[会議報告]
平成16年度第１回役員会
日 時 平成16年5月21日(金)13:30～17:00
場 所 東京都内（ホテルグランドヒル市ヶ谷）
出席者 23名（欠席２名）
１ 第15期（平成16年度）役員と総務委員会・大会企画委員会委員の変更について
会長から、新任理事として福井県文書館の選出について説明があり、承認された。
会長事務局から、平成16年度の各機関人事異動に伴い、会長（北海道立文書館）・
副会長（岐阜県歴史資料館）・理事（千葉県文書館・埼玉県立文書館・宮城県公文書館）・
監事（鳥取県立公文書館）、総務委員会・大会企画委員会委員の変更について説明があり、承認された。
２ 報 告
各報告に先立ち、会長より、「２ 報告」の議事進行を短縮するために、役員会開催
前にあらかじめ配布された会議資料中の各報告に関しては、会長事務局及び各委員会
と地域部会からのコメントと、それらに対する質疑応答で行うことが提案され、了承された。
(1)前回役員会記録報告
会長事務局提出の前回役員会記録が了承された。
(2)会員現況及び平成15年度会費納入状況報告
会長事務局から資料に基づいて、平成16年2月1日以降5月1日までの間に、機関会員３機関、
個人会員６名の減少で会員数484となり、減少傾向がある旨コメントされた。
(3)委員会報告
各委員会からの委員会報告についての質疑応答が行われた。
(4)地域担当理事報告
地域担当理事から、報告が行われた。
３ 協 議
(1)平成15年度事業報告及び決算報告について
会長事務局から、資料に基づいて説明。質疑応答の後、了承された。
(2)平成15年度の監査について
小笠監事（徳島県立文書館長）から監査結果について報告がなされた。
(3)平成16年度事業計画及び予算案について
会長事務局から資料に基づいて説明があり、質疑応答の後、原案のとおり承認された。
(4)第16期役員等の選出について
会長事務局から資料に基づいて、平成15年度第3回役員会の結論により、各ブロック選出会長・副会長が選出され、会長候補者はBブロックから岐阜県歴史資料館、副
会長候補者はAブロックからは新潟県立文書館、Cブロックからは京都府立総合資料
館が選ばれたことが報告され、第2回役員会で副会長（個人選出）・理事等を選出する
こと、総会での全役員の承認時期については新役員就任の前年度に行うこと、
役員選出時期の改正と予算案の総会への提出時期との関係調整に関する提案がなされ、
意見交換の後、平成16年度第2回役員会で副会長（個人選出）・理事等を選出すること、
山口大会の総会で第16期（平成17・18年度）役員の承認を求めること、
平成17年度予算案は平成17年度総会で提案することが了承された。
(5)第30回全国大会（山口大会）について
大会企画委員会委員長から、開催要領（案）に基づいて大会日程・会場・内容に
ついて説明があり、承認された。
(6)総会議事録の公開について
会長事務局から資料に基づいて、この案件の発端から平成15年度第３回役員会において
総務委員会がこの案件をどのような 方向で扱うかを検討することとされた経緯を再度説明し、
総務委員会から検討結果を
受けて、①総会の議事録は総会の概要（要旨）程度のものとすること、②会長事務局
が作成すること、③総会終了後できるだけ速やかに公表し、全史料協ホームページに
も掲載することとし、また、④逐条的な総会議事録の作成については役員会で検討さ
れるよう提案された。
意見交換の後、①～③は原案のとおり承認され、④の逐条的な会議録の作成は実施しないこととされ、
今年度の総会で報告することとされた。
(7)総会資料の事前配布について
会長事務局から資料に基づいて、この案件の発端から平成15年度第３回役員会において大会企画委員会において最終的な方向性を検討するとされた経緯を再度説明し、
大会企画委員会から検討結果を受けて、①
会長事務局は事前配布を実施する方向で今後検討すること、②配布は郵送による方法
とすること、③今後少なくとも機関会員へは電子メールによる配布システムを導入する必要があること、④上記のことを次年度
の事業として立ち上げる準備に着手すること、⑤それらを図るために関連委員会と連絡しながら検討するという提案がなされ、
了承され、今年度の総会に報告することとされた。
(8)大会開催地の選定のあり方について
総務委員会委員長から、都道府県を単位として順番制とするなどの基本方針が提案され、意見交換の後、今後この方針をもとに
細部について検討することとされた。
(9)大会開催地の選定のあり方について
会長事務局から資料に基づいて、この案件の発端から平成15年度第3回役員会に
おいて大会企画委員会において検討すると
された経緯を再度説明し、大会企画委員会
からの検討結果を受けて、総務委員会で継続検討することが提案され了承された。
４ その他
会長事務局から、次回役員会の日程が提案された。
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