

国際公文書館会議東アジア地域支部(EASTICA)総会・セミナーへの代表者募集

 第１５回ＩＣＡウィーン大会開催のご案内

平成15年度第１回委員会

□日時　2003（平成15）年７月４日(金)
□場所　東京都公文書館
□出席者　委員９名、事務局２名
□欠席者　委員１名

１．報告事項
　(1)平成15年度第１回役員会の会議報告
　　　委員長より報告
　(2)平成15年度総務委員会の事業計画及び予算について
　　　前事務局からの引継をもとに事務局より説明。
　(3)ICA/SPA運営委員会の会議報告
　　　参加者の小川千代子副委員長より報告

２．協議事項
　(1)平成15年度国際会議への代表者派遣について
　　・国際会議への代表者派遣のあり方について、全史料協としてどういうスタンスで参加するのか検討していく必要がある。
　　・ICA円卓会議については、全史料協の代表として副会長の小川千代子副委員長を派遣する。
　　・EASTICAセミナーについては、できたら２名を派遣し、１名は会長に打診し、１名は公募とする。公募については、会員に案内しＨＰにも掲載する。
　(2)国際会議資料の翻訳後の取扱いについて
　　・平成14年度のEASTICAセミナーの３論文とICA円卓会議の15報告の翻訳文を今年度刊行の『記録と史料』№14に掲載する方向で編集・出版委員会と調整する。
　　・翻訳文の前に翻訳掲載の経緯や解題を付す。
　(3)その他
　次回委員会は10月に開催予定。

平成15年度第２回委員会

□日時　2003（平成15）年10月17日(金)
□場所　埼玉県立文書館
□出席者　委員６名、事務局２名
□欠席者　委員３名

１　報告事項
　(1) 平成15年度第２回役員会の報告
　　　委員長より報告
　　・今年度のEASTICAへの代表者派遣については、役員からは派遣できず、公募でも希望者がなく派遣見送りとなった。

２　協議事項
　(1) 国際会議への代表者派遣のあり方について
　　・来年度開催のICAウイーン大会・総会には、全史料協より代表１人を派遣する（総会での議決権がある）。他に希望者は誰でも参加できるので、会員あてに広報し、可能ならば旅行社にパッケージ作成の依頼をしたらどうか。
　　→・代表者については、会長をはじめ役員にあたり、いなければ参加希望者の中から人選する。
　　・今度の宮城大会時に参加者募集のチラシを入れて広報する。
　　・パッケージの作成については、希望者が出た段階で事務局より旅行社に当たってみる。
　　・国際文書館評議会（CITRA）については、全史料協はカテゴリーＢ会員となっており、会の代表として１名派遣する。（国立公文書館はカテゴリーＡ会員として館長や職員、通訳が同行している。）
　　・EASTICAはICAの地域支部で、セミナーは誰でも参加可能である。
　　→・特に個人会員向けに、国際交流の良い機会なので、なるべく若い方に行っていただくのが良いのではないか。
　　・国際文書館評議会／専門家団体部会（ICA/SPA）運営委員については、現在小川千代子氏を全史料協代表として 2000年度に推薦し委員となっているが、来年度が改選年である。引き続き全史料協から運営委員を出してほしい旨の話がある。
　　　　→第３回役員会で提案し、承諾を得られたら、次の総務委員会で決定する。

　(2) 国際会議資料の会誌『記録と史料』への掲載について
　　・業者に依頼し出来上がってきた翻訳文を読むと、日本語としておかしなところや単語（用語）の翻訳の適否がある。
　　→各委員が素読し、訂正等については、11月末までに事務局あてに連絡する。また、掲載にあたっては、原文と一緒に掲載することが望ましい。
　　・昨年度のEASTICA国際セミナーの３
　　論文とICA円卓会議の15報告の翻訳文について、今年度の会誌『記録と史料』№14への掲載について、編集・出版委員会事務局へは連絡済み。しかし、分量が多いので全部一度に掲載してもらえるかどうかわからない。
　　→・この中から選別して、原文と訳文を掲載依頼する。EASTICA国際セミナーの論文については２ジョセフ・ツウイッカー氏の論考を、ICA円卓会議の報告については４～５報告を柴田委員が選定する。
　　・解説については、EASTICA国際セミナー論文については藤氏に、ICA円卓会議報告については柴田氏に依頼する。
　　・『記録と史料』に掲載できないものについては、予算との兼ね合いもあるが別途簡易印刷ででもできるとよい。
　　・会誌『記録と史料』では、速報性に欠けるので、今後は会誌以外の方法で国際会議資料の紹介をしていく方法を検討していく必要があるのではないか。

(3) 全国大会の開催地選定に係る今後のあり方について
・事務局より資料について説明。今回は時間がないので、次回の委員会で議論、検討を行う。
　(4) その他
次回の委員会については第３回役員会（２月予定）後に開催する。

