役員会等 全史料協事務局：大阪府公文書館 〒558-0054　大阪市住吉区帝塚山東2-1-44　Tel 06-6675-5551 Fax 06-6675-5552 [役員会会議報告] 平成２０年度第３回役員会会議報告 日　時：平成２１年２月２５日（水）１４：００〜１７：００ 場　所：群馬県庁　昭和庁舎（３階　３５会議室） 出席者：２０名（オブザーバーを除く）（欠席４名） ○ 会議に先立ち、村田茂会長より、オブザーバーとして陪席された、山口県文書館・熊嵜歳介館長（次期副会長）、埼玉県立文書館・岸本洋一館長（次期調査・研究委員長）、徳島県立文書館・計盛眞一朗館長（次期広報・広聴委員長）の紹介がなされた。 議事１　報　告 （１） 平成２０年度第２回役員会報告 （２） 第３４回総会概要報告 会長事務局（三田修事務局長）より、（１）および（２）についての報告がなされ了承された。 （３） 委員会報告 �@ 総務委員会 石本俊憲総務委員長より、「第３回総務委員会」開催、及び同会において行われた以下の三点について、協議をした旨の報告がなされた。 ICA／SPAでは、各国のアーキビスト団体のデータを集めて意見交換しようとデータベースを作る予定。このため、ICA／SPA事務局から照会のあったアンケートについて回答を行う。 第３４回総会における「個別具体化計画」の承認に伴い、「旅費規程」の作成を検討考慮したが、規程作成の結果、各事務局に厳格な縛りをかけるのはいかがなものかということになったこと。 正副会長事務局、及び各委員会事務局の証拠書類の確認はどうするかとか旅費の支出手続きや時期などについては、各事務局の裁量に委ねること、また、正副会長が会を代表して旅行する場合や会が依頼して会員以外の方に講師をお願いする場合に会議旅費と同列に扱うのはどうかという意見があり、現会長事務局から新会長事務局への申し送り事項として処理してほしいということになったこと。 総会の際、アーカイブズ関係機関協議会への対応に関する質問が出たが、この事実関係としての協議を役員会に諮るべき事項として申し送りをすべきであるということになったこと。 また、公文書管理のあり方等に関する有識者会議の中間報告・最終報告に対して、全史料協としての意見・要望を国の方に出したが、法案提出、法案成立を控える状況の中、再度、全史料協としての意見を言うべきであり、その際、その協議を役員会でやるか、あるいはどこかの委員会で協議するか、その点を役員会で協議してほしい。 �A 大会企画委員会 平澤武司大会企画委員長の代理、大月宣典長野県立歴史館副館長より、「第４回大会企画委員会」開催、及び「第３４回全国（奈良）大会」、「第５回大会企画委員会」開催に関する報告がなされ、また大会開催県であった奈良県の奈良県立図書情報館及び関係各位に対する謝辞が述べられた。 また、「第５回大会企画委員会」における協議事項として、次のような協議をした旨の報告がなされた。 「平成２１年度以降の大会日程について」協議した結果、大会期間を「２日」として役員会に提案すること、及び第３５回全国（福島）大会の仮サブテーマを「公文書と地域資料」とし、新委員会に引き継ぐこと。 �B 研修・研究委員会 秋池武研修・研究委員長より、第３４回全国大会に関する以下の報告がなされた。 同大会における研修会の講演記録を「記録と史料」第１９号（３月発行予定）に掲載すること。 全史料協と企業史料協の合同研修会に関しては、２月１７日、人間文化研究機構、国文学研究資料館において開催し、学習院大学高埜利彦氏、国文学研究資料館渡辺浩一氏に講演を頂き、施設見学を行った。 �C 編集・出版委員会 中島弘編集・出版委員長より、「第３回編集・出版委員会」開催、及び報告・協議事項に関する報告がなされた。 バックナンバーの在庫数は、２年前の引継時の約８０箱位を、前回の全国大会等での無償配布等などによって処理し、約４０箱を新事務局に引継を行う。 「会報８４号」の１月末発刊、及び会誌『記録と史料』第１９号の発行状況、ならびに新事務局への事務事業の円滑な移行のため、新委員会からの協力要請については、積極的に協力する旨の協議がなされたこと。 �D 専門職問題委員会 立川雅康専門職問題委員長の代理、直井康幸栃木県立文書館指導主事より、「第３回専門職問題委員会」開催、並びに以下のような協議事項に関する報告がなされた。 年度末刊行予定の『アーキビスト養成制度関係資料集』の具体的内容に関する協議が行われ、現在編集を行っている。 �E 資料保存委員会 山本八朗資料保存委員長より、２月１６日「資料保存委員会」開催、及び同日の「講演会」開催に関して以下の報告がなされた。 香川県立文書館の開館１５周年に伴い、全史料協資料保存委員会、及び香川県立文書館共催で、「公文書管理　時を貫く記録の追及」というテーマで講演会を行った。講師は、有識者会議の一員である後藤仁氏を迎え、「公文書管理法の制定と地方自治体の文書事務」というテーマの講演を頂いた。 担当課職員による「香川県における公文書保存の現状と課題」というテーマの講演、及び今年開館した三豊市立文書館の職員による、「同文書館の現状」というテーマで講演を行った。 資料保存委員会において、「歴史資料の評価基準策定に際してのガイドライン」、及び図書「戦後写真の危機、画像アーカイブズ構築のために」の企画・出版に関する報告がなされたこと。 災害時における文書の保存・管理については、結論は出ていないが、会長事務局の方で検討願いたいという委員会での決議がなされたが、今後この業務をどこの事務局が業務とするのかについての検討をお願いしたい。 （４） 地域担当理事報告 �@ 関東部会 卯月武司関東部会長より、「第２回関東部会」、及び各定例研究会の開催について、以下のような報告がなされた。 第２４８回定例研究会は、運営委員会、及び群馬県立文書館の協力により行われた。茨城県市町村史料保存活用連絡協議会、取手市埋蔵文化センター飯島章氏に「関東甲信越における各資料保存協議会の活動状況」、群馬県立文書館指導主事中島潔氏に「群馬県立文書館における古文書の整備と保存」をテーマに講演を頂いた。 第２４９回定例研究会は、栃木県芳賀町総合情報館富田健司氏に「自治体史料保存と複合館論」をテーマに講演を頂いた。 第２５０回定例研究会は、東京都立川市国文学資料館で、「アーキビスト教育のいま　−この1年の動きを踏まえて−」をテーマに開催し、「日本のアーカイブズ制度と大学院教育」という題で、学習院大学文学部長・史学科教授の高埜利彦氏に、「日本のアーカイブズ学教育における大学共同利用機関の位置（仮）」という題で、人間文化研究機構国文学研究資料館アーカイブズ研究系・総合研究大学院大学文化科学研究科教授の渡辺浩一氏に講演を頂いた。 �A 近畿部会 中村雅彦近畿部会長の代理、兵庫県公館県政資料館愛久澤公博主査より、会報の発行、各例会、運営委員会について、以下のような報告がなされた。 会報『Network』３９号を１０月に発行し、４０号を３月に発行予定であり、あわせて「Monthly News」No．８５、No．８６の発行を予定。 第９７回では、尼崎市立地域史料館島田克彦氏に「地域史料の保存と活用」をテーマに報告を頂いた。この３月に通算１００回目の例会を開催予定。 １００回という節目でもあり、これまでの活動を振り返るということで、５月２１日の総会後の研究会で、これまでの研究会の活動を振り返る例会を開催したい。 第３回運営委員会では、第１００回例会の企画・検討を行った。 （５） 事務局報告 �@「会員の現況及び平成２０年度会費納入状況報告」、�A「平成２０年度決算及び平成２１年度予算編成等について」、�B「第１８期（平成２１・２２年度）役員について」に関して、三田事務局長より報告がなされた。 　以上の（１）から（５）の報告に対する主な質問・意見は以下の通り。 資料保存委員会の災害等被災状況の把握をどこでするのかについて、個別具体化計画について一番承知しているこの役員会で、現時点の最もよい対処方法に関するご意見を伺いたい。 現資料保存委員会では、結論は出ていないし、どうすべきなのかについては案を持ち合わせていない現状である。 組織改善計画から個別具体化計画への中では、今のところ、調査・研究委員会に仕分けとしては入ったとも考えられる。しかし、新しい調査・研究委員会はまだ未成立で指導力もなく発揮もできないから、当面、災害面に関しては、直接会長事務局でやって頂いた方がいいのではないか。調査・研究委員会が立ち上がって動き出した時、もう一度考えたらいいのではないか。 昨年度、四川大地震があった際、資料保存委員会のメンバーからどうすべきかの質問が寄せられた。私は、資料保存委員会のメンバーであり、かつ国際担当の理事であり、副会長をしていたため、私の一存で、村田会長にお見舞いの手紙を出すようにお願いしたという経緯がある。新役員体制の副会長の一人が、資料保存委員会発足時の資料保存委員長であり、その前の組織である防災委員会でもメンバーで長く勤められた方である。資料保存委員会・防災委員会の仕事をずいぶんやって頂き、経験を随分持っておられる個人である。ここからは私の意見だが、当面、１年間は、次期副会長に、何をすべきかをお預けし、次期副会長と新会長との間で、必要に応じて何らかの対策をとって頂くということではどうか。その後、調査・研究委員会が立ち上がってから、調整の上、どこで災害時の対応を行うかを、来年今頃の役員会で協議するという宿題にしてはどうか。 機関会員の入会・退会の具体的な理由を聞いていたら教えて欲しい。 退会理由については、全てを記憶していないが、一定の予算額がつかなかったということを理由に挙げられている。個人会員の退会については、二年間の会費滞納に基づく処理が多く、高齢化に伴う健康上の理由による退会などがある。 議事２　協　議 （１）　平成２１年度以降の全国大会の会期等について（大会企画委員会） 　大月大会企画委員長代理より、以下のような提案・報告がなされ、了承された。 平成２１年度以降の全国大会の会期は、「会員がより参加しやすい大会とすること」、「準備と運営に係る人的・財政的な負担軽減を図ること」、「研修会、全体会などの日程を工夫することにより短縮が可能であること」、等の理由から、二日間とする。平成２１年度全国（福島）大会は、平成２１年１１月１８日(水)〜１９日(木)とし、短縮後の日程については、第一日目研修会の午前の部を視察に振り替えることとした。以上の案で新委員会に引継ぎをし、最終的には、新委員会で検討・審議してもらいたい。 全国（奈良）大会におけるアンケート結果によると、５３人から回収したアンケートのうち、３日間の日程について、「ちょうどよい」が２９人、「会期が長い」が２２人であった。意見・理由として「最初と最後を選択式にしてもらえれば、今のまま（３日間）でもよい」、「公務で３日間空けるのはしんどい」などのご意見もあった。色々な意見を集約すれば、全国大会は総会がメインであり、研修会・全体会をスリムにして二日間でいいのではないかという意見が大勢であった。 以上の提案・報告に対する主な質問・意見は以下の通り。 