平成１9年度全史料協第3回総務委員会の概要
日 時：平成20年2月8日午後2時30分から午後6時00分まで
場 所：広島県立文書館会議室
出席者：委員長、副委員長、委員5名，オブザーバー全史料協会長，事務局2名
１．協議事項についての質疑応答
（1）「個別具体化計画」の作成について
○事務局及び総務委員が「個別具体化計画」の案を説明。この計画（案）は，平成21年度以降4年間の会長事務局と3委員会の取組み内容と事業計画案を具体的に定めるものであること，今回の総務委員会及び第3回役員会，来年度第1・2回の総務委員会，役員会での検討・修正を経，また各委員会や各会員の意見を聴取して，来年度全史料協総会での承認を目指すことを説明した。そして次の事項を確認した。
（a） 個人会員と機関会員の協力を前文に明記する。副会長を個人会員から選任する方法を明示する。
（b） 重点テーマを「地方自治体として求められる歴史的公文書の管理制度（専門職制度等）の確立」とする。
（c） 重点テーマを目指して調査研究を進めるにあたり，調査研究委員会に3つのワーキンググループ（歴史的公文書管理制度ＷＧ，アーキビスト養成ＷＧ，歴史的資料保存ＷＧ）を設置する。ＷＧは，座長と複数のメンバーで構成する。
（d） 個別具体化計画の前提として，「組織・業務改善計画」が掲げた会の3つの目標と重点テーマの実現を図っていくことを確認する。
（e） 現体制の事業の大枠は継承しつつも，収入に応じた適正な予算編成，役員・委員の会議旅費の一部負担という方針を踏まえ，現在の事業のスリム化を検討する。
（f） 役員会・各委員会共通の事務改善に向けて課題を整理する。
（g） 会則改正のスケジュールを検討する。
(2) 平成19年度総務委員会決算見込みと20年度予算（案）について
○ＩＣＡクアラルンプール大会については2名派遣半額負担を確認した。
(3) 政府の公文書管理法制化の動きに対する全史料協の対応について
○全史料協として公文書管理制度法制化に対する提言作成のワーキングチームを総務委員会内に設置し役員会で承認を受ける。提言の重要参考資料として平成16年1月30日「15全史料協第55号」「21世紀日本のアーカイブズに関する要望について」を位置付ける。
(4)ＩＣＡ/ＳＰＡ運営委員会日本開催記念交流レセプションの記録作成について
○交流レセプションの事業残金を編集出版費用に充当させる。これは今年度中の執行とする。これまでの予稿集の内容に各国アーカイブズ団体の情報を付加する。アフリカの情報も一部付加する。
(5) ＩＣＡ/ＳＰＡ運営委員会委員の推薦（公募結果と役員会への対応）について
○個人会員の佐々木和子さんから応募があったこと，役員会に総務委員会として同氏を推薦することを確認した。
(6) ＩＣＡ副会長の選挙への対応について
○ＩＣＡ副会長の選挙についてＩＣＡから依頼があり，経歴等から推測される行政手腕等を根拠に，ボツワナ国立公文書館記録局長ヘレボキル・ハビ氏に2票を投票することを確認した。
（7）第40回ICA円卓会議･ICA/SPA運営委員会（カナダ・ケベック 2007.11）の報告について
○ 副委員長から報告がなされた。グローバル化時代の記憶共有化と多様性保存のための協力をテーマに活発な議論がなされたこと，ＩＣＡ財政状況の改善，グループ討議時間の確保，初の世界国立公文書館長会議の開催内容などが報告された。グループ討議では報告者の司会進行による「電子記録の長期保存」について報告された。各国の電子記録保存状況報告のほかに，公文書館の閲覧制度と利用料金体系や，民間のユタ系図協会が膨大なマイクロフィルムからのデジタル化事業とウェブ公開を行ったこと，背景にコダックのマイクロフィルム製造中止によりデジタル化への依存が強まっていること，などが報告された。また，発表はパワーポイントのみの場合が多く，紙ベース資料の必要性が付言された。その他に年次総会（ＩＣＡ意思決定機関）の内容等についても報告された。
（8）ＩＣＡ/ＳＰＡ運営委員会メキシコ開催への参加旅費支給について
○ 今年度はＳＰＡ会議への参加旅費は支給していない。したがってメキシコへの旅費は支給すること，その執行は来年度の総務委員会予算に旅費を計上して行うことを確認した。
2．その他
○ 次回総務委員会は，来年5月頃に開催することを確認した。
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平成１9年度全史料協第2回総務委員会の概要
日 時：平成19年9月3日午後2時30分から午後6時00分まで
場 所：広島県立文書館会議室
出席者：委員長、副委員長、委員5名，オブザーバー全史料協会長，事務局2名
１．協議事項についての質疑応答
（1）組織・業務改善計画書（案）と「個別具体化計画」の作成について