平成15年度第３回委員会

□日　時　2004(平成16)年１月22日（木）
□場　所　神奈川県立公文書館
□出席者　委員８名(代理１名)、事務局２名
□欠席者　委員１名

１　報告事項

　 21世紀日本のアーカイブズに関する要望書について
　　委員長より総会・臨時役員会の報告。
２　協議事項

　(1) 会員からの全史料協の運営に係る質疑の検討について
・11月の総会を受け３つの課題について総務委員会で検討をいただきたい旨の依頼があった。
①総会議事録の公開について
②総会資料の事前配付について
③総会の開催時期について

　(2) 全国大会の開催地選定のあり方について
・実際には平成18年度からの開催地選定のあり方ということになる。
・いろいろと意見が出されたので、いくつかのパターン（モデル）案を作成し、次回の委員会で引き続き検討する。

　(3) ＩＣＡ国際会議への代表者等の派遣について
・今年８月に開催の第15回ＩＣＡウイーン大会については、全史料協ＨＰにウイーン大会のウェブサイトを掲載し、参加を呼びかけている。
・次期のＩＣＡ/SPAの運営委員を出すかは２月に開催される役員会に諮り、その決定に従う。
・総務委員会としては、小川副委員長を推薦する。

　(4) 国際会議資料の会誌への掲載について
・ＩＣＡ円卓会議報告の解題については、柴田氏から解題原稿が届いた。
・EASTICAセミナー論文の解題については、藤氏に２月末までに原稿をお願いしている。
・日本語翻訳文の単語や用語の翻訳の修正については、原稿提出までまだ間に合うので、修正の必要がある部分については、事務局まで連絡する。

　(5) その他
　ア委員の代理出席について（代理の位置づけ）
・委員の代理出席については、機関会員の場合、会議内容の伝達をするということもあるのでオブザーバー的な意味合いで参加いただいた。
・委員の選出方法や代理等の問題について、特に機関会員からの委員の選出については、全史料協の組織としてのあり方とも密接に関わる事柄なので、今後とも協議していく。

　イ次回の総務委員会議について
・第３回役員会後（２月下旬から３月上旬）に開催する。

平成15年度第４回委員会

□日　時　2004(平成16)年３月４日（木）
□場　所　群馬県立文書館
□出席者　委員７名、事務局２名
□欠席者　委員２名

１　報告事項

　第３回役員会の概要報告
　　委員長より報告。

２　協議事項

　(1) 平成15年度総務委員会事業報告・決算について
　(2) 平成16年度総務委員会事業計画・予算について
・事業計画の事業内容中「海外文書館協会等との交流」については、「国内外の関係団体との交流促進」というようにする。具体的な内容については、来年度検討する。
・将来は国際交流イベントとしてＩＣＡ/SPA運営委員会を日本で開催することを検討してもよいのではないか。但し、この場合は役員会へ諮る必要がある。

　(3) ＩＣＡウイーン大会への代表者派遣について
・全史料協の代表者については、総会での議決権があるため、まず会長または副会長に打診し、参加希望がなければ小川副会長または大西理事にお願いする。
・参加希望の連絡のあった会員に対しては、参加手続きの方法や参加予定者の情報とある旅行社の航空代＋ホテル代のパッケージを紹介する。
・EASTICAセミナーの詳細については、国立公文書館の担当者に問い合わせて情報を入手することとする。
・ＩＣＡ/SPA運営委員は先の役員会で2004年から４年間、引き続き小川千代子氏が就任することで承認された。

　(4) 国際会議資料の会誌への掲載について
・EASTICA国際セミナー論文の解題については、藤氏から解題原稿が届いた。
・EASTICA国際セミナー論文の邦訳文については、修正を加えた上で総務委員会の責任にて掲載することとする。
・会誌に登載できなかったものについての、全史料協ＨＰ掲載にあたっては、ＨＰ掲載承諾について改めて確認する必要があろう。

　(5) 全史料協会長から付託された懸案課題について

　【懸案課題１】総会議事録の公開について
・正式な議事録となると、記録者及び確認する者（署名人）を指名し、その署名と捺印が必要である。また、議事録公開のあり方の検討も必要である。これについては、別途議事録作成のルール作りの中で検討を行う方がよい。
・ここで言う総会議事録とは、総会の概要（要旨）程度のもので、会長事務局の責任で作成し、なるべく速やかにＨＰに掲載すると共に、直近の「会報」に掲載するものとする。
・この協議結果（総務委員会決定事項）については、事務局で整理し、次回（本年５月）の役員会で委員長より報告することとする。

　【懸案課題２】大会開催地の選定のあり方について
・まず東西２ブロックに分けて隔年で開催する。東・西ブロックの中の開催順序は第２巡目の順序を原則とする。その中で、新設館があった場合には、その途中に割り込ませる。
・この案を基に事務局で整理し、次回（本年５月）の役員会で委員長より提案することとする。

　【懸案課題３】総会の開催時期について
　【懸案課題４】会長事務局の所掌事務の明文化について

　　・時間切れのため共に次回委員会へ持ち送りとする。

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