全史料協の大会は、無料で研修が受けられることを目玉にしたいという理念をもって研修一日を総会と研究発表の一日間の日程で合わせたという経緯があった。その結果、今の研究会一日体制が出来てきたのが、今から１５年位前であった。総会の日程に研修会・研究会が合わさっているので、総会に行く名目で皆さんが研修に参加できると考えられたのであり、その点は、この場の皆様方にも御理解頂きたい。 この提案では、事実上研修の数が減るということが考えられる。奈良大会では、研修に参加されている方が多いことを考えれば、もちろん総会としての参加ではあるが、研修がかなりの目的があるということも考えられる。私の希望としては、研修は続けていただきたいと是非思っている。 午前中に希望者のみの視察を入れているが、視察は最近はやっていない。むしろ視察をやめて研修会をやる方が余程効率的でいいだろうと思う。また視察を受け入れる側も大変なんじゃないか。研修というのは資格研修に行くようなもので、必要なことだと思う。視察をやるのなら、研修で組んだ方がいいのではないか。特に今、公文書管理法等々で、専門家養成なども言われている中、実情としてそういったことが出来ない中では、全国から集まっているみんなと意見交換し、きちんとしたテーマで勉強することも、重要な問題になっているんじゃないか。希望による視察を組むのであれば、研修を入れた方がいい。 議事３　その他 �@ 他機関の動向 �A 主な機関会員の動向について 　以上の�@・�Aについて三田事務局長から、新委員会の支出予想額、及び旅費支給額等に関する補足説明ののち、以下のような内容の報告がなされた。 日本アーカイブズ学会２００９年度大会（４月２５日〜２６日開催）報告。 第１７期理事：宮城県公文書館が平成２０年度限りで全史料協退会、福島県歴史資料館が平成２２年度を最終年度として退会に関する報告。 岐阜県歴史資料館は、現行１３名の常勤職員体制が、平成２１年度は、正職員１名、嘱託職員１名、そして緊急雇用１名、合計３名体制となり、閲覧・貸出業務を継続する案が３月議会に上程され決定をみることに伴い、岐阜県歴史資料館は、全史料協にはとどまるものの、全国大会は辞退せざるを得ない旨の報告があったこと。 大阪府泉佐野市市史編纂係が、市史編纂業務の終了に伴い、平成２０年度限り退会、千葉県千葉市郷土博物館市史編纂課が２０年度限り退会という報告があったこと。 ○ 続いて、村田会長（大阪府公文書館館長）より、地方自治体を取り巻くたいへん厳しい財政状況のなか、大阪府における来年度予算の編成作業に当たり、橋下知事の現在の全ての事務事業をゼロから見直せという指示の下、他団体との連携等に関する全庁的見直しが行われた結果、全史料協負担金が認められない事態に立ち至り、大阪府公文書館も平成２０年度限りで全史料協を退会する旨の報告がなされた。 　以上の報告に対する主な質問・意見は以下の通り。 早晩、全史料協の会員数は漸減するように思われる。これに対してどういう手を打つのかについて、誰からも何の発言も出ていないが、是非、これは満遍なく皆様のお考えをお伺いしたい。 全史料協の会費は、知事会として承認した会費に入っているんじゃないか。昨年度、図書館協会の会費を削減して欲しいと、知事会が図書館協会に申し入れた。知事会の承認した会費はたくさんあると思うが、会費の高いものを削ろうというなか、全史料協の会費はまだ安泰だと思った。大阪府はどうかわからないが、知事会が一応ＯＫをしたから、余程のことがないと落とすということは無いだろう。 知事会の方でメニューを出すかもしれないが、財政的に言われると一溜まりもない。メニューの中に、全史料協が入っているからといって、うちはうちの査定がある、そんなものは見直すと言われれば、一溜まりもない話だと思う。実際に、だからといって、その理屈だけで財政当局の方でＯＫを出すとは考えられない。公文書館の認識と財政当局の認識はかなり違う部分があるから、それは注意していた方がいいのかも知れない。 公文書館・文書館と図書館とは、だいぶ質の違う話だと思う。図書館は、社会教育法に基づく体系があって、各都道府県・市町村もそうだが、社会教育審議会なるものを設けており、重要な社会教育機関として完全に認知されている。例え、知事部局といえども、社会教育審議会などの意見を全く聞きもしないで、一挙に物事を決めることはできないようになっている。公文書館が置かれている状態は、まだできたばかりで、業績はほとんどないような状態にあるから、あまり楽観できないんじゃないかと思う。逆に、全史料協は、好きな連中が集まっているだけじゃないか、みたいな認識が行政当局にはまだまだあるというのが、私の感想である。 個人会員を増やす方向で努力するなどを考えたらいいけれども、それを考える場合、アーカイブズ学会などとどこが違うんだという関係がある。アーカイブズ学会の場合、機関会員というのは、そういう形ではない。だから、現在の機関会員である都道府県・市町村立の公文書館がどういう状況にあり、どういうことを努力しているかが的確にわかる団体としては、アーカイブズ学会よりは全史料協の方がいいに決まっている。では、うまく棲み分けられるかというと、個人会員を中心に運営していこうとすれば、ちょっとそのところは無理が生じる。やはり、機関会員をどう確保していくのかという努力はやらざるを得ないし、やらないとこの組織の特色は出てこないと思う。それが、財政的な危機的状況の中で、制度的にもまた認知度も低いといわれれば、どういったらいいのか。図書館協会のようなものになれるような力をどうやってつけていくかという工夫をしないといけない。しかし、まだまだ作り出そうとして努力している、たかだか２０年〜３０年くらいの歴史・努力でしかない。ここでへばってしまったらどうしようもない。図書館は、明治以来の歴史をもってやっている。その点では、やはり違いが出るのは当たり前なんで、今、草創期の生みの苦しみをやっているんだというくらいに構えないと仕方が無いんじゃないか。 当県でも、大阪のように、財政難の中、この夏から、我々の部門を図書館でという組織編制が考えられている。しかも、職員数も減じるというやりとりの中、現在のところは、職員１名削減という形で落ち着いている。しかし、関係機関や色々な上級職員とのやり取りの中、潰してしまえばいいというそういう乱暴な言葉まであったと聞いている。岐阜県の事例や指定管理者制度への流れ、宮城県、福島県、そして最後に大阪…。非常に驚き、厳しいなと思った。帰って、すぐに職員と話したいと思う。今は我慢の時期であり、よい方策はちょっと見当たらないかもしれない。身の丈にあった色々な事情でやっていくということで、我々残ったものが、この中でなんとか色々とやっていけるような形を採らざるを得ない。ただ、全史料協の組織として、各自治体の首長に対して、そういう流れはあるが、是非ともこういう主要な施設、国民の財産としての資料を守りたいという気持ちを請願していきたいということを思いながらいる。 大阪府公文書館はもともと機関会員として入って頂いていたが、役員として勤められるだけの大きな機関ではないことから、しばらく役員のような活動はして来られなかった。しかし、この前の館長さんあたりから、あるいはその前の近畿部会役員の辺りから、だんだん近畿での中心的な役割を果してこられ、条例もない、規模も小さい、建物も小さい館とであることはよく存じていたので、その中でたいへんよくやって下さったと思っている。これからも、全史料協の中でご活躍頂ける事を楽しみにしていたけれども、私も大阪府民であり、そういう流れが大阪府公文書館にもきたということは大変よくわかる。橋下知事さんの意見は確かに府民に受け入れられている部分もあるが、そうでない面もたいへん多いと思う。こういう面で、一府民としての意見も入れて考えていただければと思う。個人会員なので、機関に対しては何もできないけれども、そういう希望は持ち続けたい。館の中でも色々とあり、館の引越しなど色々な噂もあちこちで聞いているが、色々なことがおありかと思うが、できるだけ頑張ってもらいたいと思う 大阪府から退会しないといけないと聞いて非常にショックを受けている。地方自治体の財政状況は、自主財源が減っている状況で、我々のところの予算も当然影響してくる。その会費自体を運営をしていくというのは、非常に難しくなってくるのではないかと危惧している。本日報告のあった退会する４つの府県を除き、この会合を引き続きやっていけるよう、続けて会員としてご協力をお願いしたいと思っている。できるためにどうするかということは、非常に難しいのではあるが、この会に入っていてどういうメリットがあるかという部分を示していかなければならないんじゃないかと思う。研修などを行って資格等を与えていくなど、そういうことをやっていかないと、大会をしてそれで終わりということでは、なかなか入っているメリットを我々も説明できないということが出てくると思う。そういうメリットを説明できるような形に会合を変えていければなおいいのではないかというように思う。 公文書館管理法がこれから無事に上程され、公文書を保存することがいかに大切かということが表されてくるようになる。多くの国民もその重要性は気づいているし、当然、役人はその案を作る当事者として気づいている。だから、公文書なり歴史的文書を保存すること、それを活用することの重要性は、多くの人がこれからもそれなりに理解を深めていくだろうと思う。ただ、それとこの全史料協の活動とがどのようにつながっていくのか、これからどういうように全史料協はその活動の成果をリアルに実現していくのかというところが、きっと課題なんだと思う。私どものところでは、財政課なり総務部長がちゃんと理解してくれると、個人的な関心とか興味で、財政課長が代わったから理解が全然なくなったとか、そういうようなことではなくして、本来の文書保存の重要性というものを、これからも多くの国民、多くの役人がその重要性をさらに理解を深めていくだろうと思うので、それをいかに全史料協との関わりでＰＲしていくかという必要性・工夫をする必要性がある、そういうターニングポイントにきているんじゃないかという気がする。 県史や町史編纂などが終ると、退会したいということでどんどん減っていく。小さな市などの場合、市史編纂が終ったら組織自体がなくなってしまう。例えば、文書保存の部局に引継がれればいいけれども、なかなか引継がれずになくなってしまう。担当部署がなくなってしまうということで。そうなると、どうしても県主導でやらざるを得ないところがある。そのような活動に対しては、県内のものについては、責任を持とうかなというのはあるけれども、全史料協の場合も、もうちょっとやっぱり進化しないと難しい。他の学会などがあるから、そっちの方が中身がよければ、そっちに移ってしまうという可能性がある。都道府県が入っているが、組織改善をやって業務負担を小さくしたけれども、実際に負担を小さく感じないとそれ以上に結果を出したいというのが本音である。やはり全国レベルの会は難しいかもしれないが、府県レベルではそういうものも作れる可能性もある。県内レベルで作ってみようかという話も出てきている。