○事務局が「個別具体化計画」のための早期決定事項（案）を説明。この（案）の内容は「役員選出のブロックローテーション案，役員・委員選任方法，及び新委員会への引継ぎに向けて現委員会が行う業務内容の精選」であり，今回の総務委員会及び第2回役員会での検討を経て，総会での承認を目指すことを説明した。それに対して，個人会員参加の視点を加えた選定方法の要望が出され，次の事項を確認した。
（a） 役員選出のブロックローテーション案は，まず事務局の選定方法を決定する。東西2ブロックの範囲を確定し，会長，副会長，大会研修・調査研究・広報広聴各委員会，監事の6事務局を東西3事務局づつ選定し，2年毎に東西を入れ替えて選定し交替する。
（b） 会長事務局選定の基本ルールとして次の項目を設定する。
① 過去の会長事務局は原則として除く（平成7年度以降）。
② 基本的に担当事務局は都道府県とする。市町村の代替は可能。
③ 大会開催県は会長事務局と原則として重ならない。
④ 当該都道府県設立館の設立年次を原則として優先する。
⑤ 副会長事務局は2年後に会長事務局を担当する。
（c） 会長事務局へのサポートとして，国際交流事務は副会長事務局が所管する。臨時の事務についても副会長事務局が所管する。このことを明確にするよう，計画書の図を変更し事務所管を明記する。
(d)役員・委員選任方法の基本ルールとして，次の項目を設定する。
① 会長，副会長，三つの委員会委員長は東西ブロックの互選とするが副会長の1名は個人会員から選出する。
② 各委員会委員は委員長の推薦による。各委員会の任期は1期2年で再任を妨げないが，原則2期（4年）を限度とする。
○「新委員会への引継ぎに向けて現委員会が行う業務内容の精選」について考えるために，事務局が「個別具体化計画」のための旅費負担概算モデルを用いて，年1回の役員会・総会・委員会参加旅費を説明し，実現可能なことを示した。それに対して，たとえ1回でも旅費支給を位置づけるのは全史料協として画期的であること，新体制に移行するために各委員会の引継責任体制を明確にすること，という意見・要望が出された。そのうえで，次の事項を確認した。
(ａ)総会以降，現行の各委員会は，2年後の3委員会体制を念頭に「スリム化」を目指して引継業務を精選すること。とくに次年度予算化の際に何を引継ぐかを明確にすること。
(ｂ)引継ぐ3委員会への権限移譲取りまとめ役を総務委員会が依頼し，取りまとめ役は，責任を以てそれを行うこと。総務委員会は，それを「個別具体化計画」（案）に反映させること。
(ｃ)「個別具体化計画」（案）は平成20年1月から2月までに総務委員会にて検討・修正を加え，役員会に諮ること。
○「組織・業務改善計画書（案）」に対する会員意見集約と措置（案）について，事務局が説明した。会員意見についてはその意図を理解し一部については計画書の「今後の課題」で対応することを確認した。
(2)ＩＣＡ/ＳＰＡ運営委員会日本開催記念交流レセプションの記録作成について
○当日の予稿集とは別に全史料協総務委員会発行として記録を作成することを確認した。
(3)ＩＣＡ/ＳＰＡ運営委員会委員の推薦（選任・不選任）について
○全史料協としてＩＣＡ/ＳＰＡ運営委員の推薦を役員会に諮ること，その後は会員に周知して公募し総務委員会で選考することを確認した。
(4) EASTICA（国際公文書館会議東アジア地域支部）セミナーへの対応について
○EASTICA総会・セミナーは10月21日から26日まで東京で開催される。総会には全史料協の代表権のある者が参加すべきであるとの意見があり，全史料協会長及び総務委員会委員長の二名を参加させることとした。また，全史料協として参加希望者の公募を行い，若干名について，登録参加費8000円を援助することを確認した。
(5) 第40回ICA円卓会議･ICA/SPA運営委員会（カナダ・ケベック 2007.11）への対応について
○ＳＰＡ運営委員の小川委員が参加することを確認した。
(6)その他 第3回総務委員会の日程について
○次回総務委員会は，来年1月から2月頃に開催することを確認した。
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国際公文書館会議東アジア地域支部（EASTICA）
第8回総会およびセミナー参加希望者への参加登録料援助のお知らせ
ご承知のとおり、EASTICAは、国際公文書館会議（ICA）の地域支部の一つです。1993年に東アジア地域の支部として設立されました。
全史料協は、設立当初よりカテゴリーBメンバー（全国レベルの文書館団体）として、EASTICAに参加しています。
さて、このEASTICAの第8回総会およびセミナーが、今年は国立公文書館・EASTICA
主催によりKKRホテル東京を会場として開催されます。
すでにこのことについては総務委員会からもお知らせしており，全史料協会員の参加が期待されます。
総務委員会では，このEASTICA第8回総会およびセミナーに参加希望の会員のうち若干名について参加登録料8000円を援助することとしました。会員の皆さんの応募をお待ちしています。
なお，応募期間が大変短くて申し訳ありませんが，応募締切日は9月12日（水）です。ご注意ください。
