［会議報告］
◇平成12年度第６回委員会
・日 時：2000(平成12)年12月19日(火)
・場 所：埼玉県立文書館
・出席者：委員６名・事務局３名・オブザーバー１名（長野県立歴史館梅原安嗣氏）
欠席者 委員３名
・審議事項
（１）大分大会の事後処理について
（２）大分大会の反省と総括
（３）来年度長野大会への展望
（４）今後の予定（次回委員会等)について
（５）その他
今回の委員会レター報告期間（平成12年12月～同13年２月)中に開催された委員会は、上記の１回のみである。その主要な議題であった大分大会の反省・総括の内容については、本誌第55号（大会特集号）の「大会を終えて」に報告したところであるので、ここでは、今後の委員会体制等について話し合われたところにつき、以下、報告する。
ここ数年、大会テ一マ研究会を中心に開催県の主導性が高まってきている。一方、大会開催地と委員会事務局は必ず
しも近接しておらず、開催県に旅費や時間等で大きな負担を強いることになっている。これは、各居住地から参集する委員にとっても同様である。期日の決められた仕事のため、他の委員会に比して会議回数が多いことも問題を増幅している。（平成９年度９回、10・11年度８回、12年度７回）。また、会議以外の事務量も多く、経費的な問題ともあわせ、その軽減が求められる。
このような問題を解決するひとつの方向性として、大会企画委員会を廃止し、開催県の主導による大会実行委員会に一本化する案が考えられる。今回、将来的なものとしてこの案を検討することの必要性が委員長から提起され、また、その検討を前提としての、当面来年度以降の委員会構成及び運営について、次のような案が示された。
（１）構成
①開催県 ②前年度開催県 ③次年度開催県 ④会長事務局 ⑤大会企画委員会事務局 ⑥開催県隣接県機関 ⑦市町村機関 ⑧国立・民間機関
以上①～⑧から12人程度。
①～③については、大会の継続性、経験の継承を重視したもので、従来からの方針。ただし、遠隔地からの参加となることが予想されるため、②③については会議への
出席は可能な範囲でとし、通信等の活用により②からは経験上のアドバイス等をいただき、③には準備のための情報を蓄積してもらう、というスタンスで考える。
④⑤は全史料協側の組織を代表する。大会テーマには、開催県の特色とともに、全史料協の抱える現代的な課題等を盛り込んでいく必要がある。そのため、⑤だけではなく全史料協組織、あるいは史料保存利用問題を統括する位置にある会長事務局から参加を求める。
⑥⑦⑧については、多様な会員構成上の様々な意見を反映されるために必要である。本来できる限りひろい範囲からの参加を求めるべきであろうが、旅費等の負担から実際上活動が可能である地域的範囲を考えたとき、開催県あるいは委員会事務局に近接した地域からの選任が現実的となる。多様な会員構成という意味からも、機関会員、個人会員は問うところではない。
また、委員の任期は一期２年であるが、全国的規模で開催地が毎年変わるという条件への、前述してきたような趣旨からすれば、委員によっては必ずしも２年に拘束されることなく、大会(年度)ごとの弾力的な取扱が必要となる。①～③、⑥は特にそうなろう。
（２）
運営
①副委員長の２人制
開催県との共催という位置付けからも、現在の１人に対し、開催県から副委員長を選出し、２人とすることも可能とする。
②事務の効率化（経費の削減）
ア 全体の開催回数を減らすとともに、開催県での会議開催を増やす。
イ 大会開催案内を２回から１回に減らす。あわせて、会長事務局選任職員雇用にともない、会長事務局への発送事務集中化を提案する。
ウ 大会要項を直接大会に関するものに限定する（会員名簿等の分離）。
エ 可能な事務の外注化。
議論では開催県の主導による大会実行委員会への一本化という将来構想に対し、大会の継続性及び全史料協としての課題投影の希薄化への懸念が示された。また、委員会構成については、より多数の個人会員参加による意見反映の必要性が挙げられたが、全体として大きな異論ではなく、次回の役員会で意見を求めるなど、委員会の効果的な在り方を目ざして今後も検討していくことで議論を終えた。
◇平成12年度第７回委員会
日 時 2001(平成13)年３月５日(月)
場 所 埼玉県立文書館
出席者 委員４名・
事務局３名・オブザーバー１名(長野県立歴史館)
欠席者 委員５名
審議事項
(1)長野大会の企画・運営について
(2)来年度以降の委員会構成・運営について
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