全国的に２０年以上やってきたが、時代に合わせてやっていかないと出るものばかりが多くなって、得るものが少ないとなると、会費の件も、予算の方はきついけれども、トータルの中で減らせといっている訳だから、他の部分を減らして何とか凌いでいる。１００〜２００万減らせと言われたらきついが、数万ならまだ耐えられる状況ではある。当県では、上の方は、公文書館を理解してもらっているけれども、なかなか館の発信力を認めてくれないというのはあって、それは何とか凌いでいるが、実際のところは難しい。 ○ 三田事務局長より、上掲の府県、市の全史料協退会に伴い、次のような報告がなされた。 会員退会等に伴い、会長や全国大会のローテーションが繰り上がることがある。会長館は、平成２１・２２年度は東の群馬県、次の平成２３・２４年度が西の京都府、そして個別具体化計画の対象年度を外れる平成２５・２６年度は、現在のローテーションでいけば東の福島県がなる予定だったが、福島県の退会に伴い、繰り上がって、設立年度の古い順でいけば、昭和６１年の栃木県あるいは愛知県ということになる。次に副会長館は、平成２１・２２年度は西の山口県、そして平成２３・２４年度は、宮城県が退会して、なおかつローテーションを決めた際、東ブロックに入っていた福井県が西ブロックに移ってしまったため、二つ繰り上がりが生じて、東の長野県が２３・２４年度の副会長ということになる。平成２５・２６年度は西の兵庫県ということになる。大会開催地は、平成２１年度は東の福島県、平成２２年度は西の京都府、平成２３年度は東の岐阜県が辞退ということで、繰り上がって東の東京都、平成２４年度は西の大阪府が退会するため、繰り上がって、兵庫県ということになる。平成２５年度は東の群馬県、平成２６年度は西の広島県というように、ローテーションの繰り上がりが生じることになる。 かなり前から全史料協の運営に関わるなか、ひたひたと水が寄ってくる、総務委員会を担当している時にも、これはきついというなかで、愛知県さんの方で改革の素案を基に精力的に組んで頂き、広島県さんの方できちっとまとめてもらって、今回提案して頂いたものが来年度から施行になる。したがって、現在出ているような状況をある程度睨みながら、この改革案が出されてきたということだと考えているので、出来るだけきっちと事務を執行していくということが、方向性としては当面重要なことなんだと思う。先ほどの他の委員会への引継ぎ事項でも、懸案が各委員会から出されている訳であるが、それらも身の丈に合った形の中で、やらざるを得ないというところは、機関会員・個人会員共にきちっと理解してもらうような形で運営しなければ、早晩、息尽きてしまうだろうというように考えている。もう一つ、反省点でもあるが、今、役員会の中で、機関の存続の問題、あるいは会の存続の問題について議論がなされているが、従来の議論の中では、研修制度の充実や情報収集とか非常に学問的な話ではあったが、この会そのものの状況からいうと、もっときちんと機関のことについて役員会の中でも今のようなことを議論しておくべき部分があったと、若干反省している。あまりそういう機関の大事さみたいなことは、愚痴としては良く出てはくるが、総会で議論されたこともないし、役員会でもなかった。だが、国の方は追い風で動いているといっても、足元の方はちょっと疲れてきているという状況であり、機関の方にも時間を割いて相談をしていかなければいけないかなと感じている。 この会に来て、どういうメリットがあったかということも是非伺いたい。まったく何のメリットもなかったというご意見も、やはり伺っておくべきだと思う。それから、予算化できず会費が払えないから退会するというケースが続出している。なぜ予算化できないかというと、この会のメリットを説明しきれないということに問題があるのではないかと、外野的には思う。その辺について忌憚ないところを教えておいて頂きたい。 私は一年間、全史料協会長として、荻布に続いて務めさせて頂いたが、組織体制が整備されていない状況の中で、都道府県の持ち回りということで、会長を引き受けると負担がかかってくる。はっきり言えば、事務局長一人の負担になってくる。会への加入によって得るものも大きいが、本来業務の関係で言えば、非常に大きな負担があるということは事実だと思う。得るものとしては、当然、会長館をさせて頂き、全国的な色々な流れもわかるし、そういう意味では非常に大きなプラスにもなり、何が問題かということもわかるので、そういう全国的なものを知る上ではメリットはある。ただ、もう一方の研修については、常勤職員が３名という状態の中で、なかなか研修にも行けない状況があり、予算的にも業務的にも行けない状態で、プラス面もマイナス面もあったと思っている。今回の予算について私が感じたのは、全史料協との連携が、府の事業を実施する上で、必要不可欠のものであるかということが問題になったと思っている。必要であることはだいぶ説明したが、府の事務事業をするに当たり、どうしても入っておかないとできないかというところを問われると、具体的に必要であれば、どれくらい全史料協に入っているメリットがあるのか、というところを充分に説明することができなかったと感じており、厳しい査定の中で、力が及ばなかったということで反省している。 私はもともと行政の人間ではないから、発想が違うかも知れないが、全史料協に入って、館としてどんなメリットがあったかを説得するのは至難の業だと思う。相手は、もともと、はじめから削ろうと思って来ている。今日の話を聞いていると、館の存続そのものも問われかねないような、人員・場所・費用の削減だから。全史料協に入っていてどれだけメリットがあったかという議論だけに押し込められると、多分負けると私は思う。私たち自身は、何か説得できるような活動や何かをしたらいいのかも知れないが、先ほどの村田会長の発言にもあった通り、入ってなかったら大阪府公文書館は存続できませんかといったらそんなことはない。どんな館だって、全史料協を脱退したって館として存立はできるといえばできる。全史料協にいなきゃ存続できないなんて証言はまず無理だ。だから、そういう議論に入り込んだら最終的には敗北するだろう。じゃあどうすればよいかは、結局は、一つ一つの組織の問題になり、京都府なんかでもいつ潰されてもおかしくないと思っているが、自分の館がどれだけ府民なり県民に目の前に見えるか、わかってもらえているかである。設置者というよりも、住民全体に。そして、どれだけ元気にいろいろな事をやっているかということ見せる以外に生きる道はない。それを、それぞれの館がどんなに努力して、工夫してやったかという議論も、先ほどの群馬県の館長さんが言われたように、ここで経験するということをもうちょっと精力的にやっていって、それよりは前進というか、新しいことを大胆にやるとか、元気になっていくと状況が少しずつ変るんじゃないか。だから、問われているのは、この組織がどうかではなく、実は一つ一つの館が存続を問われているという、そういう状況の中で生き残りをどうすればいいかということにもかかっていると私は今のところ考えている。 当県の方は、大阪府のように一件一件の事務事業の見直しを指示されていないので、全体の中で、１０％の削減を言われていますけれども、個々をどうするかは任せるということだったので、そこのところで負担金を出せるけれども、話を聞いていて、もし、財政当局から他府県の状況がどうなっているかを聞け、全部調べて出せと言われたら、今の状況で、皆さんの状況を伝えるとなると、だんだん旗色が悪くなるだろうと思う。この会が、国立公文書館との関係がどうなのかということ、全国公文書館長会議のようなものがあり、もう一方で全史料協がある。この両者の関係がどうなっているのかがわかりにくい。そうすると、これを財政当局に説明する時、大阪府のように、この会に入っているメリットを説明できない。どうしようもない。財政当局側も、費用対効果の面を言うので。しかし、この会に入っている中、県史を充実した方がいいだろうとかそういうようなことで、公文書館そのものについて、首長が閉じてしまえ、と言うことはなかなかないだろうと思う。私どもの県では、公文書館機能を強化するようにと言っており、潰せとは言われていない。でも、そこに組織とお金をどうつけるかという問題も当然ある。自館では研修も出来ない時に、研修機能を全史料協で担ってくれることになれば、当然メリットは生じてくると思う。やはり、国立公文書館も研修をやっているが、この全史料協自身が、ここでも何かやっているからここの会員になっておかないと公文書館としてやっていけないんだ、ということにならなければいけない。でないと、私どもの館も、他府県同様にとどこまで耐えられるかわからないが、この会に入っているメリットを、財政当局に説明が出来るという何かが必要なんじゃないかと思う。研修等、国立公文書館とは違うんだということが何か出せないかと思ったので、参考までに。 うちの館は、去年から正規職員が１名減になっている。副館長も常駐していないので、実質３名で、あと２人の職員でやっている。この状態で、今までの編集・出版委員会でも大変なのに、広報・広聴委員会でホームページもやらないといけない。今日の話では、資料保存の問題も出てきたが、実際、この３人の館でどこまでできるか、会誌だとか会報だとか、役割も非常に大きくなってきているなというような感想をもった。身の丈に合った形で、この広報・広聴委員会が何ができるのか、どうしていったらいいのかと、非常に重たいものを聞かせてもらったという感じがする。三人で、また頭を悩ましながら、引継ぎをしながら新しい広報・広聴委員会をどんなふうにして作っていったらいいのかを考えていきたいと思う。自館でも予算の面では非常に厳しいところにきている。４回展示をやっているが、去年、今年度などは、一回分のパンフレット・図録の印刷発注ができないような状況になっており、手焼きで作った。ポスターも、幸いにコンピューターのグラフィックにちょっと長けている者がいるので、その手を借りながら自作しているところで、切り詰められてきている。いずれ委員会のために出張だとかそういうことになってきた時に旅費の面で果たしてできるのか。今、会合を３回やっているけど、本当に参加できるのか、ホームページでも、委員会を立ち上げると、委員会名も変るし、内容も変る、ということで、このメンバーで果たしてその面が変えられるのかとか、色んな不安なことでいっぱいで、今日の話を聞いてより重たい荷物をもらったという気がしている。 やはり今、都道府県民を味方につけないとどうしようもない。まあ、大阪府の場合は、知事さんが色々な方向を向かれているので難しいかもしれないが、もう一つは味方につけないといけないのは、我々の仲間、要するに県庁・教育委員会の職員・幹部。我々は一生懸命やっているが、そういう議論がここで出るのであれば、ひょっとすると、我々は空回りしているのかもしれない。自分達は一生懸命やっていても、県庁や教育委員会の職員間では、我々がやっていることがよく理解できていない、こういうことがあるんじゃないかと思う。私が、力不足ながら自館において始めていることは、とにかくマスコミ等で取材等があれば、全部トップに挙げる、こういう取材があった、こういうふうに新聞に載ったと。