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| 記 |
1 日時，場所 テーマ等はお知らせのとおり。
2 定員 若干名
3 応募資格 機関会員、個人会員または準会員であること
4 援助条件
(1)夕食会10/22，総会・セミナー10/23，シンポジウム10/24への出席
（２）報告書の作成
5 援助費用 参加登録料8000円
6 応募締切 平成19年9月12日（水）必着
7 応募方法 必要事項（氏名，所属，職名，電話，ファックス，Ｅメールアドレス，自宅住所）をご記入の上、全史料協総務委員会事務局（広島県立文書館）あてＥメール（電話，ファックスも可能）でご送付ください。
8 選考方法 応募者の中から、全史料協総務委員会において決定します（結果は、全ての応募者にご連絡します）。
9 問合せ先 全史料協総務委員会事務局（広島県立文書館）担当：数野
Ｅメール：monjokan@pref.hiroshima.jp
TEL082-245-8444 FAX082-245-4541
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総務委員会からのお知らせ
次のようにEASTICA第8回総会およびセミナー開催のお知らせが届きましたのでご案内します。
○国立公文書館/EASTICA主催「国際公文書館会議東アジア地域支部（EASTICA）第8回総会およびセミナー」（日程：2007年10月21日－26日・東京）
会議参加は有料で事前申込が必要です。会議プログラムの一部である24日シンポジウム（シンポジウム講演1・2、パネル討論・質疑応答）のみへの参加も可能です（参加費は資料代のみ・要事前申込）。開催概要については、下記をご参照下さい。
＜開催概要＞
期日: 2007 年10 月21 日（日）～26 日（金）
会場: KKR ホテル東京
東京都千代田区大手町1-4-1
Tel：03-3287-2921 Fax：03-3287-2913
主催: 国立公文書館、国際公文書館会議東アジア地域支部（EASTICA）
テーマ: セミナー 「電子政府化の進展と電子記録管理」
シンポジウム 「デジタル時代のアーカイブ －アジアからの発信－」
参加登録料:
（1） 総会・セミナー出席者
1) EASTICA 会員： 8,000円（1名当り）
2) EASTICA 非会員： 10,000円（1名当り）
《全史料協会員（機関、個人）はEASTICA会員とみなされ、参加登録料は8,000円です。》
（2） シンポジウムのみの出席者
資料代 \1,000
参加登録締切：平成19年9月14日（金）必着
問合せ先：
（会議内容）国立公文書館 EASTICA東京総会事務局（TEL: 03-3214-0641）
（登録等その他事務）株式会社エクシム・インターナショナル EASTICA担当 池田（TEL：03-3431-2118）
○詳細は、国立公文書館ホームページの公文書館ニュース「国際公文書館会議東アジア地域支部（EASTICA）第８回総会及びセミナー参加登録受付開始について」をご覧下さい。開催案内、会議登録フォーム、宿泊登録フォームをダウンロードすることができます。
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総務委員会からのお知らせ
日頃から総務委員会の活動についてご理解ご協力をいただきありがとうございます。
さて，全史料協会員の皆さまに平成19年5月28日付けで「組織・業務改善計画」について以下のようにお知らせをしました（〔別紙1～3〕は省略しています）。
その際，全史料協ウェッブサイトに掲載した「組織・業務改善書（案）」についてＵＲＬを入力しても「見ることが出来ない」というご意見をいただきました。
ＵＲＬとはインターネット上の「情報の住所」ですが，インターネットエクスプローラーなどウェブブラウザのＵＲＬアドレス欄に直接入力する必要があります。会員限定で郵送しお知らせしたアドレスを入力してください。Google等の検索エンジンにアドレスを入力しても一致するページは出てきません。注意してください。不明な場合は事務局まで電話・メール等で問い合せてください。
なお，こうした方法は「組織・業務改善計画書（案）」がいまだ組織内部の資料であり，現段階では全て公開できないという事情によっています。会員の皆さまのご理解をよろしくお願いします。
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全国歴史資料保存利用機関連絡協議会の「組織・業務改善計画」について（お知らせ）
時下，会員の皆様には，ますます御清栄のことと存じ上げます。
昨年度第1 回役員会（平成18年5 月23日）において，「役員（事務局）の負担軽減，財務構造問題の解消」という組織課題の指摘があり，会長の付託を受けた総務委員会では，昨年度から「委員会業務の見直し」および「そのスリム化に向けた課題検討」に着手し，当会の「組織・業務改善計画」の原案作成に至りました。
