記録遺産を守るために 全国歴史資料保存利用機関連絡協議会【全史料協】

平成15年度　資料保存委員会



文書館防災の手引き




平成15年度第１回委員会

□日　時　2003(平成15)年５月26日（月）午後１時〜午後５時
□場　所　松本市文書館会議室（長野県松本市和田1058−２）
□出席者　委員全６名　小松芳郎、伊藤然、大西愛、小川千代子、君塚仁彦、上甲典子、（青木睦委員欠）
　 事務局１名　福島紀子

１　報告事項
（１）第１回役員会の報告
　　　　　　　　 　富山大会声明文の扱いについては、会長事務局預かりとなり、発送手段等は北海道立文書館で検討とのこと。　　　　 『アーカイブス論集』の編集経緯についての確認が必要。資料保存委員会のメーリングリストを 携帯電話、ＰＣリストともに作成する。

（２）『データにみる市町村合併と公文書保存』編集と刊行について
　岩田書院との出版契約と現在のデータ入力状況について。
（３）14年度委員会事業・会計報告

２　協議事項
（１）委員会開催予定
　　　　　　　　　 　第２回　関東部会との共催研修会の前日(８月29日)に松本市で開催
　第３回　関西で開催（大西・上甲委員担当）
　第４回　関東で開催（草加市）

（２）アンケートの実施について
　 　前回までのアンケート調査を踏まえ、自治体史編纂窓口を対象とした公文書保存の現状調査を実施する。1,650自治体 に返信用封筒を入れて発送。
　アンケート内容について検討。

（３）研修会、セミナーの開催
　　　 　研修会は８月下旬に関東部会と共催で実施。自治体が求める「歴史資料」の評価選別基準についての考え方に指針を示 す時期ではないか。フローチャートをたたき台にして報告し検討する。
　セミナーは９月以降に、国文学研究資料館史料館と共催で実施する。

（４）宮城大会に向けて
　全国大会の研修会の一コマと、分科会の一つを資料保存委員会で分担するように、関係の委員会へお願いする。


平成15年度第２回委員会

□日　時　2003(平成15)年８月29日(金)午後２時〜午後５時15分・８月30日(土)午前８時30分〜12時
□場　所　松本市文書館会議室（長野県松本市和田1058−２）
□出席者　８/29　小松芳郎、大西愛、伊藤然、小川千代子委員、事務局：福島紀子、オブザーバー：田辺敏子
　　　　　８/30　小松芳郎、青木睦、大西愛、小川千代子、君塚仁彦委員、オブザーバー：田辺敏子

１　報告事項
(1)全国大会の委員会としての取り組みについて
・研修会について青木委員から経過報告。
・分科会「公文書をのこすために−手段と方策−」について委員長から経過報告。

(2)『データにみる市町村合併と公文書保存』刊行について
・1500部印刷のうち、350部が資料保存委員会として買取り分（機関会員への送付分）、８月29日に資料保存委員会事務局に納品。

(3)アンケート「自治体の保有する公文書の現状について」
・送付1650のうち、8月末現在で780返答があった。

(4)宮城県の地震による被害について
・資料保存委員会からの見舞状に対して、宮城県の機関・個人会員から状況報告があった。

(5)外来語「アーカイブズ」の言い換え提案
・委員各自が９月７日までに意見を独自でよせることを確認。委員長も個人として、国立公文書館へ申し入れをしたい。

(6)会長事務局からの連絡とその対応について
・会長より8月4日送付通知の資料（55頁分）について、手続きの問題、送付先の問 題等いくつかだされた。
・７月の専門職問題委員会からの要望書の提出について、手順が正しかったかどうか を検討する必要がある。
・こうした通知は、副会長と委員長のみでなく役員全員に周知すべきだったのではな いか。また、総務委員会等に対して協議方法の打診があってもよかったのではないか。
・会長事務局担当者の名が公表されていないと連絡がとりにくいので、次回役員会で 確認してほしい。

２　協議事項
(1)資料保存研究セミナーについて
・日時　10月31日（金）午前10時から午後４時
・場所　国文学研究資料館史料館
・担当は資料保存委員会は青木委員、史料館側は高橋実氏。会場など史料館で準備。 共催の形になるように配慮した進行をお願いしたい。
・通知の内容などは後日連絡。

(2)8月30日の資料保存研修会について
・研修会当日、委員の役割分担の確認。

(3)「歴史資料として重要な公文書等の適切
な保存・利用等のための研究会」の「中間とりまとめ」について
・国の「研究会」中間とりまとめについて、同研究会の後藤仁氏より小川全史料協副会 長に、意見があったら連絡してほしいとの依頼があった。意見交換のあと、委員会と しての意見集約を事務局でして、各委員に諮り、事務局でまとめたものを役員会にか けるという手順で進めたい。
・委員会とは別に、有志として研究会に意見提言をしたい。このことについても各委 員に諮る。
・資料保存委員会として意見集約したものを、9月26日の役員会へ提案することを確 認。また、全史料協として研究会へ何らかの形で意見を述べることを、役員会の場で 資料保存委員会として提案することを確認。