色々な催し物を我々も予算がないので、金をかけずに今ある持ち物でやる。そして県民にしっかりアピールをして来て頂くと共に、我々の仲間の行政の上の方にも案内をして来てもらう。そして、このように館が運営されているのか、やはりこの館は必要なんだな、というようなことを我々の仲間、都道府県民の皆さんにわかってもらって、大いに役立ててもらう、と、この辺が原点だろうと思う。それがないと、結局、よくわからないものは潰せばいいじゃないか、ということになりがちである。私どもの館も、昨年、指定管理者の検討があったが、何とかクリアして、直営でやるべきものだ、という判断をして頂くことが出来た。そういうことは一番基本だろうというように思う。まあその上で、やはり出てくるのは、全国の公文書館長会議、そちらの方で機関会員もみんな集まっている。そこでも色々な研修をやっている。一方では日本アーカイブズ学会もある。その中で、この全史料協がどういう役割を果たすのか、ということについて、我々が、なかなか難しいだろうなでは困る。我々は来年度から役員を引き受けた訳だが、引き受けるに当たって、私どもの館の中だけで話をしたことだが、やはりやれることからやればいいじゃないかと。今まで色々と大変だったようだと言うが、大変だったら、本当に大変なことはしょうがないが、そうでないことは、しっかりとスクラップすればいいじゃないか、そういう気持ちで私は引き受けるつもりだと言った。色々と委員会があり、それを整理をして少なくなるわけだが、少なくなっても今までの仕事を全部同じようにやっていくのはなかなか気持ちも重いだろうが、やはり今の時期にあったようなスリムな形にすることも必要だろうと思う。それをしていくに当たっては、この会が我々にとってどういう位置づけになるのかということをしっかりと共通理解をして認識をして出発する必要があるだろう。 大阪府のように、財政の方からそういう詰め方をされるとちょっと難しいかもしれないという気がする。公務としてこういう団体を支える必要があるのか、という話で、その一点に絞られてはもたないんじゃないかという気はする。また、金の会計管理自体が、なかなか難しい状況になってきている。当県でも団体会計の事務局の許可は認められないという状況になっており、今回の委員会を引き受けるに当たって、若干会計事務があるけれども、これは団体会計事務ではないという勝手な位置付けで、会長県に団体会計事務があって、うちのほうはそれを預かって遣わせてもらっているだけだという解釈をしないと、事務局を担っていけない状況になる。そういう中、こういう一点で財政当局から追及されていくと、かなりきつい。やっぱりそこをかわしていかなくてはならないので、総体として文書館の役割をきちっと認めて頂くような方向で目を向けていくしかないんじゃないかという気がする。指定管理をされているところ、岐阜みたいに文書館業務の休止とかそういう状況にさせられてきたのがまず一番問題じゃないのかなと思う。そのためには、県民の中で、文書館の活動が広く認められるようになればいいが、なかなかそれも難しい状況だとは思う。公文書館や文書館は、博物館や図書館のような大衆的に利用される施設ではないし、是非来てくださいと宣伝したりして費用が取れるというような所でもないし、そういう形で何万人も押し寄せて頂いて、それでいいのかという問題もある。やはり、一番基本的には、是非来てもらうというよりも、県民の中で文書館が大切なんだと、これはなくてはならないもんなんだという意識をもってもらう。そして、県庁の中でも、そういう意識をもってもらう必要があるんだと思う。そういう意識というのは徐々に高まってきているのではないかと思っている。公文書管理法が制定されれば、それを梃子に、公文書管理条例のようなものを制定していくという流れの中で意識改革をして、利用は少なくてもこれは絶対に必要な館なんだという形のところへ認知度を高めるということで全体として解決していくしかないんじゃないかなと思う。 色んなご意見を伺い、全史料協が日本に存在している意義をどうこれから我々自身がきちんと把握し、それを外に対してどうアピールしていくかということについては、今後の課題としてあるんだということが非常によくわかった。これはちょっとこれからの課題の一つとして皆様方に簡単にご紹介しておきたい。ＳＰＡガイドラインの中で、全史料協は日本を代表するアーカイブズ専門家団体であると位置付けられているんです。専門家団体を作るにはどうしたらいいかというガイドラインや会員の拡大戦略だとか宣伝の方法についての書き物、ロビー活動及び広報の問題、資格制度の問題についてどういうように考えてきているか、専門家団体における専門家団体自身が持っている資料の管理と保存についてのガイドライン、会議とかセミナーとかのやり方のガイドライン、貧民の地域を対象とした国際会議のあり方のガイドライン、これらのガイドラインを全史料協がしっかりとみていかないといけない。 ・ 現在、中国四国アーカイブズウィークというのがここ最近展開されていて、全史料協と特段組織的に関わらない形で出来ていると認識しているが、全史料協に加入している館がやっていることなので、これは全史料協中国四国というように冠をつけて頂くだけで、全史料協の広報・広聴が大きく展開できるかと思うし、６月９日がアーカイブズデイだが、そのときに、合わせて全国の関係機関が何かをやれば全史料協で、日本アーカイブズデイとすることが簡単にできる。そのようなことが、この課題に対して解決する方向になっているかと思う。新しいことをやるのではなく、今やっていることがこの課題の何に該当するかということを結び付けをすることが、これから先の我々の発展のために必要な努力ではないかと思う。 ある自治体の文書館が財務評価を受けてたいへんな評価を頂いてしまって非常にご苦労をされているという事例があった。住民に対する普及活動をものすごく一生懸命にやっているが、それが裏目に出て、何で文書館なのに、公文書の管理をちゃんとやらないで、フィールドワークばかりやっているのか、それはもう他の所管部署がやっているからやらなくていいと、それをやるんだったらいらないということであった。これから公文書管理法等が出てくることをふまえれば、庁内の公文書管理に対して、どの文書館もどのようにきちんとした位置付けをもっていくか、それを庁内職員に対してどれくらい理解させていくかということが土台になって、それから普及活動に進んでいかないと、不要という評価を受ける可能性もあるということで、これは教訓として皆さんに共有しておきたい。 以上 平成２０年度第２回役員会会議報告 日　時：平成20年9月10日（水）13：30〜17：00 場　所：パレス神戸（２階会議室） 出席者：１８名（オブザーバーを除く）（欠席6名） ●協議に先立ち、村田会長より、以下の報告がなされた。 全史料協では、8月13日、雑色、小川両副会長が内閣府に赴き有識者会議の中間報告に対する意見書を福井参事官に提出・意見交換を行った。 現在理事を務めている宮城県公文書館より、平成20年度限りで退会したい旨の通知が7月2日付けで寄せられた。 １　第1７期（平成20年度）役員等の変更について 　会長事務局からの報告・紹介に続き、新理事東京都公文書館卯月館長の挨拶がなされ、第17期（平成20年度）役員等の変更について了承された。 ２　協　議 （１）　会報の無償頒布について 編集・出版委員会より、以下の内容の提案がなされ、原案通り了承された。 会報は現在200円で配布しているが、過去数年間は販売実績が無いため、希望者に無償で配り、送料のみ負担してもらう形としたい。それに対する主な意見及び回答は以下の通り。 会報の配布は、あくまでも会員に対する情報提供であり、会員以外への配布という場合については、どのような考え方に立って行うのか。 会報は、原則として会員に読んで頂くことが主目的であるが、現実的には、本会に興味ある人に会の存在・活動内容を知って頂くため、実費程度を頂いて配布させて 頂きたいという趣旨である。実際、有償で頒布する実績がここ数年ないので、希望者があれば無償で配布してもいいのではないか。 会報は会員の会費に対するアウトプットである。編集・出版委員会において、無償で会員外に会報を配布することへの議論はされたのか。 2008年8月22日に二回目の編集・出版委員会を開き、その際、実績を考慮した上で、個人・機関にこの会の知識・活動内容を周知させ、新会員の入会につながるのではないかという観点に立った議論を行い、委員会では、既に了解を得ている。 無償配布できるだけの予備を作っていること自体が無駄ではないか。実際の会報の印刷量はどの程度なのか。 平成18年度まで、会報は毎号1000部、平成19年度より900部とした。会報のバックナンバーが大量に編集・出版委員会事務局の倉庫に残っており、無駄な状況になっている。残った会誌・会報を次の委員会事務局に引継ぐ場合でも、非常に多額の送料負担が生じるため、できる限り必要最小部数の印刷・発行とし、残部の会報は会員に配布しようと役員会で議論した。現在、900部に減らしたにもかかわらず、なお予備が生じる現状にあり、環境問題も考慮すれば、一部当たりの単価があがってでも、発行部数を減らすといった、実態にあった印刷部数にして、残りを会員に無償配布するという形も必要ではないか。 前回の役員会では、無償でバックナンバーを配布するという話であったが、これからの配布分についても無償でという意味か。 事務局等で頒布用70、保存用30、合計100部を残す。 会報という趣旨から言えば、そもそも会員に配る分の印刷で良い。必然的に在庫が生じてしまって、国内の調査研究のためであるとか、本会にとって有益な場合に限り、会報を配布したら良い。多量の在庫がある場合、保存等の費用が嵩み大変である。最初から会報を会員以外に配るという前提であれば、そもそも「会報」の意味がなくなってしまう。原則として、全史料協として有意義な関係団体・研究機関に無償配布する姿勢の方が良い。 現実には、会報を会員に配布するのに不足しないように、予備を印刷している。会員以外の方でも、読みたい・知りたいという場合には、予備の範囲内での活用であれば、最小限度の活動として必要ではないか。 配布した時点でコネクションが出来る訳だから、会報を送る際、併せて入会書も送るなど、会員の勧誘につながる形でやっていけば良いと思う。 会員網を広げる方向で、今後委員会の方でも話を進めていきたい。 それでも余る場合には、処分した方がいい。無償配布にも限度がある。 前役員会でも議題になったが、必要最小限の在庫を次の委員会に引き継ぎ、残部はHP等で希望を募り、希望者に配布し、残りは古紙の回収日に出すことにしている。 希望者に無償配布する場合、どうやって希望者を募るのか。希望は殆ど無いのではないか。コスト面で考えて、印刷部数の多少でコスト負担が変わらない場合には、広く利用するという観点から、当然、部数は多くする。全史料協未加入の機関も多いので、そういう機関に対して、会の案内と併せて配布することで、会の活動等を周知することができるのではないか。