総務委員会が作成した「組織・業務改善計画書」の原案は，昨年度第3 回役員会（平成19年2
月20日），および，今年度第1 回役員会（平成19年5 月18日）での協議を経て，基本線は承認されていますが，総会での協議と承認を得て，正式に決定すべきものと考えております。経緯の委細は別紙1
，計画の骨子（新組織体制移行図）については別紙2 をそれぞれ御参照ください。
会員各位には，以上の経緯をお知らせするとともに，総会に参加される前に，この計画について御検討いただきますよう，書面をもって御通知いたします。
なお，別紙2 の移行図を含む，現時点での「組織・業務改善計画書（案）」の全文は，全史料協ウェブサイトの下記URL
に掲載していますので，御参照ください。
http://www.jsai.jp/……/keikaku.pdf
（注：このアドレスをクリックしても飛びませんのでご注意ください。正しいＵＲＬは会員のみに郵送でお知らせしています。それを参照してください）
（注意） 全史料協のトップページからリンクをたどることはできませんので，直接URL を入力してください。
また，この「組織・業務改善計画書（案）」について御意見がございましたら，別紙3 の様式にもとづき， 7 月20日（金）までに総務委員会事務局へお送りください。
総務委員会事務局
〒730-0052 広島市中区千田町三丁目7-47
広島県立文書館（担当：長沢・数野）
TEL082-245-8444FAX082-245-4541
E-mail: monjokan@pref.hiroshima.lg.jp
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平成１9年度全史料協第1回総務委員会の概要
日 時：平成19年5月15日午後1時30分から午後3時00分まで
場 所：京都府立総合資料館２階会議室
出席者：委員長、副委員長、委員2名，前事務局1名，オブザーバー全史料協会長，事務局1名
１．協議事項についての質疑応答
（1）平成19年度事業案及び予算案について
○事務局が概要を説明，とくに質疑応答なし。
（2）歓迎夕食会及び2007年ICA/SPA運営委員会全史料協交流レセプションについて
○事務局が概要を説明，現況を報告。とくに質疑応答なし。
（3）組織・業務改善計画書（案）と「個別具体化計画」の作成について
○事務局が組織業務改善（案）の修正版を説明。修正版は2月の役員会の意見や3月の総務委員会での修正をうけたものであることを確認した。その修正版を次回役員会に提案し，承認を受ければ，その後各会員に提示して7月20日までに意見を求め，再度修正して今年9月の第2回役員会に諮っていくこと，その後総会にかけて最終決定することを目指すことを確認した。
○「組織・業務改善計画書」・「個別具体化計画」の決定スケジュール（案）を事務局が説明し，次の事項を確認した。
（a） 役員選出のブロックローテーション案，役員・委員選任方法，及び新委員会への引継ぎに向けて現委員会が行う業務内容の精選を「早期決定事項」（案）として個別具体化計画の前に先行して決定していくこと。また，ブロックローテーション計画と委員会スリム化計画はワンセットでの計画とすること。これは前年度第3回総務委員会での確認事項でもあること。
（b） 「早期決定事項」（案）の内容について，計画の基本線である大会開催ブロックの東西2ブロック制と3委員会制を基本とすること。
（c）「早期決定事項」（案）を総務委員会で作成し，9月の第2回役員会，11月の総会に諮っていくこと。
（d）「組織・業務改善計画書」・「個別具体化計画」の決定スケジュール（案）を第1回役員会に諮り，このスケジュールを明確に提示し決定すること。
○今回の改革は総ての館で役員担当を可能にするものであり，計画書の予算に於いても総額の中で割当て運営するキャップ制予算を採用している。この計画書に示したフレームで組織改革が出来ない場合は予算的にも人員的にも破綻する可能性が高い。そのことを総務委員会として主張していくことを再度確認した。
２．その他
（1）第2回総務委員会の日程について
平成19年9月第2週目に広島県立文書館で開催する。詳細日程は役員会日程が決定してからとする。
（2）ＩＣＡ／ＳＰＡ運営委員の全史料協からの選出について
現在のＩＣＡ/ＳＰＡ運営委員会小川委員の任期は2期8年であり2008年7月のクアラルンプールのＩＣＡ大会が最後となる。ＩＣＡ/ＳＰＡにおいて全史料協から運営委員を出すことが要請されており，運営委員を全史料協から推薦し委員を出すかどうかを次回以降の役員会に議題として提出する。
※会議終了後、全史料協主催2007年ＩＣＡ/ＳＰＡ運営委員会日本開催歓迎夕食会に総務委員会委員及びオブザーバーの全史料協会長が出席した。
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