(4)その他
・次回役員会が9月26日(金)に開催という連絡が、会長より8月4日にあった。
・今後の委員会は、関西と関東で開催。

３　研究報告「何を歴史資料として保存していくのか」
(1)基調報告　小川千代子委員
(2)事例報告　伊藤委員、君塚委員
(3)意見交換
・報告と意見交換の成果を生かして、翌日の資料保存研修会に、小川委員が発表。
・事例報告は、国の「研究会」中間とりまとめへの意見に生かしていく。


平成15年度第３回委員会

□日　時　2004（平成16）年３月６日（土）午後１時30分〜午後５時
□場　所　大阪大学文学部中庭会議室
□出席者　小松芳郎、大西愛、伊藤然、小川千代子、君塚仁彦、上甲典子委員（欠席、青木睦委員）
事務局　福島紀子
オブザーバー　日沖和子氏

１　報告事項

(1)第３回役員会（２月13日開催）について
　 ・役員会の席上、一理事から質問のあった、全国大会当日の研修会、全国大会テーマ研究会の分科会報告については、 各委員会の企画の中の位置づけに従って資料保存委員会が担当した報告であることを確認した。
・「歴史資料として重要な公文書等の適切な保存・利用等のための研究会」への資料保存委員会提案の要望書案に対して、 他の理事にも意見が求められたので、その後の提出の経緯について次回役員会で説明をしてほしいという意見があった。
・他の委員会とも関連を有する多くの議案が提出されていたが、役員会での協議時間の不足により、 次期役員の選出方法なども含めて、次年度第１回目の役員会まで検討が保留となっている。
・全般に役員会での協議にもかかわらず議決が出せない議案が多かったのは残念である。事前の準備をお願いしたい。
・次期役員選出のベースとなるブロック制について、全史料協役員は都道府県機関会員でなければいけないという根拠は どこにも示されていない。平成14年度の案が今回の案（役員会資料）に変更になったことについての理由説明がない。 「会長決定」や「申し合わせ」は、会則とどのように関連していくのか不明である。これらの経緯についての説明・ 周知の不足は、役員会の決定が会員に周知されていないことに要因があるのではないか。各委員会の協議については ＨＰなどに掲載されているが、役員会の協議については掲載がない。改善していくことが求められる。

(2)合併対応のための文書整理（伊藤委員より）
・２月16日に中央大学で開催された「文書管理システム公開セミナー」に参加しての報告。
・伊藤氏より、文書管理システム公開セミナーにおいて報告された南アルプス市の合併と文書保存の事例について 報告があった。文書管理規定の摺り合わせの必要性や、管理方法検討の必要性が課題としてあげられた。 今後の合併に際して、文書保存の方策についての意見が求められた場合、すぐに手にして相手に説明できるような テキストがほしい。たとえば、小泉首相の施政方針演説、全史料協からの保存を求める要望書、総務省通達、 公文書館法など。

(3)その他
・朝日新聞（平成16年２月７日付）に掲載された小川千代子氏の「公文書保存　基本法作り行政の監視を」の 記事の紹介（小川委員より）。

２　協議事項
(1)公文書保存に関する自治体史アンケート結果の集約について
・公文書保存に関する自治体史アンケートについては、寄せられたアンケートを集約している段階であるが、 文書保存現場の担当者の貴重な意見なので、今回はブックレットのような形式ではなく、報告書方式で作成したい。 現在準備中である。

(2)新年度の取り組み
・委員会は、４回の予定。
・研修会については、宮城史料ネットの活動とその後の取り組みについて発表をお願いしたらどうか。 さらに検討し、来年度の山口大会以前に開催したい。
・社団法人日本図書館協会資料保存委員会との連携を考えていきたい。

(3)その他
・全史料協近畿部会と公文書研究会から、近畿圏で公文書の保存に関するアンケートをおこない、 集計作業を始めている。できれば、資料保存委員会で行ったアンケートデータとあわせて検討したい、 という申し入れがあったことを報告。委員会の承認をいただいたので、後日近畿部会までデータを送ることが確認された。

３　研修（午後３時から） 　24人出席
「図書館・アーカイブズの資料保存とマネージメント−資料の保存方針、計画の立案、保存ニーズ調査等−」
　　講師：日沖和子氏（資料保存専門司書・コンサベーター）

・意見交換（午後４時30分から５時まで）
・なお、この研修については、全史料協近畿部会へも呼びかけ、近畿部会会長事務局から会員へ開催通知が送付された。


[活動報告]

１　資料保存委員会研修会（第210回関東部会月例研究会）

２　資料保存研究セミナー

３　全史料協研修会（平成15年11月19日、仙台市）で資料保存の研修を実施
　　11月の仙台市での研修会に、資料保存委員会の研修として、尾立和則氏が講師とし て「記録史料のコンサベーションの現在」の研修を実施した。

４　全史料協第29回全国大会第２分科会（平成15年11月20日、仙台市）で、 資料保存委員会として成果と課題を発表
　　宮城大会第２分科会「公文書を残すために−手段と方策−」で、資料保存委員会と して３人が発表した。
「自治体の公文書保存をめぐる諸アンケートの成果と課題」小松芳郎（松本市文書館）
「自治体の保有する公文書の現状について−今年度資料保存委員会アンケートより−」 福島紀子（松本市文書館）
「公文書保存の方策について−評価基準策定のためのガイドラインとフローチャート の提案−」小川千代子（国際資料研究所）

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