こういう活動はあまり知られていないという現実があるので、会報の中にはいい情報がたくさん入っており、参加していない機関・団体等にも活動を周知するいい機会ではないか。 今まで取り組んできた趣旨とは若干方向性が違うのかと思うが、こういう極めて専門的な会報・機関紙の場合、興味のある人は、色々な所にアクセスしているのではないか。本当にほしいのであれば、事務局に問い合わせがきているのではないか。事務局の費用・手間隙を考えると、会員への配布用に最小限度印刷し、余った場合には、興味のある人・機関に無償配布する方が、会の財源的・体制的状況を考えると最も合理的ではないか。 会報は、本来は会員のためのものであったが、いつから販売となったかはわからない。他の出版物も同様である。会費を集めて会員に配布するだけのものが、販売するというシステムになってしまっている。しかし全く売れない。会員のものなのに、大学図書館等から希望があれば売らなければいけない。その時、書類準備に非常に手間がかかる。そのマンパワーがどれだけ必要かをご理解頂きたい。どこが事務局をやっても大変で、全く本来業務ができない。だから委託販売の道を検討してきた結果として、削減しなければならない事務を削減しないといけない。本来の会報・会誌の目的からみれば、販売という業務自体廃止することが第一の目的である。販売作業のための電話代・封筒代等雑費を考えれば赤字になる可能性もある。そこまでして販売するのかという問題もある。事務局としては、徹底的に印刷量を削減する方向でやってきた。過去に、そういうことをやっていないから、現在どのように合理化するかという点を重視して、次の事務局に引き継ぎたい。 　 （２）　第３４回全国大会（奈良大会）について 　大会企画委員会から報告がなされ、了承された。 （３）　平成２０年度総会について 　会長事務局より報告がなされ、了承された。 それに対する主な意見及び回答は以下の通り。 提案側・役員側の人間が総会で議長するのは例がない。学会等では、人がいないから仕方なくという事はないではないが、筋としてはおかしい。機関であれ個人であれ、役員以外の人物から議長を選ぶことが筋であると思う。 例年、会場の中から希望者を募り、それがない場合にお願いしている。一応、例年そのような形になっている。事務局でも、会場から希望者に手を上げてもらえることを期待しているが、もし手が上がらなかった場合のため、二名の方を会長推薦の議長候補者として、提案させていただきたい。 総会の座席に各担当理事の名前が書かれているが、それぞれ委員会の肩書きがあるので、委員会名を書いた方がわかりやすい。例えば、理事であると同時に、●●委員長など。 全史料協の中の役職名・肩書きの方がわかりやすい。全国館長会議と違い、どこの所属かではなく、全史料協の中でどういう役職かがわかるようにした方がいい。●●委員長（●●県）など。 この資料は、役員会・大会関係者の関係資料であり、あまり形式にはこだわらない。決定して頂ければそういう形式でいきたい。 委員名の方がいい。館名はあくまでも参考に過ぎない。 役員名簿などの時、委員名等を示した方が会員にもわかる。総会資料でも理事と書いてあっても、なぜ理事でどんな委員を担当しているのかを示す方がわかりやすい。 全史料協全体の方針、事業計画の中で個別に各委員会があるということか。 全体的なものというより、各委員会でやっていることだと理解している。本来事務局の仕事は事務的な部分であり、各委員会がそれぞれ特色をもってやる。全史料協自体が、委員会制度で進んできている。 理事の事業報告と決算報告は会長事務局がやる。監査は担当がいるが、それぞれは各委員長がやるということになっている。全史料協では、各委員会の活動そのものを総会でもって会員に報告し、来期の予定の承認を頂くという形式だと思う。 総会資料中の役員の備考欄については、各役員の異動は注をつけ名簿の後に回し、各委員長・地域部会長・大会開催地などを表記する方が良い。 （補足）会長事務局より補足説明がなされた。 配布資料については、そのまま印刷にかけ、配布する予定にしている。内容を確認していただき、９月１７日（水）までに訂正・修正等があればご連絡を頂きたい。訂正・修正等がなければこのまま印刷にかける。　 （４）　個別具体化計画案について 　総務委員会より以下の内容について報告がなされ、了承された。 　「個別具体化計画（案）」への会員意見とコメント、６月の第１回役員会での議論を参考にしての、主な対応策、「個別具体化計画（案）」の変更点の説明がなされた。 主な対応・変更点は以下の通り。 調査研究機関の中に三つのワーキンググループ（以下、WG）を作ることについては、例示にとどめ、調査研究委員会発足後、委員会内で検討の上決定する。 繰越金処理については、収支バランスを取ること、役員機関の負担を減らすという目的から、個別具体化計画を進めているので、個別具体化計画とは切り離して、新年度の実施結果で検討する。予算については収支バランスを合わせるような形とした。 組織・業務改善計画実施後の進行管理・調整を副会長が担当する旨の明記については、副会長事務局の業務説明の部分に「必要に応じて、組織運営上の問題について会長を補佐するものとする」との記載をつけた。 広報・広聴委員会の業務に関する計画の記述について、SNSは経費が嵩み今の経費で対応は困難であるので、今の業務の効率化に焦点を当て、実際の運営を勘案した上でやっていきたい。 各委員会の構成・人数について、東西の内訳を省略し、機関・個人会員のバランスを考慮すべき旨を付加した。個別具体化計画から、正副会長事務局は非常に負担が重いと思われているようだが、これは、来年度以降、徐々に実績を作っていくしかない。 福井県を西ブロックに移動し、平成２１・２２年度関東部会長を調整中とし、２３・２４年度の副会長を東ブロックより改めて選定し直すこととした。 それに対する主な意見及び回答は以下の通り。 来年度、群馬県が会長館となる。設立が古い順ということで動いている訳だが、庁内で色々と意見交換し、会長を引き受けるのはやむを得ないということであった。事務局の事務負担の部分について、なかなかグレーゾーンで実務をやらなければいけない部分がある。このところが一番問題である。全史料協としての主体的事務がきちんと位置付けがなされていないと、職員が脇から関わるというような場合であれば、内部・外部に対して比較的説明がしやすいが、丸抱えで県の職員がやるのは現状では出来ない状況になってきている。そこで問題になるのは、会長事務局の事務費中の賃金・旅費である。事務補助員、いわゆる事務担当者の賃金ということで、これはかつて、神奈川県から東京都に会長館が移った時、東京はこういう事務を公務の中でするのが難しいということで、金額約100万円位で、ということではじまったと記憶している。自治体によっては、うまく使えたり使えなかったり、属人的に人が手当てできなかった、とか色々とあって金額が段々少なくなった。今回の計画では、賃金50万円ということだが、これは全史料協の事務局をきちんとやるという観点から、是非とも、所定金額を確保して頂きたい。ちなみに、群馬県の賃金職員の場合、月14日以内の勤務であれば、109万6000円ほどかかる。その位の金額を目安に置いて頂かないといけない。裕福な自治体の場合は話が別であろうが、裕福でない館の場合は、長く考えればそういう状況も出てくることが予想されるので、100万円が相当だと思う。その程度の金額を置いて頂かないと、現状では内部的な話が通りにくい。旅費とくるめて100万円位での検討だろうか。実績で考えればそれぐらいの金額かと思う。全史料協が事務局をきちんとやっていく、理想の姿を描くためにも是非お願いしたい。 　収支予想ということである。旅費負担しても対応可能ということで収支として考えているところなので、予算を縛るものではない。今の全史料協の予算は、こういう予算立ての方法ではなく、繰越金を全部入れて、予算を立て、各会長事務局に各委員会で、というように執行する訳だから、これが予算になる訳ではない。その辺りはご理解を賜りたい。支出予算の中で、一番厳しいのは会長事務局で、会長事務局として色々な場に出て頂かないといけないので、この交通費と宿泊費5000円というルールを決めると、会長だけが別、という訳にはいかないので、収支予想にしてある。会を代表する立場でそれはどうかという気はする。機関会員と個人会員の負担の格差を埋めていくということがいいだろうと思う。会を代表して出て頂く時、非常な負担がかかるということも出てくるかと思う。 これからこの会を運営していくためには、予算の問題は重要だと思う。この団体業務を県職員が丸抱えでやるという事はなかなか筋の通らない話になってきていて、これから各会長を二年ずつ交代でやっていく訳だが、県職員の負担は少なくして必要な賃金についてみるという方向でやっていくべきと思う。その方が、会が長続きする訳だし、会長事務局を担当する自治体の負担も随分緩和される。財政等への説明も非常にやりやすいと思う。会に必要な人件費はみるという方針を決めておいたほうがベターではないか。 賃金職員を置くと、机を置いたら施設の目的を一緒にしようということで、光熱費や公益費を負担しないといけない場合もある。人間を置くと予算を要求していかないとしんどい。自館が会長事務局を引き受けた場合、賃金職員を置くか、本来業務をその期間は若干落とす。例えば色々な専門業務をやめて、何とか回していくという選択肢をとるというパターンもある。ある程度余裕のある館であれば、余裕をもって吸収してできるだろうが、通算した場合は平均50万円位だろうという予想に立っているのだと思うが、当然必要な館では置いたらいいし、置かないという選択肢もあると思うし、50万円の上限という縛りは無い方がいいと思う。固有業務で年間何日置くという基準を作って、それを会長事務局に示し、使うか使わないかは委任することでいいのではないか。 会長事務局を引き受けるにあたって、施設の一部を借りる手続きをしようとなっている。 ある程度の賃金を確保していかないと危ない。研究・研修をやるにも、会の独自の事業に関わるということを県職員が100％やってしまうことはできない。例えば、会員名簿作成などは職員のやる仕事ではない。ある程度、賃金とか事務局費を確保しておかないと、説明する際に非常に困難になる。そういう意味でのバランスは必要になってくる。賃金職員をどのように雇用するか、色々な方法はあるだろう。 平成２３・２４年度の副会長のところが、東ブロックで未定となっている。平成２５・２６年度は西ブロックで決まっているので、平成２３・２４年度も埋めておくことが必要なのではないか。東ブロックは若い順番となっており、宮城県が退会するので、次は長野県になると思う。その次が秋田県なので、その点だけ確認しておきたい。 了解が取れればよいが、了解が取れなければ未定のまま出すしかない。 宮城県が退会して、福井県が西ブロックに行くので、順序が変わってくる。職員の事情もあって、今のところ、調整中にしておいてもらいたい。平成２１・２２年度の関東部会は調整中であるが、群馬県が会長をされるので、平成２１・２２年度の関東部会長は長野県か新潟県になる。長野・新潟両県で調整中である。 平成21・22年度の副会長欄については、未定としておくことで了承された。 色々な懸念をもって、予算の数値がそのまま来年度・再来度の予算になるのだという感覚で読まれている。そうすると、この予算ではできないという議論が混乱すると思う。提案する時、この予算の数値の考え方・読み方について、念を押してもらっておいた方が、途中から議論に加わった機関会員や個人会員にも話がわかりやすいと思う。 「支出予想額」の項にも一応書いているように、「今年度までの支出額を参考にしながら試算した予想しうる支出額であり、いわゆる予算額ではない（全史料協の場合、予算額というのは実際の支出額よりも大きい数字となるのが通例である）。ただし、もちろん実際の支出額が、このとおりになるとは限らない」と注書を入れている。 予算の問題だけでもない。三つのWGのことでも、例示になるということで随分修正された。その問題も、そうなると読んでしまうところがある。それが問題になるので、考え方の問題で具体化していく中での方向性を言っているのであり、全体としてこの文章をどう読むかということについて、提案する時に何度も念を押して欲しい。 総会のタイムキーパーとしても、この「個別具体化計画（案）」は、非常に洗練されてまとめて頂いているが、WGが表に出てから、事務局にアレルギーのようなものが多数押し寄せてきている。WGが「個別具体化計画（案）」の中でどのように育っていくか非常に興味があったが、今回は例示ということになって、アレルギーも若干緩んでくるという期待もあるが、例示とあってもそれがそのままできると思う人もあるだろうから、WGの件と大会開催の二案は誤解を招くおそれもあるため、委員長提案の際、これはあくまでも例示である旨の説明をお願いしたい。 （５）　全史料協会則の改正について 総務委員会より、監事は現行「二名」を個別具体化計画では「一名または二名」と将来的に含みを持たせて会則の改正の提案がなされ、下記の討議の末、賛成多数で監事は「一名」と決定された。 提案に対する意見及び回答は以下の通り。 具体的な人事案では一名ということになっている。以前の役員会でも一名というこ　　　とであった。総会で質問された場合にはどう答えるのか。予算・決算は会長事務局でチェックしているのであれば、一応二重のチェックが出来ているということで、一名として答えることも出来る。 監事を一名にすると、その一名が欠けた時に改めて選任しないといけない。一般的に、団体の監事は二名が通常ではあるが、スリム化を優先しているので一名ということになる。会則で監事を「一名」とすると、時代が変わり二名の方が良いとなった時に再び会則の改正を行わなければならない。別に一名でも構わない。 総会の個別具体化計画案に監事「一名」と出てくる。全史料協会則の改正で「一名または二名」と、前回の役員会で決定したことだが、来期監事は一名となっている。ここで、個別具体化計画案等と会則との違いを質問された場合、説明がつかないのではないか。将来のことを見込むことも大切だが、現状を考える必要があるし、整合性を取る必要から、一名の方がいいのではないか。 逆の質問もある。一般の団体の監事は二名が普通ではないか。一名というのはおかしいのではないかという質問も出かねないので、「一名または二名」の方が答えやすい。 今回はスリム化を前面に出しているので、スリム化ということで答え、総会で二名という声が大きくなってくると、個別具体化計画全体の計画が狂ってくる。 こまめに会則を改正するということでいけば、「一名」にしたら良いと思う。 どこかでチェックをかけているという前提で、説明をすればよい。二重チェックが機能しているので、監事は「一名」でも良いのではないか。スリム化からすれば監事「二名」はありえない。 「一名または二名」ではなく、「二名以内」という書き方をしてはどうか？監事はもともと役員会に出ないといけないというものでもないし、監事は執行役員・理事とは立場が違うので、会計検査等の報告のためにいる。「二名以内」として、置くのは今の会計規模では一名として、二重チェックの機能も持たせるということで、説明がつくのではないか。 本会では会則として、役員は会長・副会長・理事・監事という規定をしていて、役員会のメンバーには当然監事にも入って頂いて、役員会の議論にも参加していただくとなっているので、単に会計監査をして頂くという役割だけではないと理解している。「二名以内」とするよりは、表現としては「一名または二名」とするか、「一名」だけにしたほうが良いと思う。 本来、官職等については明確・簡潔であるべきだと思う。前回の役員会で監事「一名」と決まっているのであれば、「一名」ということで通すべきである。 （６） 全史料協委員会設置要綱の改正について 総務委員会より、個別具体化計画に基づいて役員会を三委員会（大会・研修委員会、調査・研究委員会、広報・広聴委員会）にするという要項の改正の提案がなされた。提案に対する修正意見は以下の通り。 別表（第３条関係）で、大会・研修委員会の所掌事務の（ア）「全国大会の開催県事務局との連絡調整に関すること」（資料34頁）とあるが、県だけでなく都や道、府もあるので、将来的なことも考えて、「開催地」とした方が良い。 　上記の意見が採決にかけられ、賛成多数で、大会・研修委員会の所掌事務の（ア）は「全国大会の開催地事務局との連絡調整に関すること」と訂正されることが決定された。 （７）　第１８期（平成２１・２２年度）役員の選出について 会長より、第１８期（平成２１・２２年度）役員の選出について報告がなされた後、現在、空席になっている参与（「会則第７条　この会に顧問及び参与若干名を置くことができる。２（前略）…参与は、この会の運営に関し…（中略）…会長の諮問に応じ、又は意見を具申する。３（前略）…参与は、役員会の承認を得て、会長が推挙・委嘱する」）に国際資料研究所の小川千代子氏（現、副会長〔３期６年〕）を推挙することが報告され、了承された。 ３　報　告 （１）　平成２０年度第１回役員会会議報告 （２）　会員の現況及び平成２０年度会費納入状況報告 会長事務局より、（１）および（２）の報告がなされ、了承された。 報告に対する主な意見は以下の通り。 第1回役員会議報告の中で「ワーキングチーム」とあるのは「ワーキンググループ（WG）」であるので、修正をお願いしたい。 会員名簿の作成について、会長事務局に対する感謝の辞が述べられた。 （３）　委員会報告 �@　総務委員会 総務委員長より、「第2回総務委員会の開催」に関する報告の後、「全国歴史資料保存利用機関連絡協議会　大会・研修委員会運営要領（案）」、「同　調査・研究委員会運営要領（案）」、「同　広報・広聴委員会運営要領（案）」等の改正について、協議事項として提案があり、原案通り採択された。また、「有識者会議宛意見書の提出について」、「ICA大会（クアラルンプール）報告」についての報告がなされた。 次に、雑色副会長、及び小川副会長より「公文書管理の在り方に関する有識者会議への意見書」の提出について報告がなされ、続いて、オブザーバー佐々木和子氏より「第16回ICA世界会議　クアラルンプール大会参加報告」についての報告がなされた。 最後に、総務委員長より、昨年京都で開催されたSPA運営委員会の状況を著した『世界のアーキビスト』の発刊、配布結果の状況についての報告がなされた。 �A　大会企画委員会 大会企画委員会より、9月4日（木）に奈良ロイヤルホテルにて、第34回全史料協全国大会開催（奈良大会）に向けての詰めがなされたこと、および第35回全史料協全国大会開催地（福島県文化センター）及び日程（平成21年11月18日〔水〕から）の報告がなされた。 �B　研修・研究委員会 研修・研究委員長より、第34回全史料協全国大会（奈良大会）における研修会用テキスト『全史料協奈良大会2008　研修会テキスト』について、『大会誌』と合併して、研修会用のテキストを作成すること、及び2007年全史料協全国大会（茨城大会）の研修記録については、『記録と史料』第18号、並びに「全史料協ホームページ」に掲載しているので、『2008研修会テキスト』では取り扱わないこと、等の報告がなされた。 �C　編集・出版委員会 編集・出版委員長より、8月22日（金）埼玉県立文書館において開催された、編集・出版委員会の開催状況、バックナンバーの整理の進捗状況、協議事項、現在有償頒布としている会報（一部200円）の無償配布とすることの報告がなされ、続いて、会誌の会員外への販売は書店、出版社による委託販売にすること、会誌単価の引き上げ（1200円から2000円に）について、要検討事項として広報・広聴委員会に引き継ぐことが報告された。 �D　資料保存委員会 資料保存委員会より、今年度の事業の進捗状況、および予定について報告がなされ、続いて、二年前の尼崎における戦後写真についての画像アーカイブズというセミナーを実施したが、記録集「戦後写真の危機−画像ｱｰｶｲﾌﾞ構築のために（案）」の作成については、現在、鋭意取り組んでいるところであり、ほぼ原稿も固まって、精査・レイアウト等調整の段階にある。この業務を今年度中にやるということ等について報告がなされた。 （４）　地域担当理事報告 両地域部会長より、下記の通り活動報告がなされた。 �@　関東部会 関東部会長より、第247回関東部会定例研究会（平成20年8月5日〔火〕長野市公文書館：テーマ「文書保存の新たな段階―長野県内の動向―」）についての活動報告等がなされた。 �A　近畿部会 近畿部会長より、第96回近畿部会例会（平成20年8月19日〔火〕愛荘町立愛知川公民館：テーマ「近江　愛知川町の歴史」編纂事業と地域遺産の活用）についての活動報告がなされ、続いて、年度内に100回目の例会を開催する計画で事業を進めている等の報告がなされた。 ４　その他 （１） 平成２０年度第３回役員会について 会長より、平成20年度第3回役員会について、平成21年2月25日（水）に群馬県立文書館で開催することが報告された。 （２） その他 特に意見等は出されなかった。 以上 平成２０年度第１回役員会会議報告 日　時：平成20年6月25日（水）13：30〜17：00 場　所：神奈川県立公文書館 出席者：２０名（欠席４名） １　第1７期（平成20年度）役員等の変更について 　事務局から報告があり、了承された。 ２　報告 以下の内容について、会長事務局等から報告があった。 （１）平成19年度第３回役員会会議報告 （２）会員の現況および平成19年度会費納入状況報告 （３）委員会報告 �@総務委員会 �A大会企画委員会 �B研修・研究委員会 �C編集・出版委員会 �D専門職問題委員会 �E資料保存委員会 （４）地域担当理事報告 �@関東部会 �A近畿部会 　 ３　協議事項 （１） 平成19年度事業報告及び決算報告について　 （２） 平成19年度監査結果について 　（１）について、会長事務局からの報告の後、（２）について監事から適正に執行されているとの報告があり、了承された。 （３） 平成20年度事業計画案・事業計画及び予算案について 　会長事務局から報告があり、原案通り了承された。主な意見は次の通りであった。 ・ 全史料協会計の中での繰越金が非常に多い。繰越金が多すぎて、会費を減らすべきという議論も出ている。繰越金相当額を特別事業積立金等にして、今後の将来的な諸事業に充当してはどうか。 ・ 繰越金の増加は、平成１６年度からの経費節約等々で、漸次増加し、平成１９年度で最大化している。個別具体化計画の中には書いてはいないが、体制強化のための目的基金のような形での積立金としてはどうかと思う。 ・ 資金の問題が、業務改善計画で問われている。今回の個別具体化計画が決定すれば、平成２１年度以降、それをふまえた予算編成がなされる。その執行状況を見て、将来が見通せる状況になった際に、余裕があった場合に、積立金のことを考えていけばよい。 ・ 個別具体化計画では、目一杯の予算編成になっており、その見込み通りの場合適正化が図られるが、見込み違いの場合、差額が生じることも想定される。そのため、繰越金の問題は、新体制の中で、状況を見極めながら決めていってはどうか。 ・ 予算編成は、収入から支出予算を編成するのであって、基本的には、収入内で支出を組むのが前提である。 ・ 個別具体化計画には、従来なかった委員会旅費の負担費目があるので、せっかく総務委員会で検討した数字でもあり、実際の情況を見てからでよいのではないか。 ・ 平成２１年度の予算では、収入以上の支出予算が組まれており、そもそも今回の業務改善計画の正当性が問われるのではないか。 ・ 組織業務改善計画の意図は、全史料協の各役員を構成する各自治体が、財政難の折から、役員の引き受け手がなくなってしまう危惧を抱えている。ひとえに全史料協の組織維持が、この改革案の内容であり、体制維持が主たる内容となってくる。 ・ ここまで数年間かけて改革の方向性を決め、個別具体化計画の検討という最終局面を迎えている中、もう一度最初に戻るような議論ではなく、この個別具体化計画案を進化させることである。 （４） 大会冊子・広告掲載規定について 　大会企画委員会事務局より、編集出版委員会の規定と同様の規定で、大会誌に広告を入れることでさらなる増収をはかることとしたい旨の提案・報告がなされ、了承された。 （５） 出版物のバックナンバーの管理について 　　編集・出版委員会事務局より、現在の出版物バックナンバーの残存部数について、保管スペース、管理事務等の観点からも、事務局移転に伴う運搬費用の観点からも、必要最低限度の部数を除き印刷しない、あるいは在庫冊子の会員各位への無償配布や残部の処分についての提案報告がなされ、了承された。 （６）総務委員会より以下の提案・報告があり、了承された。 文書管理法要望の提言に関する今後の対応案につき、総務委員会内のワーキングチームで計画・検討していく必要がある。中間報告等の意見を集約して、次の要望提言活動に活かしていくため、現在５名のワーキングチームの新たな人員補充をしたい。 また、７月のＩＣＡクアラルンプール大会参加者を小川副会長と、ＩＣＡ／ＳＰＡ運営委員の佐々木和子氏の２名を派遣する予定である。 （７）組織業務改善計画にかかる個別具体化計画案について 総務委員会より、新体制下組織の構成と業務内容案について、報告がなされた。 前回の平成19年度第２回役員会よりの主な変更点は以下の通り。 役員会・各委員会の開催回数を前回の「原則１回」を従来の回数以下とする。 個人会員より国際交流業務担当者として、役員を１名増員し担当してもらう。 監事１名を改めて2名とする。 旅費基準の明確化 大会日程の短縮についての案を提示し、検討の必要性を明記 各組織の支出予想額の提示　など。 それに対して出された主な意見は以下の通りであった。 ・個別具体化計画案に提示する数値は、予算ベースでなく決算ベースとしなければいけない。上限の設定という議論ではいけない。収支の均衡を図らなければ計画として不適当。 ・収入の予算内で全体の基準金額を決めておいて、各役員事務局の経費を大枠で一律設定し、その予算内で業務を行っていくという考えではだめなのか。 ・この計画で、支出総額が収入総額の７５０万円に収まっていればいいが、実際にはそこまでいってはいない。 ・収支バランスの取れない予算を出して、これは上限であり、減る可能性もあるというのでは、計画でも何でもない。 ・当然、収支の均衡も大切だが、全史料協の移行期の過渡的な問題と位置付ければ、今から、どううまく移行させていくかという視点が必要である。これまで積み上げてきた案が、今、提示されているのだから、これを再びリセットしてしまっていいのかどうかがわれわれに問われているのではないか。ここ１〜２年の間は、この形で実施して、数年先に財政破綻の可能性が生じてくれば、その際に様々な縮小等を考えればいい。総務委員会で作った案は、既存体制から新体制への無理のない移行のための様々な積み上げてあるという認識に立って、この案でやってみていいのではないか。 ・標準的な予算計画を提示した上で、この標準が予算を縛るものではないという補足説明を付しておけばいい。希望的観測を含むものでは計画とは言えない。予算を抑えておいて、説明で単年度予算は変更する場合もあると注釈を加える形が必要である。 ・全史料協が持続可能な団体であるためには、恒常的収入でもって経費に充当するという大原則は堅持する必要がある。当初の業務改善計画とは乖離が生じている。将来的な恒常的義務費は恐らく旅費であろう。役員が多くなれば、役員の旅費負担はそれだけ、全史料協予算のかなりの部分を占める恐れがある。組織はスリム化したものを念頭において作るべきだ。このまま繰越金を貯めていくのは好ましくない。 ・役員を増やすのは、当初の改革の方針からは後退している。現実的に減らすことは難しいのだろうが、役員の旅費負担についてもこれが増えることで、財政硬直化を招くおそれがある。役員数については前回の役員会で決定された人数に戻していいのではないか。それによって経費も当然減少する。 ・ワーキンググループ（以下、WG）は果たして必ず必要なものなのか。せっかく３委員会に減らすので、その中でやっていくことが最善ではないか。 ・WGについては、調査・研究委員会のこれまでの人数で対応可能であるのかどうか、調査研究をできるかという問題がある。文書管理法制定に向けての風を受けて、全史料協の調査研究活動も充実させなければいけない時期ではないかということで、専門職問題や資料保存委員会がこれまでやってきてことを形として残すことなく調査・研究委員会に取り込むのは難しいということで、非常に知恵を絞って出したものがWGである。WGをなくすと、全史料協の活動に課題を残すのではないか。 ・ここまで積み上げてきた案を再びリセットしたらもう一度最初からになる。諸方面からのヒアリングをふまえて、総務委員会としてベストだと思う案を提示していると考えられる。部分的には諸所の問題もあるかもしれないが、少なくとも移行期という認識に立てば、その案を１〜２年やってみて、直すべきは直すということでいいのではないか。 ・今、風が吹いている時に縮小するのでなく、今こそ一定程度の研究実績に基づいた活動をしなければいけないということだが、それなら３年なら３年の特別会計という、期間限定で使える経費を作ればいい。それをWGで使えばいい。通常ベースでは、実際にそれで実施してみて、その間のＷＧの実績をみた上で、WGが必要かどうか判断すればよい。問題はずっと負担になる旅費負担だと思う。 ・個別具体化計画でいくと、750万円の会費収入のうちの３割弱を旅費として負担することになる計算になる。 ・旅費の部分だけなら収支が取れる。むしろそれ以外の費目が増えている。そもそも業務改善計画の中に、支出額を増やすということはどこにもないはず。であるのに、増えるとなると、移行期という特別な事情なので、ということならば、特別事業としてやればいい。まず、標準的な計画が必要だ。長期的に収支の均衡が取れてないといけない。収支の均衡が取れることが、この個別具体化計画のミソではないか。 ・大会開催県交付金は決算ベースで見る場合は、年度によって異なる。例えば、岡山県で大会開催された際には、交付金６０万円を全額返還してもらったため、決算ベースはゼロである。茨城県の大会の際にも半額以上返還された。決算ベースでいくら予算以下になるのかは予想困難である。極論すれば、全額遣い切るか、全額返還されるかという場合がある。 ・経費の負担額のルールがなければ、ここ数年間の決算の平均値からルール化してもいいのではないか。 ・その計画が、予算を縛らないと言う前提があれば、削減は充分に可能である。 ・予算を縛らないという注釈をつけた上で、標準的平均的経費を積算し直してはどうか。基本線は、業務改善計画の方針通り、収支の均衡が取れた計画を立てておくべきものである。 ・予算の問題については、会長事務局の賃金職員の賃金額が大きな負担である。小規模館が会長館を引き受けた際は、賃金職員を置くことが出来るというルールがある。大阪府は小規模館であり賃金職員を雇用している。少なくとも、大阪府以前の数年間の賃金職員給与負担額で平均値を取れば、計画の支出額を抑えることも出来る。「予算を縛らない」という前提であれば、収支バランスを合わせることは容易である。 ・今は、軽微な書類作成・業務等を常勤職員が作っている時代ではない。どこでも賃金職員は必要で、賃金や旅費は今は前提である。それでなお収支バランスをとるのが計画の趣旨ではないか。 ・今日の協議目標は意見交換でいいのか。様々な意見が出されているが、どこまで議論をつめていかなければならないのか。一致した意見を出せと言うことなのか、あるいは主としてこういう論点が浮かび上がってきたということでいいのか。風が吹いている時というが、確かに文書管理法制定とか制度の点ではそうかもしれないが、むしろ気になるのは個々の機関はどうなっているか、閉鎖しかねない館は至る所で出てきている。機関自体がそういう問題に直面している。各機関は各自治体において、財務等予算を取らないといけない。その中でわれわれ全史料協が、財務当局を説得できるだけの材料をどの程度提出することができるのか一つの課題ではないか。 ・役員会で色々な意見が出てくれば、その意見をふまえて、総務委員会の方で再度調整するという場で、今日の意見の集約や決を採るということではない。 ・なぜ剰余金が多いのかが疑問。各館は、行政の立場で運営されている機関も多いと思うが、指定管理者の事業団の場合、公認会計士が入り、これだけ会費を払って、プラスの部分があるのかという問題が出た場合、脱退せざるを得ない情況も出てきかねない。年会費の負担も高すぎるのでは。予算規模と役員旅費・事務局賃金職員給与を負担しながらの決算額と対比した場合、これが適正か否かという観点で見れば、問題があると言わざるを得ない。会費等で収入を得て、各事業を実施した余剰分については、剰余金として翌年度に繰り越すのは、技術的に簡易な方法ではあるが、組織が肥大化し機能不全に陥ってくる過程のように思われる。個別具体化計画案は、総論としてはみな賛成だと思うが、予算規模をどう縮小しようと考えたのか、円滑に全史料協を運営するために、これだけの剰余金が必要だというなら話は別だが、少なくとも個別具体化計画で予算規模を縮小し、無駄をなくしていくのか、という部分は、地方自治体の現状を考えた場合には、全史料協の将来的な存在自体が問われている。個別具体化計画案に反対する人はいないであろうが、必要以上に増やす必要もない。全史料協が持続可能な形で、予算規模をもう少し削減できるのではないかという議論に対して、総務委員会はどのような判断でこういう計画を立てられたのか。また、大会開催地としても、精一杯の経費削減は図っていきたいが、３日という開催日程についても検討課題ではないか。 ・平成１７年度決算で支出が収入を上回り、平成１８年度第１回役員会で財務バランスを取るべきだということで、業務の見直しが始まったのが、組織業務改善計画のはじまりである。その過程で１８・１９年度は、業務見直しを各委員会事務局で行い、支出が収入の範囲内に収まるよう改善された。個別具体化計画の検討と並行してスリム化の努力をして頂いた。今日提出した案は、これまでの全史料協の仕事の中身を継続しながらスリム化する前提として、現実的に着手する適当な形態ということで、総務委員会から提出した。 ・収支を考えた場合、繰越額を少なくするためには、負担金収入を減らすか、特別会計として一般会計から落とし、必要ある場合に、特別な支出をするという方法しかない。常に一般会計のみで予算化しているからこういう形になっている。特別会計が恒常的にあまる場合には、会費の返還するという方法もありえるのではないか。ただ、こういう団体の場合、年間予算の３分の１くらいの剰余金がないとうまく回らないということがある。その場合、300万円から400万円の剰余金は必要かとも思うが、その辺りを個別具体化計画を作るときに、財務的チェックをしたのか。 ・キャッシュフローのことは念頭において、200万円乃至300万円位と考えた。500万円という数字にはこちらも驚いたが、これは各委員会等が努力された結果である。この剰余金は、基金として積み立てる等を考えておく必要があるとは考えていた。特別会計で、重点化事業として使っていくという方法は、念頭になかったため、よいアイデアを頂いた。適正な繰越額にすべきだということは念頭にある。 ・繰越金は平成１９年度を除けば必ずしも多いということでもない。 ・周囲からの支援等の必要な公文書館・文書館等に対して、全史料協としてどういう努力をするか、その目的で剰余金を使うような方法が考えられればいい。そういう機関に対して、会費の負担を減らすことは可能か。 ・会員数はここ数年減り続けており、かなりゆゆしき問題と捉えるべき時期にきている。ある時期は500を越えていたが、現在は450まで落ち込んでいる。これをどうやったら増やせるのか、いくら風が吹いても全然増えていかないのが現状。これについてどう考えるべきかという問題は、個別具体化計画とはまったく別のレベルでの議論が必要だと思う。全史料協自体の運営については、役員会で深い議論がなされてきたが、全史料協が外に対して担っていく役割についての議論は非常に薄かった。これを期に個別具体化計画とともに、全史料協が外に向けて何をすべきか、ということを是非議論して頂きたい。各委員会の非常に節約努力した結果が出ているが、節約が一番大事なのでなく、そのお金を使ってどういう活動をしてどういう成果を出せたのかの報告がきちっとなされるということこそが、全史料協の活動としては必要なことだ。 ・来年度以降、組織改善計画通りに進むとするならば、フォローをきちんとやらなければならない。しかし、総務委員会がなくなるので、主体的に行ってきた部署がなくなってしまう。総務委員会がなくなった場合、フォローをどうするのか。かつては、運営委員会があって、そこが国際交流の方と一体化して総務委員会が生まれた。全史料協の中で、組織に関して何年もかけて議論してきたところだが、その部分がこの個別具体化計画案の中では見えてこない。昨年度の役員会でも総務委員会を残したほうがいいという議論があり、その時には副会長事務局が主として受けもつという話だったが、ここには文言として残っていない。やはりフォローするという文言を、副会長業務の中に一文明記しておかないと組織・業務の取り組みについて、やはり新しい体制の中では見えてこない。 ・公文書館の運営・設立支援などが本来目的なのだろうが、それに対する現状分析や課題・対応策は今後の議論である。これまでの話では、全史料協がもつかもたないかというものであった。持続可能な形でやろうということで、本来目的というものは別にあって、それの模索は永遠に続いてくる課題だと思う。今の時期、公文書管理法ができたとしても、それぞれの館がそう受け止めなければなにも進展はなく、国は如何ともしてくれない。国はそのような配慮はしてくれない。そういう視点で、どのようにやっていくかは必要だが、まずは個別具体化計画の方の一応のきちんとした整備をお願いしたいというのが今日の主題であろう。 ・WGを設けているが、調査・研究委員会の業務は、各WGが実質的にやっていくという解釈か。 ・調査研究業務はWGがやって、WGの座長が調査・研究委員会メンバーに入り、調査・研究委員会では、どういう研究結果を出し、どう活かしていくかを検討していくことについての調整役であるというように考えている。 ・WG座長・委員の方がどれだけ密接に連絡を取り合いながら運営できるのか。 ・WGは、ある程度暫定的なものとして考えてよいのか？ ・個別具体化案のうち、調査・研究委員会の中のWGをまたばらばらにしてしまうと既存の６委員会制度とあまり変わらなくなってしまう。 ●総務委員長より、今回の個別具体化計画案で、監事を１名から２名に戻したが、１名のままの方がいいかどうかについて確認したいとの提案がなされ、監事は１名に戻すことで確認がなされた。それに対する意見は以下の通り。 ・監事は複数置いた方がいい。 ・継続性の問題から、２年で役員は変わる、それを少し経緯を含めて、４年間２人の委員が、ずれて見ていくことが必要ではないか。 ・機関会員の場合には異動というものがあるので。 ・個人会員が必ず入るという前提であれば、２名にする意味はあると思うが、機関会員が２名になっても継続性という点では疑わしい。 ・４年という期間は、機関会員にとっても負担が重くなる可能性もある。 ・個人会員の存在もあり、個人会員は機関会員のように異動等で変わらないことを自明の前提にしている。幹事だけが継続性を担保できる地位ではないことは申し上げておく。 ●会長より、収支バランスをどうするか、およびその他の問題についての意見提出が求められた。 それに対する主な意見は以下の通り ・予算を拘束するものではないという前提でもって、収支の帳尻を合わせることにする。 ・やはり750万円を基準に収支の帳尻を形式的には合わせてもらわなければならない。 ・用途は事業を削るというわけではないから、それなりに事業の継続が可能であるという状況での方策が必要だと思う。 ・総務委員会の役割については、副会長は国際交流だけなのでと、いうことで了解を頂いた手前、副会長事務局の業務に明文化することには抵抗がある。 ・現実問題として、これだけ議論になっている。その議論を主体的に担った部署がまったく受け皿がなくなってしまうという組織は好ましくないのではないか。まず問題をきちっと整理して、しかるべき時に備える部署がないといけないのでは。 ・来年度の予算化については、積立金の件について議論をし、それをふまえて予算を立てていくということでお願いしたい。 ４　その他 （１）会長より、四川省地震のお見舞いとして中国档案学会の方へ全史料協よりお見舞い書を出したこと、また、それに対して中国档案学会より礼状が来た旨の報告。 （２）次期役員の選出について 会長より、平成21年度・22年度の委員長、監事の決定に向けてについて報告・提案があった。それに対する主な意見は以下の通り。 ・平成21年度・22年度は組織業務改善の移行期になるので、役員実績に関係なく、特別に力のある機関を選定した方がいい。 ・会則上、理事は会長の指名となっている。以前は、会長・副会長で個別にあたって次の正・副会長・委員長を決定していた。今回は、東・西で、ブロックで集まって決定するということは現実的には難しい。会長・副会長で決めるのがいいのでは。 ・個別具体化計画の柱は、委員会を含め事務局業務が非常に負担だということで、組織業務改善計画が出されたわけだが、その部分の配慮がきちんといきとどくものであれば、各機関が事務局を引き受ける下地が出来る方向に動いているはずである。そういった点からは、できるだけ、門戸を開いた形で選任していかないと、改革の意味が失われてしまう。窓口を広くしつつ、相談して決めるような基準で進めてもらいたい。 （３）平成２０年度第２回役員会について 　事務局より、次回第２回役員会の開催時期・場所について報告があった。 （４）その他 ・個別具体化計画案は、基本的には了承されたということか？WGはこの提案の通りにいくということか。 ・WGの設置は、事務局にとって大変な負担である。弱小県に委員会の当番が回ってきてこなせるかと言われると、現実的に難しい。当番制になると大変である。WGを除外すると全史料協の力が削減される危惧があるという意見もあったが、それはそれで仕方がないのではないか。 ・総務委員会としては、ＷＧは残すべきだと思う。事務局負担については大変だろうと思うが、WGの役割を除けば、大会・研修委員会の役割も大変になるので、ここ４年間はＷＧを担って頂きたい。ＷＧを外す場合、調査・研究委員会を作っても実体的業務がなくなるのではないか。調査・研究委員会も削って、２委員会にして、総務委員会の機能も残してやると、組織運営ばかり話し合っている全史料協になってしまう恐れがある。調査研究業務を外すということは、ちょっと全史料協としては違うと思う。WGは是非残してもらいたい。 ・県の一職員が全史料協の中で活動することは非常に難しい点がある。職員は本来、各県の行政系列のもとで動くが、全史料協の中にいれば、自由な意見が出され、活動方向も独自の方向に進んでいく。それ故に全史料協の存在価値もあるのだろうが、委員長を拝命した立場としては、身動きが取りづらい。ＷＧ内で自由闊達な意見が出され、それに従ってある方向性に進むとなった際、果たして、県の一職員としてそれが実行可能かどうかは非常に難しい問題である。ＷＧの問題は、業務量の多寡に加えて、以上のような根本的問題を内包している。そのため、指導力の発揮できる大規模県でなければ、この役目は務まらないのではないか。ＷＧを置くという前提であれば、こういった意見を念頭に置いた上での選出を望む。 以上 平成19年度役員会｜平成18年度役員会｜平成17年度役員会｜平成16年度役員会｜平成15年度役員会｜平成14年度役員会｜平成13年度役員会｜平成12年度役員会｜平成11年度役員会　 全国歴史資料保存利用機関連絡協議会 事務局 全史料協に対するご意見・ご要望はこちらまで Copyright (C) 2005 全史料協 All Rights Reserved.